¿Cómo hacer el mapa de procesos de un restaurante?

¿Necesitas saber cómo hacer el mapa de procesos de un restaurante y así ordenar las tareas que ejecutas diariamente en tu negocio?

Pues, ¡has llegado al lugar indicado!, aquí te enseñaré a diseñar este diagrama.

El mapa de procesos es una herramienta que te ayudará a optimizar la gestión de tu restaurante, evitando el caos y mejorando el desarrollo de las tareas en el tiempo.

En este post, encontrarás el siguiente contenido:

• ¿Qué es un mapa de procesos?
• ¿Cómo crear un mapa de procesos de un restaurante?
  • ¿Sabes cuáles son los procesos clave de un restaurante?
  • Conoce 4 Procesos de apoyo en un restaurante.
  • Procesos estratégicos en un restaurante.
  • Identificar y definir subprocesos e interrelaciones.

Te invito a seguir leyendo…

¿Qué es un mapa de procesos?

Primeramente, un mapa de procesos es un diagrama que muestra un conjunto de tareas y el flujo de datos que se relacionan entre sí; y que de una manera gráfica representa como funciona una empresa.

Es más, el mapa «exhibe» cómo se logra la satisfacción del cliente por medio de la ejecución de los procesos.

Además, ten en cuenta que un mapa de procesos está conformado por tres tipos de procesos, estos son:

• Procesos estratégicos.
• Los procesos clave.
• Procesos de soporte.

Como información adicional:

A los procesos clave también se les llama principales o misionales, y a los de soporte, se les conoce como procesos de apoyo.

Ahora, en la siguiente imagen te muestro un concepto fácil de cada uno, ¡presta atención!

¿Qué te parece?

¿Cómo crear un mapa de procesos de un restaurante?

En primer lugar, para diseñar el mapa de procesos de un restaurante me guiaré por el siguiente post: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! 

¡No olvides revisar esta excelente píldora de conocimiento!

Además, tomaré como ejemplo la empresa “Vacuno & Vacuno”, un acogedor restaurante, cuyo servicio ofrece los mejores cortes de carne a sus clientes.

En estos momentos, “Vacuno & Vacuno” está en la etapa de puesta en marcha, se inició como un pequeño negocio familiar y comenzó su facturación.

Eso sí, solo te nombraré algunos procesos y subtareas porque el tiempo es oro.

Pero, ¡no te preocupes!

Parecerán pocos, pero serán los suficientes para mostrar cómo hacer un mapa de procesos de un restaurante.

De esta manera, te recomiendo seguir estos 4 pasos sencillos, que aplicó el dueño del restaurante “Vacuno & Vacuno” para crear el mapa de procesos.

1. Identifica cuáles son los procesos clave de tu empresa.
2. Reconoce y define cuáles son las actividades que apoyan la visión y misión de tu empresa (procesos de apoyo).
3. Identifica y define después, los procesos estratégicos que rigen tu organización.
4. Por último, precisa los subprocesos y establece las relaciones entre sí, de forma lógica y ordenada, para crear en el mapa.

Además, te expongo 4 elementos que aplicaron en el restaurante “Vacuno & Vacuno”  al  momento de diseñar su mapa.

¡Presta atención!

Iniciaré por los procesos clave…

1. ¿Sabes cuáles son los procesos clave de un restaurante?

Sin duda, están asociados a las actividades básicas que tienen que ver con la prestación del servicio de culinario de carnes, y se orientan en la satisfacción de las necesidades de los clientes.

Entonces, debes dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?, para saber cuáles son los procesos clave.

Por ejemplo, te nombraré 5 tareas principales del restaurante “Vacuno & Vacuno” que ofrece servicios culinarios de diferentes cortes de carne, estas son:  

• Atención al cliente.
• Toma de pedido.
• Preparación y cocción de carnes.
• Entrega de pedido.
• Facturación.

Ahora, estas 5 actividades macro son necesarias para alcanzar las metas de un negocio, que se dedica a ofrecer servicios culinarios de carnes a los clientes.

¿Qué te parece?

También, estos procesos operativos implican tareas desde el momento en que un cliente reserva una mesa.

O desde que se genera la interrelación en el restaurante para solicitar un servicio de cortes especiales de carne, hasta las tareas orientadas a cerrar la venta del servicio, con la facturación.

Recuerda, es necesario que definas el alcance de manera concreta y sencilla de cada uno de los procesos.

Por ello, una de las preguntas que debes hacer es: ¿cómo definir el alcance?

Mientras tanto, puedes definir el alcance por medio de varias fórmulas.

En este sentido, toma en cuenta a los especialistas de tu equipo de trabajo y analiza cada uno de los atributos; establece el nivel de detalle al que quieres llegar en cada proceso.

Además, debes considerar los “límites” de cada proceso como un atributo importante; de forma que lo apliques según la lógica y normas de la empresa.

Además, existen otros atributos que debes tomar en cuenta, estos son:

• Nombre del proceso.
• Descripción detallada.
• Sucesión de tareas.
• Entradas y salidas.
• Resultados esperados y quién los recibe.
• Indicadores para medir el proceso.

2. Conoce 4 Procesos de apoyo en un restaurante

Ahora, debes responder la siguiente interrogante: ¿Cuáles serían los procesos que apoyan las tareas principales de tu negocio?

De esta forma conocerás este conjunto de procesos de soporte.

Por ello, solo te nombraré algunos procesos de apoyo en los que “Vacuno & Vacuno” se basó para su mapa de procesos.

¡Presta atención!:

• Control de calidad: establece las normas y técnicas para la mejora de los procesos del servicio de atención al cliente y de servicio culinario de carnes, y así cumplir las metas del negocio con eficacia.

• Compra de insumos:  proceso que implica la adquisición de productos e insumos para cumplir con los objetivos del servicio del restaurante para satisfacer las necesidades de los clientes.

• Mantenimiento y limpieza: proceso que planifica cómo ejecutar el aseo y mantenimiento de las áreas del restaurante.

• Proceso de vigilancia: define los planes para ofrecer la protección a los clientes y colaboradores en el restaurante, y así alcanzar la máxima eficiencia y calidad.

El proceso “compra de insumos” es de “apoyo”, porque te permite adquirir las materias primas de mejor calidad, para brindar un buen servicio culinario de las carnes.

También, garantiza los insumos necesarios para prestar un buen servicio de limpieza.

¿Te parece relevante?

En consecuencia, el diseño del mapa con los procesos claves y los de apoyo del restaurante “Vacuno & Vacuno” queda de la siguiente manera:

3. Procesos estratégicos en un restaurante

A continuación, nos toca definir los procesos estratégicos, un paso decisivo para el mapa.

En este sentido, examina y define cuáles son las operaciones estratégicas que dirigen y operan en una empresa.

Por ejemplo, para el restaurante “Vacuno & Vacuno” te nombraré 4 procesos estratégicos que pueden ser parte de una empresa  que brinda servicio de culinario de carnes.

Estos son:

• 1. Planificación estratégica.
• 2. Gestión Económico-financiera.
• 3. Gestión Comercial.
• 4. Gestión de la calidad.

Te expongo una descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica. Implica el manejo de las estrategias para hacer del “restaurante” una empresa más rentable, competitiva y sostenible.

b. Gestión económico-financiera. Define los planes y el monto de la inversión para el funcionamiento regular y estable del restaurante, y el manejo de los recursos económicos para el crecimiento del negocio.

Además, se encarga de planificar los servicios y las estrategias de precio.

c. Gestión Comercial. Fortalece los planes de trabajo y establece la forma de captar, comprometer y fidelizar a los clientes.

También, este proceso gestiona por medio de Internet, los servicios de cortes de carnes con costes competitivos.

d. Gestión de la calidad. Asociado a una serie de pasos para brindar un excelente servicio, junto con un equipo cualificado y capacitado; cuyo fin es la satisfacción del cliente.

Además, permite alertar de cualquier error que se pueda presentar, y así buscar una pronta solución.

¡Presta atención! Y analiza las siguientes interrogantes: 

• ¿Cómo se afectaría la calidad del servicio al cliente, si el proceso de limpieza del restaurante no garantiza unas mesas limpias y ordenadas?
• ¿En qué se afectaría la calidad del servicio al cliente, si el proceso de atención al cliente no respeta la entrega a tiempo de los pedidos?

Recuerda, la gestión de la calidad es importante a tomar en cuenta para un prestar un buen servicio.

¿Cierto?

Como resultado, al incluir los procesos estratégicos, el mapa del restaurante “Vacuno & Vacuno” quedaría de la siguiente manera:

¡Ordenado! ¿Cierto?

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

¡Presta atención!

Aquí, debes detallar cada proceso según los pasos respectivos y los objetivos que corresponda.

Por ejemplo, el proceso clave “Atención al cliente”, lo detallaré en varios subprocesos, estos son:

• Ubicación del cliente en mesa.
• Presentación del menú.
• Recepción de pedido.
• Despacho de pedido.
• Entrega de factura.
• Encuesta de satisfacción.

De igual forma, cada subproceso lo puedes referir con base a instrucciones y rutinas de trabajo.

En este caso, por ejemplo, el subproceso “ubicación del cliente en la mesa” implica detalles según gustos y exigencias del cliente, que pueden darse en términos de: cantidad de comensales, ubicación de preferencia, control y seguimiento, etc.

A continuación, el detalle del mapa de procesos para el proceso clave “Atención al cliente”, queda diseñado como se muestra en el siguiente diagrama:

Por lo tanto, puedes diseñar los demás procesos con los detalles de tu negocio con este ejemplo.

Y, revisa en nuestro blog el siguiente enlace acerca de: documentar procesos. ¡Información valiosa! 

 

Conclusiones

En resumen, como hemos visto toda empresa puede ser representada por un mapa de procesos.

Por eso te sugiero seguir la siguiente ruta:

• Primero, establece los procesos claves para lograr los objetivos del negocio.
• Segundo, define los procesos de apoyo y actividades que dan soporte diario a tu restaurante.
• Y por supuesto, precisa los procesos estratégicos que dirigen la empresa.

El mapa de procesos de un restaurante es ideal, porque puedes identificar y definir las subtareas y las relaciones entre sí, que impactan en la satisfacción de las necesidades del cliente.

Además, te sugiero que cuando inicies el mapa de procesos lo diseñes en forma general, y luego avances a uno con más elementos y detalles.

Y, recuerda, que cuando diseñas un mapa de procesos para una empresa, tendrás la oportunidad de mejorar y, también, reducirás la curva de aprendizaje; así evitas que nuevos colaboradores utilicen técnicas no convenientes.

Observa que al diseñar un mapa de procesos estás “mostrando” tu organización y creando excelentes formas de trabajar.

Entonces, ¿Quién mejor que tú en compañía de tu equipo de trabajo para diseñarlo? 

Para cerrar esta post, te recuerdo hacer clic en el siguiente enlace para saber los detalles sobre: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!