¿Te has preguntado si tu empresa está lista para adquirir una herramienta de gestión que apoye las áreas funcionales de la organización? Esta es una pregunta interesante, porque incorporar un software en la empresa no siempre es fácil y debemos saber cuándo hacerlo. Así que en esta entrega abordamos el tema: herramienta de gestión para pymes, ¿cuándo adquirirla?
Para responder a esta pregunta, nos apoyaremos en el contexto de las etapas por las que pasa una empresa. En la siguiente imagen te dejamos las 6 etapas que consideramos comunes en empresas que alcanzan el éxito. Es claro que muchas empresas desaparecen al no lograr el funcionamiento óptimo. Las estadísticas así lo confirman.
En términos concretos, lo que hace una herramienta de gestión por tu empresa es organizar la información de las operaciones y brindar visibilidad de los datos – a quienes les sean de interés – en cada una de las áreas funcionales. Además, es un medio para mejorar y alcanzar la comunicación efectiva en la empresa.
Cuando esta información es confiable y en tiempo real, se convierte en un activo esencial para la empresa. Si es bien aprovechado, impactará de manera positiva la eficiencia y productividad.
Sin importar el tamaño y la complejidad de la empresa, todos los colaboradores necesitan disponer de un medio para el control de sus actividades y de la información. Un medio que, además, les permita la integración y automatización de tareas.
Gestionar Fácil.
Herramienta de gestión para pymes: ¿cuándo adquirirla?
Está claro que lo común es que una pyme en la puesta en marcha o en la etapa de funcionamiento regular, no tenga recursos para contratar aplicaciones. Y muy probablemente, el tamaño del equipo y las actividades no tengan una complejidad grande. Esto supondría poca urgencia para la adquisición de una herramienta de gestión para pymes.
Entonces, ¿cuándo es el momento adecuado para incorporar una herramienta o software de gestión? Por experiencia y habiendo visto muchos casos, consideramos que la respuesta adecuada es: lo antes posible en el ciclo de vida de la empresa. Esto aplica para mipymes que buscan el crecimiento, ser sostenibles y, además, competitivas.
Contexto y tipo de empresa
El contexto y el tipo de empresa son elementos determinantes. Por ejemplo, una empresa consultora que presta servicios de estudios geológicos complejos demanda herramientas para gestionar proyectos. Y esta demanda es desde el inicio de sus operaciones. Es decir, el equipo debe contar con una herramienta desde la puesta en marcha.
De esa manera, podrá no solo controlar los proyectos, sino gestionar la relación con clientes, dada la naturaleza de sus servicios. No es el caso de una fábrica de prendas de vestir tipo B2B (business-to-business), que podría operar con herramientas de ofimática en sus primeras etapas. O el caso de una venta de chocolates artesanales, que inicia con una tienda y solo dos colaboradores.
Una herramienta de gestión ideal para pymes, es aquella que puede ser integrada de manera progresiva. Esto es, que permite incorporar áreas funcionales cuando la organización lo demande, en función de la necesidad real. En este sentido, el empresario debe saber qué datos necesita para gestionar en cada etapa, evitando perder el foco con información poco útil para el momento.
El proyecto para incorporar una herramienta de gestión se dimensiona con base en el tamaño, la complejidad y situación de la pyme, además de otras variables.
Gestionar Fácil.
Es probable que desde el punto de vista de la inversión, mientras más crezca la empresa y más compleja sea, implementar una herramienta demande mayores recursos. Por lo que debe considerarse que para una menor inversión, es mejor comenzar cuanto antes.
Por otro lado, un software de gestión implantado en las primeras etapas de la empresa, facilita el crecimiento de manera controlada, organizada y sobre todo, sistematizada. Con la ventaja de que ofrece a sus clientes un valor agregado sobre la competencia.
Puntos a analizar para adquirir una herramienta de gestión
Existen 3 puntos esenciales que recomendamos analizar, antes de contratar una herramienta de gestión para pymes. Estos son:
- Escoger la herramienta de gestión adecuada con una visión de largo plazo. Por ello, la herramienta debe permitir la integración progresiva de funcionalidades.
- Preparar a la empresa para la implantación. Esto será más complejo en la medida en que la empresa sea más grande y, por supuesto, según sea la propia herramienta.
- Considerar la herramienta de gestión como una inversión, no como un gasto. En tal sentido, es un activo que debe ser mantenido y mejorado de manera constante. Esto debe garantizarlo el proveedor; lo que debe ser verificado antes de pagar.
Software de gestión en la nube:
Un software en la nube ofrece múltiples beneficios. Las aplicaciones online son más rápidas de implantar que las desplegadas en forma local. Cuando se contrata un servicio en la nube, no es necesario mantener servidores propios. Los recursos internos necesarios también se reducen, pues no existen exigencias de mantenimiento. En muchos casos, todo esto es totalmente transparente para el cliente.
Con las aplicaciones en local, los datos se alojan en tu propio entorno tecnológico. En el caso de una herramienta de gestión en la nube, tu información se encuentra segura en centros de datos privados. Y sigue siendo de tu propiedad.
Lo común es que las plataformas en la nube ofrezcan una suscripción, por lo que solo pagas por las aplicaciones y los usuarios que utilices. Esto se traduce en una inversión inicial menor comparada con las soluciones locales. Además, brinda mayor flexibilidad a la hora de modificar usuarios y aplicaciones.
¿Por qué implementar una herramienta de gestión para pymes?
#1. Mejora la toma de decisiones:
Cuando se cuenta con una herramienta de gestión que centraliza los datos de manera completa y con calidad, los responsables pueden ver en tiempo real las tendencias e información de la empresa. Esto facilita tomar decisiones efectivas de forma oportuna, entre muchas otras ventajas.
Para muchas empresas, planificar escenarios es una forma de progresar o avanzar con buen pie. Por supuesto, siempre hay tareas y la planificación para el corto plazo; pero sólo se logran mejoras “sustantivas” si estas permiten la consecución de objetivos a largo plazo. Sin información no hay forma de crear escenarios.
En fin, una herramienta de gestión es clave para mejorar la toma de decisiones en la pyme.
#2. Comunicación gestionada:
Gracias a las herramientas de gestión se pueden suprimir parte de las barreras de comunicación en la empresa. Sobre todo cuando se coordinan diferentes áreas y diversas tareas, con el apoyo de aplicaciones que dan visibilidad transversal a la información, con el debido control de acceso.
Una agenda o un calendario compartido, por otra parte, es una herramienta poderosa para la gestión. Utilizada de manera óptima, te permite elevar la eficiencia empresarial. Al respecto, te comparto un interesante artículo sobre este punto: Organización de tareas para mejorar la eficiencia.
Por lo indicado, una funcionalidad clave en un software de gestión es su capacidad para apoyar la comunicación y la colaboración del equipo de trabajo.
#3. Automatización de tareas:
Las herramientas de gestión permiten que las tareas del día a día, tales como generar indicadores, algunos tipos de reportes, hacer seguimientos a clientes o a pedidos, puedan hacerse de manera automática. Es decir, sin necesidad de que un colaborador tenga que dedicar tiempo para tal propósito.
Un ejemplo típico es el siguiente: si es necesario enviar un correo, basta con programar una fecha y hora de envío. El correo será enviado sin problemas, lo que resulta muy útil, porque evita olvidos y el equipo de trabajo estará ocupado en tareas más productivas. En las tareas que aportan más valor a la empresa.
No puedes olvidar el hecho, además, de que al reducir el trabajo de los colaboradores y automatizar tareas, reducirás la cantidad de errores o incidencias, dejando más tiempo al trabajo de análisis y control. En tal sentido, favorece la gestión y eficiencia empresarial.
En fin, una herramienta de gestión nos permite automatizar tareas repetitivas y eventos, para una gestión ágil de la pyme.
#4. Más calidad de la información:
Cuando no hay una herramienta que coordine todas las áreas funcionales, estas suelen actuar con cierta independencia. En materia de datos e información, esta independencia no es buena para la empresa. Se generan registros duplicados, inconsistencias y dificultades para colaborar entre áreas. Es decir, se produce pérdida de tiempo e información de baja calidad.
Por lo tanto, una herramienta de gestión que integre áreas y facilite compartir los datos, sin duda representa ventajas para la gestión de una pyme.
¿Cuándo adquirir un software de gestión?
En la introducción sugerimos que el momento adecuado para implementar una herramienta de gestión es “lo antes posible en el ciclo de vida de la empresa”. Sin embargo, no es lógico hacerlo mientras no tengas, por ejemplo, una facturación regular.
Con independencia de si tienes más o menos colaboradores, un software de gestión es necesario cuando crece el volumen de los datos que necesitas conservar y procesar. Datos de proveedores y clientes, de facturas, insumos e inventarios, entre muchos otros.
Muchas micros y pequeñas empresas (mipymes) inician la captura de datos utilizando hojas de cálculo o aplicaciones locales de base de datos. Es una solución válida mientras estás solo o con uno o dos colaboradores, en la etapa de funcionamiento regular. ¡Aunque no siempre! Una microempresa, con menos de 10 empleados, puede generar un volumen alto de datos que necesitan ser convertidos en información.
En cualquier caso, cuando mejoras la facturación, contratas personal y comienzas a dar “forma” a las áreas funcionales, será necesaria una herramienta de gestión, preferiblemente en la nube.
El empresario debe estar atento al momento idóneo para la incorporación de un software de gestión. Momento en el que debe iniciar dos acciones medulares, a las que hacemos referencia en el Índice de Eficiencia Empresarial: el control y la colaboración en la gestión de la información.
Gestionar Fácil.
Así que la decisión de cuándo adquirir una herramienta de gestión está sujeta a la necesidad real de disponer de datos para las áreas funcionales que estén en proceso de formación. Y esto suele ocurrir en la etapa de funcionamiento estable.
Comentarios para concluir
En un artículo anterior, sobre las 4 claves de las empresas de éxito, señalamos que el logro de los objetivos de una empresa se debe, en buena parte, a que el empresario se apoya en 4 elementos:
- una misión y visión claras;
- roles y responsabilidades bien asignados;
- comunicación (coaching y feedback) con el equipo; y
- visibilidad como líder de la organización.
El éxito de estos 4 elementos está basado en la posibilidad de disponer de una herramienta que permita la gestión de la información y de la comunicación en la empresa. Asegurando aspectos como la consistencia y calidad de los datos, el procesamiento oportuno y la visibilidad para todos los interesados.
Si la herramienta de gestión, además, vincula de manera natural la administración de tareas que se planifican, ejecutan y controlan en las áreas funcionales, se favorecen los 4 pilares del Índice IDEAL: el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.
La decisión de cuándo incorporar una herramienta de gestión para pymes es fundamental para avanzar con buen pie en el camino del éxito empresarial. Es una decisión que depende de muchas variables, pero lo que sí es claro, es que la implantación debe ser lo más temprano posible, para aprovechar los datos y gestionar un activo intangible esencial: la información.
¡Muchas gracias por leernos!
