¿Requieres organizar las tareas ejecutadas en el día a día de tu empresa?
Pues en este post, te enseñaré a crear el mapa de procesos de un centro de masajes.
Si sientes que tu centro de masajes está creciendo de manera no adecuada y solo buscas mejorar la gestión, sin dudas, ¡este artículo es para ti!
Debes saber que un mapa de procesos es una excelente herramienta que te ayudará a ordenar las actividades y así evitarás el caos en tu empresa.
Por ello, presta atención, que te preparé contenido de valor para dar respuesta a las siguientes interrogantes:
- ¿Qué es un mapa de procesos?
- ¿Cómo hacer un mapa de procesos de un centro de masajes?
- 1. ¿Conoces los procesos clave de un centro de masajes?
- 2. ¿Conoces los procesos de apoyo en un centro de masajes?
- 3. ¿Cómo definir los procesos estratégicos en un centro de masajes?
- 4. ¿Cómo identificar los subprocesos e interrelaciones?
¿Ya has aplicado esta herramienta? Si no es así…
¡Comencemos!
¿Qué es un mapa de procesos?
Primero, cuando te hablo de qué es un mapa de procesos, ¡seguro que piensas en un diagrama!
¡Pues sí!, es una representación gráfica que te permite entender cómo funciona una empresa, por medio de un conjunto de actividades que se engranan entre sí.
Con el mapa de procesos puedes explicar cómo se logra la satisfacción del cliente.
Y, es una herramienta clave para mejorar la gestión y ordenar las tareas en el trabajo.
Por ello, debes saber que está formado por tres tipos de procesos, estos son:
- Los estratégicos.
- Procesos clave.
- Procesos de apoyo.
También, debes saber que…
Se les denomina principales o misionales a los procesos clave y a los de apoyo se les conoce como procesos de soporte.
Seguidamente, te presentaré un concepto sencillo y claro de cada uno de estos procesos en esta imagen:
¿Cómo hacer el mapa de procesos de un centro de masajes?
Para realizar un mapa de procesos destinado a un centro de masajes, tomaré las indicaciones expuestas en el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! No dejes de leer su contenido cuando termines este post.
Te enseñaré algunos ejemplos de procesos y subprocesos de la empresa “Belleza & Terapia”, que se dedica a ofrecer servicios de masajes relajantes y terapéuticos.
Además, te comento que este centro es reconocido por su servicio al cliente, para mejorar la salud del cuerpo y la mente, en personas con capacidades psíquicas y motoras especiales.
Ahora, solo te mostraré, por razones de espacio y tiempo, algunos ejemplos del mapa de procesos que diseñaron sus dueños.
Sobre todo, después de atravesar las primeras etapas, lo que luego les permitió crecer de manera ordenada.
Aun así, serán lo bastante claros para mostrar cómo diseñar un mapa de procesos para un centro de masajes.
¿Quieres saber cómo diseñó el mapa de procesos Belleza & Terapia?
A continuación, te cuento los pasos que siguió:
- Primero, identificó los procesos clave del centro de masajes.
- Segundo, se identificaron las tareas de apoyo a la misión y visión de la empresa.
- Después, se definieron los procesos estratégicos que dirigen la toma de decisiones en el centro de masajes.
- Finalmente, se detallaron los subprocesos y sus interrelaciones para reflejarlos en el mapa.
Además, te enseñaré en la siguiente infografía, 4 razones que impulsaron a los propietarios de Belleza & Terapia a crear su mapa de procesos:
Es momento de exponer los procesos clave…
1. ¿Conoces los procesos clave de un centro de masajes?
Primero, hay una pregunta que debes hacer para conocer los procesos clave, y es la siguiente: ¿a qué se dedica mi empresa?
Ahora, para el caso de la empresa Belleza & Terapia que ofrece servicios de masajes (relajantes, terapéuticos…), encontramos 4 actividades principales:
- Atención al cliente.
- Examen físico y diagnóstico.
- Servicio de masajes (relajantes – terapéuticos).
- Facturación del servicio.
Del mismo modo, estas 4 macro tareas las puedes considerar como los procesos claves de un centro de masajes común.
¿Qué te parece?
Estos procesos bien articulados te ofrecen un excelente servicio, para satisfacer la necesidad del cliente.
Por ejemplo, el proceso de “atención al cliente” te permite adoptar una buena cultura de trato hacia los clientes.
Debes describir cada proceso de tu empresa; y establecer, de forma precisa, el alcance de cada uno.
En este caso, te preguntarás, ¿cómo precisar el alcance de cada proceso?
De hecho, no existe una sola vía para que lo definas.
Es más, al reunirte con tu equipo, es importante que establezcas los diferentes atributos, junto al nivel de detalle que desees alcanzar.
Así mismo, dependiendo de las normas que rigen el negocio y la lógica del mismo, debes acordar un atributo crucial: “sus límites”; es decir, donde comienza y termina el proceso.
Además, entre otros atributos a considerar están:
- Nombre del proceso.
- Descripción detallada.
- Sucesión de pasos.
- Entradas y salidas.
- Los resultados que esperas y quién los recibe.
- Indicadores para medir el proceso y los resultados.
2. ¿Conoces los procesos de apoyo en un centro de masajes?
Para conocer este segundo grupo debes responder la siguiente pregunta: ¿Qué procesos apoyan las actividades clave del centro de masajes?
Por ejemplo, para el centro “Belleza & Terapia”, que se dedica a ofrecer servicios de masajes, te nombraré algunos procesos de apoyo; estos son:
- Compras de insumos: verifica y establece los pasos que debes seguir para adquirir los productos y equipos, con el fin de cumplir con los servicios ofrecidos.
- Control de la calidad: se encarga de llevar un seguimiento de las actividades, logrando aspectos como el rendimiento, confianza en el servicio prestado y obtención de altos estándares; ¡implica clientes que se sentirán satisfechos!
- Gestión del sistema de información: proceso que se encarga de recopilar y procesar los datos de diferentes fuentes, que te sirve en la toma de decisiones con respecto a la gestión del centro de masajes.
- Limpieza de las instalaciones y equipos: planificación de los servicios generales de limpieza y mantenimiento, frecuencias, características y la trazabilidad de estos.
- Gestión del talento humano: organiza y establece las pautas para el manejo del personal de tu centro de masaje, mediante este proceso puedes saber qué hacen, cómo valorar las actividades y el trabajo en equipo del talento humano, además de formar a tu personal.
Como puedes ver los procesos de apoyo no se asocian de forma directa con las operaciones de un centro de masajes, pero sustentan a las tareas principales.
¿Qué te parece hasta ahora la información?
Con los procesos clave y de apoyo ya explicados, entonces, el mapa del centro de masajes “Belleza & Terapia” quedaría de la siguiente manera:
3. Procesos estratégicos en un centro de masajes
Definir los procesos estratégicos es un paso necesario.
Debes tener en cuenta la siguiente pregunta: ¿Qué acciones estratégicas deben existir para dirigir la empresa?
Te nombraré 4 procesos estratégicos que rigen a Belleza & Terapia como centro de masajes. Estos son:
- Planificación estratégica.
- Mercadeo y comunicación.
- Gestión financiera.
- Gestión de la calidad.
Te daré una descripción sencilla de estos procesos:
a. Planificación estratégica. Este proceso engloba el conjunto de acciones para que el centro de masajes diseñe y desarrolle las estrategias apropiadas para cumplir con sus objetivos.
Implica el desarrollo de planes para la toma de decisiones importantes y mejores formas de prestar los servicios.
b. Mercadeo y comunicación. Diseña los planes de marketing para captar al público objetivo y mantener un cliente fiel. Toma en cuenta las estrategias para las personas con capacidades psíquicas y motoras especiales, así como de la tercera edad.
Mejora e identifica la manera como puedes acercarte a tus clientes y crear lazos fuertes para tener mayor efectividad en el servicio que ofreces.
c. Gestión financiera. Su cometido es llevar el control de los movimientos de caja del centro de masajes, llevar al día el estado financiero y optimizar el pago a tus colaboradores.
Además, planifica la forma como mejorar el flujo de caja y el plan de contabilidad.
d. Gestión de la calidad. El seguimiento y control de todas las actividades de tu centro de masaje es necesario. Está relacionado de forma directa con la excelencia del servicio y la satisfacción del cliente.
Este proceso establece protocolos y estándares para las técnicas de masajes, y las pautas sobre la calidad de los equipos e insumos que se usan en tus servicios. Está asociado a la mejora del trabajo.
Reflexiona sobre estas preguntas:
- ¿En qué se afectaría la calidad del servicio de masajes, si el proceso de limpieza de los equipos no garantiza un buen funcionamiento de los mismos?
- ¿En qué se afectaría la calidad del servicio de masajes, si el proceso de talento humano no asegura la formación de su personal?
Con todos los procesos incluidos, el mapa de “Belleza & Terapia” quedaría plasmado así:
4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
Cualquier tipo de empresa debe aplicar este paso esencial para crear un mapa de procesos.
En el caso del centro Belleza & Terapia te detallaré el proceso clave “servicio de masaje (terapéutico)” en varios subprocesos:
- Revisión y diagnóstico.
- Establecer el tipo de dolencia.
- Procesos de recuperación física.
- Aplicación de la técnica y/o terapia.
- Seguimiento y evaluación.
- Gestión de egreso.
Ten en cuenta que puedes describir cada subproceso con base a rutinas o instrucciones de trabajo, y dependerá de la necesidad planteada.
Por ejemplo, el subproceso “aplicación de la técnica” implica especificaciones precisas para cada tipo de diagnóstico.
Sobre todo, especificaciones en términos de tiempo de aplicación, tipo técnica, parte del cuerpo, equipo a usar, control, etc.
Pueden describir los detalles en una instrucción de trabajo o, también, como parte de una lista de chequeo.
Para el proceso clave, “servicio de masaje (terapéutico)”, que aplica Belleza & Terapia, los subprocesos se estructuran como se muestra en la siguiente imagen:
Es más, partiendo de este ejemplo, ya puedes crear con detalles los demás mapas de procesos para un centro de masajes.
En este tema, te sugiero leer el artículo referido a cómo documentar procesos. ¡Excelente para mejorar tu día a día en la empresa!
Conclusiones
Para cerrar este post, te hago énfasis en la ruta a seguir para diseñar el mapa de procesos de un centro de masajes; la cual se centra en los siguientes aspectos:
- Identifica los procesos claves para lograr el propósito de la empresa.
- Determina los procesos de apoyo o soporte.
- Después, define los procesos estratégicos que permiten dirigir el centro de masajes.
- Por último, identifica y define los subprocesos y sus relaciones entre sí.
Para comenzar a crear un mapa de procesos, hazlo de forma general y, luego, pasa a un nivel de más detalle.
El diseño de un mapa de procesos para una centro de masajes te permite estar atento a las mejoras y a disminuir la curva de aprendizaje.
Así, se reducirán los errores por malas prácticas en las tareas diarias.
Al desarrollar un mapa de procesos recuerda que no solo representas grupos de actividades y sus relaciones, sino que ¡crearás mejores formas de trabajar!
¿Existe alguien mejor para hacerlo que tú en compañía de tu equipo de trabajo?
Finalmente, te recuerdo leer el post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!, tendrás todos los detalles para tu conocimiento.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
