¿Cómo hacer el mapa de procesos de una empresa de confección?

¿Tienes una empresa que fabrica y vende prendas de vestir y aún no sabes cómo elaborar el mapa de procesos?

¿Deseas ordenar las actividades diarias de tu negocio?

Pues, ¡no te preocupes!

En este post aprenderás cómo hacerlo.

Debes conocer que el mapa de procesos es una herramienta que te servirá de apoyo para plasmar de forma clara y estructurada las actividades de tu empresa.

Además, te permitirá ver la interrelación de los procesos y detectar posibles áreas a mejorar; de manera que la gestión de tu compañía sea más eficiente.

Por ello, te preparé el siguiente contenido:

Ahora, entremos en materia…

¿Qué es un mapa de procesos?

En primer lugar, te recuerdo que, un mapa de procesos es una representación gráfica que permite visualizar la forma en que se articulan las actividades de la empresa y, así, comprender mejor su funcionamiento.

En estos mapas existen 3 tipos de procesos, estos son:

• Los estratégicos.
• Procesos claves.
• Y los procesos de apoyo.

Además, para tener en cuenta…

A los procesos claves también se les llama principales o misionales, y a los de apoyo, procesos de soporte.

Seguidamente, te los describo en la siguiente imagen:

¿Cómo crear un mapa de procesos para empresa de confección?

Para crear el mapa de procesos de una empresa de confección, nos guiaremos por los pasos explicados en el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso! 

Adicionalmente, tomaré como ejemplo los procesos de la empresa V&C de Valentina y Carlos, un emprendimiento de dos ex trabajadores de una fábrica de ropa para hombres.

Ellos poseen un amplio conocimiento del mercado, y visualizaron en este sector, una oportunidad de negocio exitoso.

Valentina y Carlos, antes de renunciar a sus puestos de trabajo se plantearon la idea de crear su propia fábrica de confección de prendas de vestir.

Es más, la idea surgió al conocer a varios distribuidores, interesados en compras al mayor; y así lograron poner en marcha su emprendimiento.

En este momento, la empresa tiene algunas áreas funcionando en un nivel de capacidad aceptable, pues está logrando captar clientes y facturar.

Sin embargo, decidieron ordenar parte de sus actividades y definir sus tareas para plasmarlas en un mapa de procesos.

Seguidamente, te mostraré algunos ejemplos de procesos y subprocesos, pero antes…

Debes conocer las 4 razones que consideraron Carlos y Valentina, para crear el mapa de procesos de su empresa de confección:

Además, la empresa V&C siguió 4 pasos sencillos:

1. Identificaron cuáles son los procesos claves de la empresa.
2. Reconocieron y definieron cuáles son las actividades que apoyan la visión y misión de la empresa (procesos de apoyo).
3. Después, identificaron y establecieron los procesos estratégicos que dirigen el negocio.
4. Por último, precisaron los subprocesos y sus interrelaciones, ordenando cada uno, para plasmarlo en el mapa.

¡Presta atención!

Iniciaré por los procesos claves…

1. Procesos claves en una empresa de confección

Primeramente, para identificar los procesos claves, debes responder la siguiente pregunta: ¿A qué se dedica mi empresa?

Para una empresa que confecciona y vende prendas de vestir (para hombres, mujeres y niños), como la Fábrica V&C, te puedo señalar 4 actividades principales:  

• Diseño de prendas de vestir (diferentes modelos).
• Corte.
• Confección (costura).
• Revisión de la prenda. 

Es más, estas 4 grandes tareas son básicas para lograr el objetivo de una empresa de confección de ropa común.

¿Estás de acuerdo?

Por lo tanto, estos procesos claves abarcan desde la idea inicial de la prenda de vestir hasta su creación final.

Ten en cuenta que, al identificar los procesos, es necesario que los definas de forma precisa, incluyendo el alcance de cada uno.

¿Cómo precisar, entonces, el alcance al definir los procesos? 

No existe una única “fórmula” para definir el alcance.

Por lo tanto, considera al reunirte con tus colaboradores y expertos en cada área, los distintos atributos y el nivel de detalle al que quieres llegar.

Un atributo que debes tomar en cuenta para cada proceso es el de “sus límites”, el cual debe ser acordado según la razón del negocio y las normas que lo rigen.

Otros atributos que debes considerar son:

• Nombre del proceso.
• Descripción (para certificar la correcta interpretación).
• Secuencia de pasos. 
• Entradas y salidas.
• Resultados esperados y quién los recibe.
• Indicadores para medir el proceso y los resultados.

2. Procesos de apoyo en una empresa de confección

Para definir este segundo grupo de procesos responde la siguiente pregunta:

¿Qué procesos apoyan las actividades clave de la empresa? 

En el caso de la microempresa Fábrica V&C, estos son algunos de sus procesos de apoyo:

• Compras de materia prima: se encarga de la adquisición de los insumos necesarios para el diseño, corte y confección de las prendas de vestir; y, así, lograr un correcto funcionamiento.

• Control de la calidad: implica buenas prácticas, revisión y seguimiento de las actividades en todos los procesos, para obtener el producto final. 

• Gestión financiera: establece los planes, organiza y controla las operaciones financieras de tu empresa.

• Mantenimiento de las instalaciones y equipo: define los planes diarios, preventivos o correctivos para conservar, en buen estado, las máquinas textiles y el equipo en general.

• Gestión de recursos humanos: este proceso de recursos humanos define los pasos para la selección y contratación del personal en las áreas de diseño y producción.

Se incluye la gestión financiera como proceso de apoyo, porque analiza el origen y destino de los recursos financieros y cómo se puede optimizar su uso.

 ¿Cómo vamos hasta aquí? ¿Bien?

Pues te cuento que, el mapa de la Fábrica V&C con los procesos claves y los de soporte quedó de la siguiente manera:

3. Procesos estratégicos en una empresa de confección

Ahora, viene un paso primordial. Definir los procesos estratégicos.

Para ello, toma en cuenta la siguiente pregunta:

¿Qué acciones estratégicas deben operar para dirigir la empresa?

¿Ya tienes las respuestas? ¡Excelente!

Ahora, pondré como ejemplo 4 procesos estratégicos que son parte de la microempresa V&C:

Estos son:

• Planificación estratégica.
• Planificación de la producción.
• Mercadeo y venta.
• Gestión de la calidad.

Veamos una descripción básica de estos procesos:

a. Planificación estratégica. Es un proceso que toma en cuenta la visión y misión de la empresa. Planifica y ejecuta las acciones operativas para cumplir con los objetivos y metas de la pyme.

Un ejemplo es la gestión gerencial, clave en organizar y dirigir los niveles de jerarquía, creando la descripción de los puestos de trabajo y la estrategia funcional de la organización.

b. Planificación de la producción. A partir de este proceso organizas las acciones, según los recursos disponibles, y en función de los pedidos de los socios y canales de venta, de lo que vas a confeccionar en tu empresa.

Además, ajusta la proyección de la demanda, según la capacidad de producción de las prendas de vestir para hombres, mujeres y niños.

c. Mercadeo y ventas. Para el caso de la Fábrica V&C, como no vende al cliente final, solo mantiene los canales y una buena gestión de distribución. Este proceso dependerá de tu objetivo final.

Y, por supuesto, debe cumplir con los pedidos en calidad y cantidad; además, de competir en precios.

d. Gestión de la calidad. Implica un grupo de pasos, cuyo fin es minimizar los errores o “desviaciones” en el proceso productivo de la empresa de confección.

Además, está asociado con todos los procesos de la empresa. El éxito en la “gestión de la calidad” se refleja en los buenos resultados y en la satisfacción del cliente.

Reflexiona sobre estas preguntas: 

• ¿Cómo se afectaría la calidad del producto final si, a pesar de que hagas el mantenimiento, no corriges los errores?
• ¿En qué se afectaría la calidad de las prendas de vestir si el proceso de gestión de recursos humanos no asegurara el personal cualificado para realizar el trabajo?

En consecuencia, el mapa con los procesos estratégicos de la Fábrica V&C, quedó de la siguiente forma:

¡Interesante! ¿No te parece?

4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones

Después de que hayas definido tus procesos claves, puedes desglosarlos de forma correcta, y según sus objetivos, en subprocesos.

Para el caso de la Fábrica V&C, el proceso clave: “diseño de la prenda de vestir”, lo desglosaré en varios subprocesos. Estos son:

• Crear los bocetos.
• Elaborar patrones.
• Selección del material textil para trazar los patrones.
• Trazo de patrones.
• Entregar al área de corte. 

De hecho, todos están enmarcados dentro del proceso de operaciones, que te permite generar el diseño de los diferentes modelos de las prendas de vestir.

Es recomendable que describas cada subproceso con base en procedimientos, instrucciones de trabajo o manuales de usuario, según sea necesario.

Por ejemplo, dentro del proceso de operaciones, el subproceso “crear bocetos”, implica especificaciones precisas para cada modelo de prenda de vestir, según el mercado objetivo.

Sobre todo, especificaciones en términos de tallas, colores, tipo de material, técnica de ilustración, revisión, entre otros. 

Además, pueden estar detalladas en una instrucción de trabajo o, incluso, como parte de una lista de chequeo.

Por lo tanto, para el proceso clave de: “diseño de prendas de vestir”, el detalle del mapa de procesos podría ser como el que se muestra en la siguiente imagen:

Es más, partiendo de este ejemplo, ya puedes crear con detalles los demás procesos para una empresa de confección.

Y por supuesto, no dejes de leer el post referido a cómo documentar procesos. ¡Clave para tu organización!

Gestionar fácil

¿Estás listo para hacer tu mapa de procesos?

Toda empresa puede ser representada por un mapa de procesos.

Por eso, ya puedes crear el mapa de procesos de una empresa de confección, estableciendo los procesos según los objetivos de cada área.

Para ello, cómo te expliqué en el post te propongo seguir la siguiente ruta, para crear el mapa de procesos de tu empresa:

• Identifica los procesos claves para lograr el propósito de la pyme.
• Define los procesos de apoyo o soporte, adáptalos a la visión y misión de tu empresa.
• Considera los procesos estratégicos que permiten dirigir el negocio.
• Determina los subprocesos e interrelaciones de cada actividad, con el fin obtener una buena gestión para satisfacer a tus clientes.

Y recuerda hacer clic en el siguiente enlace para saber los detalles sobre Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!

Es recomendable comenzar con un mapa de procesos general y luego avanzar hacia uno más detallado.

El diseño de un mapa de procesos te permite identificar las oportunidades de mejora y disminuir la curva de aprendizaje.

Además, puedes evitar que nuevos colaboradores introduzcan prácticas poco efectivas.

¡Esto es vital para tu empresa!

Por lo tanto, debes tener claro para definir los procesos, qué es lo que vas a vender, cómo y por qué, y establecer muy bien los objetivos para que tu mapa de procesos sea claro y te lleve al éxito.

Crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, por lo que no solo se trata de representar grupos de actividades y sus relaciones, sino de crear mejores formas de trabajar. 

¿Y quién mejor para realizarlo que tú y tu equipo de trabajo? 

¡Comienza a elaborar tu mapa de procesos! Y, si aún tienes dudas, coméntanos.

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!