¿Qué es peor, perder un bien o perder el tiempo? ¿Has visto a alguien preocuparse cuando le “roban” el tiempo? Existen al menos 5 ladrones de tiempo que no siempre reconocemos. Te invito a conocerlos en este corto, pero interesante, artículo. ¡No te lo pierdas!
En las empresas ocurren muchas situaciones que, analizadas desde una perspectiva de “organización”, son ladrones de tiempo. De allí que muchos empresarios, gestores y colaboradores se sientan agobiados por la cantidad de trabajo por hacer y la falta de tiempo para terminarlo.
¿A qué conlleva esto? – En la mayoría de los casos, terminamos trabajando muchas más horas, durmiendo menos… sin un buen descanso por la angustia. Es decir, ¡terminamos con una calidad de vida regular a mala!
Para ofrecerte una entrega amena, interesante y fácil de seguir, consultamos algunas de las recomendaciones que hace Dominica DeGrandis en su libro “Making Work Visible: Exposing Time Theft to Optimize Work & Flow”, en el que nos habla de 5 ladrones de nuestro tiempo.
¿Cuáles son estos 5 ladrones de tiempo? A continuación te los presentamos…
Los 5 ladrones de tiempo
- Demasiado trabajo comprometido. Actividades y trabajo que se inició y que todavía no está terminado, por exceso de compromisos (en inglés: too much work-in-progress o WIP).
- Dependencias desconocidas. Tareas que no están identificadas, y que no te das cuenta de que tienen que suceder para terminar el trabajo (unknown dependencies).
- Trabajo no planificado. Sobre todo, aquellas tareas que representan interrupciones en el desarrollo de las actividades. Interrupciones que no te permiten terminar algo… (unplanned work).
- Prioridades en conflicto. Proyectos o actividades que compiten entre sí por tu tiempo. No tienes claro cuál es el más importante, por fallas en la “priorización” de las tareas (conflicting priorities).
- Trabajo descuidado. Se trata de tareas, actividades, proyectos parcialmente realizados, en muchos casos, ¡en el olvido! (neglected work).
Veamos algunos detalles de cada uno de ellos.
1. Ladrones de tiempo. Demasiado trabajo comprometido
Ocurre cuando no sabemos decir “NO”. Una declaración que debemos aprender a utilizar. Porque, no saber decir “no”, puede comprometernos al punto de fallarles a todos.
¿Y por qué no sabemos decir “no”? Porque, entre otras cosas, en muchas ocasiones nos da pena rechazar la solicitud. También puede ser por miedo o por costumbre de aceptar todo.
Es claro que la consecuencia de aceptar demasiados compromisos, es que rebasamos nuestra capacidad de respuesta. No podremos terminarlos en el tiempo que tenemos destinado al trabajo.
¿Qué ocurre entonces? Es “necesario robar” el tiempo que pensábamos dedicar a otras cosas, incluyendo el de nuestra familia. Para cumplir con todos, por no saber decir “no”, nos quedamos más tiempo en la oficina. Es común que nos llevemos parte del trabajo a casa.
El tiempo “robado” crece como una bola de nieve… porque para cumplir con muchos compromisos a la vez, empezamos a saltar de uno a otro. Es decir, tratamos de avanzar en todos. Con la angustia, además, que esto genera.
Para los que saben de computación, a diferencia de los sistemas operativos, nuestro cerebro no tiene la velocidad de cambiar de una “tarea” a otra tan fácilmente. Se produce cansancio de manera rápida y requerimos tiempo para recordar de qué trataba la tarea.
A mayor trabajo comprometido, más probabilidad de que los resultados sean de menor calidad. Habrá menos tiempo para revisarlos; llevarán errores que lo harán de menor calidad. Implica angustia y no sentir la satisfacción de hacer las cosas bien.
Por supuesto, en algún momento no podremos cumplir con tantos compromisos. Esto resulta en retrasos para quienes esperan por nosotros. Y surge aquí un problema “grave”: los costes ocultos.
2. Dependencias desconocidas
Según el tipo de actividad que realicemos, las dependencias desconocidas pueden tener enormes consecuencias. Por ejemplo:
- En la construcción de cierto producto, pueden existir dependencias claves cuando un cambio afecte a otras partes del mismo.
- Cuando lo que tenemos que hacer depende del conocimiento específico de otra persona, y es un punto que no está documentado o identificado.
- En procesos productivos, cuando no podemos avanzar hasta que otra persona termine su trabajo (un subproducto necesario para continuar).
¿Qué pasa si no conocemos las dependencias? Es claro que el “robo” de tiempo ocurrirá. Suponga que cambiamos algo en el proceso sin entender el efecto en otros elementos… el tiempo que requerirá resolver esta situación nos generará retrasos a nosotros y a otros, en el equipo.
Por lo tanto, tener claridad en el proceso productivo de los bienes o servicios, es un aspecto que evitará que dependencias desconocidas se conviertan en ladrones de tiempo. Es un elemento a cuidar cuando desarrollamos el área funcional “estructura organizacional”.
3. Ladrones de tiempo. Trabajo no planificado
¿Te ha pasado que cuando estás haciendo algo planificado, tocan la puerta y te interrumpen? Bueno, esa interrupción puede ser para realizar tareas urgentes, no planificadas. ¡O tal vez no tan urgentes!
Si tenemos suerte, la interrupción será corta. En tal caso, regresamos a nuestra tarea en breve. En este caso el “robo” de tiempo es pequeño. Pero no siempre es así.
Ahora, si los pequeños robos ocurren varias veces en el día, la situación cambia. ¿Podemos decir que no? Pues depende….
¿Qué sucede cuando el que interrumpe es el supervisor o el empresario?
Cuando en la empresa se tiene la cultura de “apaga fuegos”, es común el trabajo no planificado. Lo que roba mucho tiempo a las actividades importantes.
Una cultura de “apaga fuegos” genera interrupciones frecuentes y roba mucho tiempo al trabajo planificado.
Sin duda, este tipo de interrupciones (por trabajo no planificado) es inevitable. Es muy importante tenerlo en cuenta cuando hacemos estimaciones, por ejemplo, en proyectos para clientes.
4. Prioridades no claras y en conflicto
Uno de los mayores obstáculos para la productividad y la eficiencia es no tener prioridades claras. ¿Qué pasa cuando tenemos prioridades en conflicto, con muchas tareas por hacer?
Elaborar una lista diaria de pendientes es una práctica clave. Luego, priorizar, por ejemplo, primero las tareas que requieren poco esfuerzo, dejando las más complejas para luego. En algunos, esto no es lo ideal porque estaremos cansados al iniciar las tareas más exigentes. Pero todo depende del tipo de tareas y de su impacto. Por ello, al fijar prioridades hay que pensar en el equipo.
Suponga que tienes una tarea que te lleva 5 minutos completarla y que de ella dependen otras actividades de sus compañeros de equipo. ¿La realizarías de primera o la postergarías? ¿Y si es para un cliente?
Si hay incertidumbre sobre qué es lo que tiene prioridad, puede que nos pongamos a trabajar en lo que nos parezca más cómodo. En este caso, puede llevarnos a conflictos con el cliente interno o externo.
También está el caso de que el empresario o gestor considera que es de mayor prioridad una tarea respecto a otra, generando conflictos dentro del equipo. Con la pérdida de tiempo correspondiente… Todo esto conlleva al robo de tiempo.
5. Trabajo descuidado
Sobre el trabajo descuidado o tareas no realizadas, no hace falta escribir mucho. Sin duda es uno de los ladrones de tiempo presentes en muchas empresas, de todos los tamaños.
Un ejemplo de trabajo descuidado son los que esperan feedback, que nunca llega. Otro, los considerados importantes pero no urgentes.
En muchos casos, hay proyectos importantes que se postergan, por falta de dinero, recursos y personas comprometidas, a pesar de que la organización los necesita. Por ejemplo, realizar cambios en la plataforma tecnológica o la necesidad de actualizar las herramientas de gestión… pero no hay quien se dedique a ejecutar un plan.
Conclusiones
Los 5 ladrones de tiempo comentados, casi con seguridad, te son familiares. En una empresa que está atravesando sus primeras etapas, son inevitables.
Lo que propone la autora del libro, Dominica DeGrandis, es que debemos mitigar sus efectos, haciendo visible todo el trabajo pendiente y en progreso, para que no se nos olvide. Y para ello, una herramienta de gestión es necesaria.
En diversos artículos de este blog hemos comentado experiencias sobre la gestión de tareas, que permite al equipo tener visibilidad sobre las actividades, eventos y reuniones en proceso y pendientes, para reducir la incertidumbre y mejorar la gestión. Puedes ubicar algunos de ellos haciendo clic sobre la imagen.
En resumen, los aspectos que resalta Dominica DeGrandis en su libro “Making Work Visible: Exposing Time Theft to Optimize Work & Flow”, son los siguientes:
- tener conciencia al aceptar nuevos compromisos,
- analizar las dependencias entre actividades y procesos,
- manejar las interrupciones frecuentes,
- aprender a establecer prioridades; y, por supuesto,
- no descuidar el trabajo que más temprano que tarde, estaremos obligados a hacer.
Lectura complementaria para mejorar la productividad del equipo de trabajo: Productividad en la empresa (consejos para mejorar).
¡Muchas gracias por leernos!
