¿Quieres emprender y todavía no sabes cómo hacer el mapa de procesos de una relojería?
¡Llegaste al lugar indicado!
Aquí te enseñaremos cómo hacerlo.
Usaré un caso práctico de un mapa de procesos y subprocesos de la pyme relojería Nine O’Clock, que se dedica a la venta y prestación de servicio de reparación de relojes.
Así que, si deseas que tu negocio crezca sin problemas, no dejes de poner en práctica los tips que desarrollaré en el siguiente contenido:
- ¿Qué es un mapa de procesos?
- ¿Cómo hacer un mapa de procesos de una relojería?:
- Conoce 6 procesos clave en una relojería
- Procesos de apoyo en una relojería
- Procesos estratégicos en una relojería
- Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
- Conclusiones
Comencemos…
¿Qué es un mapa de procesos?
Primero, debo recordarte que un mapa de procesos es una representación gráfica que muestra la manera en la que se relacionan las tareas y procesos de la empresa, permitiendo así comprender mejor su funcionamiento.
Dentro de estos mapas encontramos 3 tipos de procesos:
- Los estratégicos.
- Procesos claves.
- Procesos de apoyo.
Asimismo, debes considerar…
Los procesos claves también son conocidos como principales o misionales y, los de apoyo, como procesos de soporte.
A continuación, te los defino en la siguiente imagen:
¿Cómo hacer el mapa de procesos de una relojería?
Para llevar a cabo el mapa de procesos de una relojería, seguiremos los pasos mostrados en el artículo: Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!
Ahora, tomaré como ejemplo los procesos de la relojería Nine O’Clock.
Este emprendimiento es la herencia familiar de los hermanos Ferrer, pues estos aprendieron el oficio de la mano de sus padres y se hicieron cargo del negocio.
Para optimizar el tiempo y el espacio, solo te enseñaré algunos ejemplos de procesos y subprocesos.
¡Observa!
Estos son los 4 sencillos pasos que debes seguir:
- Para comenzar, debes identificar cuáles son los procesos clave de tu empresa.
- A continuación, reconoce y define las actividades que apoyan la visión y misión de tu negocio (procesos de apoyo).
- Después, debes identificar y definir los procesos estratégicos que dirigen tu empresa.
- Para finalizar, establece y ordena los subprocesos y sus interrelaciones para plasmarlos en el mapa.
También, te mostraré 4 aspectos a tomar en cuenta al momento de crear tu mapa de procesos en la siguiente infografía:
¡Atención!
Comenzaré por los procesos clave…
1. Conoce 6 procesos clave en una relojería
Primero, al momento de establecer los procesos clave, tendrás que resolver la siguiente interrogante: ¿A qué se dedica mi empresa?
En el caso de Nine O’Clock, empresa dedicada a la venta y servicio técnico de relojes, podemos señalar 6 actividades primordiales:
- Compra de insumos.
- Atención al cliente.
- Recepción de pedidos.
- Evaluación y diagnóstico.
- Venta de productos y/o servicio técnico.
- Entrega del producto final.
Así pues, estas 6 actividades son indispensables para lograr el objetivo de una relojería común.
¿No crees?
Siendo así, estos procesos clave van desde la adquisición de los insumos para la reparación de los relojes, hasta la llegada a su destino final.
Ten presente que debes definir de forma precisa cada proceso, incluyendo su alcance.
Gestionar Fácil
Entonces, ¿de qué manera podemos precisar el alcance de cada proceso?
El alcance no se define a través de una “fórmula” única.
En este sentido, como dueño de la pyme, debes reunirte con tus colaboradores y establecer los diferentes atributos junto al nivel de detalle que desees alcanzar en cada proceso.
Además, uno de los atributos que debes tomar en consideración en cada uno de los procesos es el de “sus límites”, el cual deberá ser establecido según la razón de la empresa y las normas en las que se basa.
Otros atributos que puedes tomar en cuenta son los siguientes:
- Nombre del proceso.
- Descripción (para certificar la correcta interpretación).
- Secuencia de pasos.
- Entradas y salidas.
- Resultados que esperas y quién los recibe.
- Indicadores para medir la gestión.
2. Procesos de apoyo en una relojería
Este grupo de procesos es definido a través de la siguiente pregunta:
¿Qué procesos apoyan las actividades principales de la empresa?
Por ejemplo, para el caso que nos compete, la empresa Nine O’Clock, los procesos de apoyo serían:
- Control de la calidad: este proceso encierra el seguimiento y revisión de cada una de las tareas, para conseguir la perfección y la buena gestión de la empresa.
- Mantenimiento y reparación de relojes: se centra en preservar las funciones y la correcta apariencia de las piezas de los relojes, mediante acciones predictivas, preventivas y correctivas.
- Recursos técnicos: se refiere a los sistemas que involucran desde herramientas físicas, hasta herramientas virtuales que sustentan el proceso de producción.
- Administración de personal: este proceso comprende las labores administrativas dirigidas a la gestión de todos los colaboradores de la empresa.
- Gestión de almacén: se encarga de controlar la logística de llegada, almacenamiento y despacho de los insumos y equipos.
¿Qué tal vamos hasta este punto?
Al mismo tiempo, el mapa con los procesos clave y de soporte quedaría de esta forma:
3. Procesos estratégicos en una relojería
Puesto que, en este momento, nos encontramos ante un paso indispensable: establecer los procesos estratégicos.
Para esto, debes responder la siguiente pregunta: ¿Qué acciones estratégicas deben existir para dirigir la empresa?
¿Sabes la respuesta? ¡Muy bien!
En consecuencia, te mostraré 4 procesos estratégicos que forman parte de la gestión en la empresa Nine O’Clock:
- Planificación estratégica.
- Gestión empresarial.
- Planificación financiera.
- Gestión de la calidad.
Ahora, presta atención a la descripción básica de estos procesos:
a. Planificación estratégica: este proceso implica la preparación, desarrollo y ejecución de los planes operativos que lograrán los objetivos y metas.
b. Gestión empresarial: debe diseñar las políticas, como una obligación para la productividad, la buena convivencia y el futuro, en sí, de la pyme.
c. Planificación financiera: establece los planes de beneficio, las entradas y salidas de dinero.
Además, debe plantear objetivos específicos a corto, mediano y largo plazo; de manera de conocer la situación financiera de la empresa para la toma de decisiones.
d. Gestión de la calidad: es un conjunto de estrategias que consisten en valorar y hacer seguimiento y control de cada una de las fases de los procesos de producción y de servicio; evitando posibles errores y desviaciones.
También, su fin es la mejora constante de cada proceso y su integración, en el servicio ofertado y el logro mayor, un cliente satisfecho.
Ahora, piensa y analiza sobre lo siguiente:
- ¿En qué se afectaría la calidad de los relojes y el servicio técnico, si el proceso recursos técnicos fallara en disponer los equipos de precisión?
- ¿Cómo afectaría la calidad del servicio técnico, si el proceso de compras no asegurara la calidad de los repuestos?
Y, llegado a este punto, nuestro mapa se vería así:
4. Identificar y definir subprocesos e interrelaciones
Luego de definir los procesos clave, es necesario dividirlos, a su vez, en subprocesos.
En el caso de la pyme que hemos tomado como ejemplo para este post, Nine O’clock, indicaré varios subprocesos a partir del proceso clave “servicio técnico”:
- Recepción.
- Evaluación.
- Desarme de la pieza.
- Reparación o cambio de pieza.
- Limpieza.
- Revisión final.
- Entrega.
Puedes detallar cada subproceso, según la necesidad que tengas, a partir de los datos que halles en los procedimientos, instrucciones de trabajo o manuales de usuario.
En particular, el subproceso de “reparación”, por ejemplo, trae consigo indicaciones específicas para cada modelo de reloj.
En especial, indicaciones que se relacionan con tamaño, código, tiempos de verificación, limpieza, lubricación, etc.
Además, puedes plasmar estas especificaciones en documentos como instrucciones de trabajo o de forma simple como una checklist.
Para el proceso clave, de servicio técnico de relojes, el detalle del mapa de procesos podría ser como el que se muestra en la siguiente imagen:
Igualmente, si requieres diseñar el mapa de otros procesos con detalles de una relojería, ya lo puedes hacer a partir de este ejemplo.
En este punto, te recomiendo el artículo de cómo documentar procesos ¡Te será de mucha ayuda!
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Conclusiones
Como resultado, recuerda que es posible representar cualquier empresa a través de un mapa de procesos.
Si tienes una empresa que vende y hace servicio técnico de relojes, ya puedes establecer los procesos según la visión de tu pyme.
En resumen, sigue estos pasos para hacer tu mapa:
- Primero, identifica los procesos clave para alcanzar el propósito de la empresa.
- Después, define los procesos de apoyo, adaptándolos a la misión y visión de tu negocio.
- Toma en cuenta cuáles son los procesos estratégicos que te ayudan a dirigir tu empresa.
- Por último, determina los subprocesos y las relaciones entre las actividades, para así alcanzar una gestión óptima y satisfacer a tus clientes.
No olvides visitar el siguiente enlace para saber más detalles sobre Cómo hacer un mapa de procesos para una pyme, ¡paso a paso!
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Al momento de realizar tu mapa de procesos, inicia por uno general y después agrega más detalles.
Realizar un mapa de procesos te ayuda a identificar las oportunidades para mejorar y disminuir la curva de aprendizaje.
Asimismo, evitarás adoptar malas prácticas por parte de personal de nuevo ingreso.
¡Esto es muy importante para tu negocio!
Por ello, al momento de definir los procesos, debes tener precisado qué vas a vender, cómo y por qué; estableciendo de forma óptima los objetivos para que tu mapa de procesos sea claro y te ayude a alcanzar el éxito.
Recuerda que crear un mapa de procesos es un “diseño” de la organización, más allá de representar un conjunto de tareas, es una forma de establecer buenas prácticas en el trabajo.
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¿Crees que hay alguien mejor que tú y tu equipo para hacerlo? ¡Manos a la obra!
¡Inicia ya tu mapa de procesos!
Gracias por leernos.
