¿Sabías que la matriz de Eisenhower te permite gestionar las actividades y tareas de tu empresa?
Si lo desconoces, no te angusties…
En este post, te enseñaré en qué consiste y cómo aplicarla para que puedas aumentar la productividad de tu organización.
Además, es realmente útil si deseas administrar tu tiempo y el de tu equipo de trabajo con base a una serie de técnicas y estrategias.
A su vez, orienta el proceso de priorización y planificación de tareas permitiendo liberar tiempo y esfuerzo en aquello que no contribuye de forma significativa a los objetivos propuestos.
De este modo, es una herramienta gráfica que se compone de cuatro cuadrantes, los cuales te permitirán organizar tus tareas y clasificarlas de acuerdo a su grado de importancia y urgencia.
Lo cual te ayudará a mejorar la eficiencia de tu lugar de trabajo, delegar funciones, eliminar las actividades que solo te hacen perder el tiempo y avanzar hacia tus objetivos de corto y largo plazo.
¿Quieres aprender más?
Entonces, presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:
- Matriz de Eisenhower ¿Qué es?
- ¿Cómo funciona?
- 5 pasos para realizar tu propia matriz Eisenhower
- Ejemplo práctico de la matriz de Eisenhower
¡Comencemos!
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower, también conocida como la caja de Eisenhower o la matriz urgente/importante, es una estrategia que te permite evaluar y organizar todas tus actividades y tareas de acuerdo a su grado de urgencia e importancia.
Es decir, te permite priorizar las tareas y administrar la carga de trabajo, con el fin de que las más importantes puedan ser priorizadas y sean completadas lo más pronto posible.
Por tanto, la idea general propone dividir todas las actividades pendientes en cuatro cuadrantes distintos, cuyos ejes corresponden a su importancia y urgencia, los cuales, poseen valores que van desde 1 hasta 4 según su nivel de prioridad.
De esta manera, podrás tomar la decisión de cuáles tareas debes hacer primero y cuáles puedes dejar de lado para retomarlas posteriormente o, incluso, delegarlas o desecharlas si es necesario.
Pero.. ¿cómo nació este método?
En primera instancia, fue creada por el político, militar y expresidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.
De este modo, debido a su estatus y posición en el ejército, Dwight tuvo que enfrentarse a una gran cantidad de decisiones difíciles y tareas que tenía que delegar, ya que contaba con poco tiempo para atender un gran conjunto de actividades.
Por todas estas responsabilidades, se vio en la obligación de gestionar eficientemente su tiempo para poder cumplir con la mayoría de las actividades requeridas.
Sin embargo, aunque se le considera el creador del método, se debe destacar que su popularidad y reconocimiento es gracias al autor estadounidense Stephen Covey debido a su obra literaria “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”.
De este modo, también se le conoce como matriz de Covey o cuadrante de Covey.
“Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
Dwight D. Eisenhower
¿Cómo funciona?
Como te mencioné anteriormente, la matriz de Eisenhower se representa gráficamente a través de cuatro cuadrantes a los cuales, se les asignan una lista de tareas para poder separar y visualizar la urgencia e importancia de cada una de ellas.
A continuación, aprenderás cómo abordarla de forma adecuada:
Seguidamente, te cuento más detalles:
Primer cuadrante: Actividades importantes y urgentes
El primer cuadrante está ubicado en la parte superior izquierda. Está conformado por todas aquellas actividades o tareas que debes completar de forma inmediata o a corto plazo, ya que son esenciales para la empresa o la vida diaria.
Por ello, reciben el nivel de prioridad 1 y debes enfocar toda tu atención en completarlas.
Además, son actividades que no pueden ser postergadas, de lo contrario, se acarrearán consecuencias negativas.
Por ejemplo:
- Responder un correo a un cliente con carácter de urgencia.
- Abordar una situación de emergencia imprevista como la interrupción en una de las cadenas de suministros.
- Escribir una publicación diaria para el blog de tu empresa para cumplir con la cuota de contenido establecida.
Segundo cuadrante: Actividades importantes pero no urgentes
Se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la matriz y, por lo general, este cuadrante está conformado por las actividades que se pueden programar para más adelante.
Es decir, son las tareas a cumplir en el largo plazo que son importantes, pero no tienen un plazo de tiempo fijado.
Por ejemplo, reducir el presupuesto de la empresa en el largo plazo, producir un nuevo artículo para lanzar al mercado, etc.
Tercer cuadrante: Actividades urgentes pero no importantes
El tercer cuadrante está ubicado en la parte inferior izquierda de la gráfica.
Está conformado por las actividades y tareas que se deben delegar a otra persona o programar para después, luego de que hayas terminado las tareas del primer cuadrante.
Por lo general, deben completarse de forma inmediata, pero quizás pueden no ser prioritarias, por lo que pueden delegarse a otros miembros del equipo.
Por ejemplo, agendar citas con prospectos, dar respuesta a los correos de recibido o darle seguimiento a una campaña de anuncios.
Cuarto cuadrante: Actividades que no son urgentes ni importantes
El último cuadrante está situado en la parte inferior derecha, allí, se ubican todas las tareas que deben ser eliminadas, ya que son una distracción y representan una pérdida de tiempo para el equipo de trabajo.
Algunos ejemplos son revisar todas tus cuentas personales de redes sociales o dedicarle más de lo necesario al momento de seleccionar un color para el fondo de los anuncios publicitarios, etc.
Posteriormente, al asignar tus tareas al cuadrante adecuado, puedes comenzar a abordar las actividades importantes y urgentes de forma oportuna.
5 pasos para realizar tu propia matriz Eisenhower
A continuación, te mostraré cómo aplicar de forma sencilla la matriz de Eisenhower en tu empresa.
¡Presta atención!
Paso 1: Define tus actividades
En primer lugar, debes conocer el conjunto de actividades y tareas que tú y tu equipo de trabajo deben realizar, te recomiendo hacer una lista donde organices y priorices cada una de ellas.
Paso 2: Clasifica tus tareas con base en los cuadrantes
En segundo lugar, una vez priorizadas las actividades y tareas, debes clasificarlas según su grado de urgencia e importancia, según los 4 cuadrantes explicados anteriormente.
Paso 3: Aprende a delegar las actividades y tareas
Aprender a delegar responsabilidades es una gran estrategia que permite aumentar la productividad de la empresa. Además, es una forma de motivar a tus compañeros de equipo, ya que podrás conocer cada uno de sus talentos.
Sin duda, uno de los grandes retos para las personas y empresas que comienzan a usar la matriz de Eisenhower por primera vez para gestionar tareas, es aprender a delegar funciones.
Paso 4: Implementa la matriz de Eisenhower con tu equipo
También puedes gestionar tu equipo de trabajo utilizando la matriz de Eisenhower.
De esta manera, es más sencillo que cada persona conozca cuáles son las actividades que debe realizar y la prioridad que se le debe dar a cada una de ellas.
Por ello, si aplicas este método en toda la empresa, podrás dejar de perder el tiempo en juntas o reuniones de seguimiento innecesarias, es decir, tan solo con implementar la matriz Eisenhower en la organización, ya eliminaste al menos una tarea del cuarto cuadrante.
Paso 5: Enfoca tus esfuerzos de manera efectiva
Una vez que ya has cumplido cada uno de los pasos anteriores, ya sabes cuáles son las tareas y actividades más importantes y urgentes que necesitan de tu atención.
Como ves, ya es más fácil para ti, decidir qué debe resolverse de forma inmediata y qué necesita más planeación.
Ejemplo práctico de la matriz de Eisenhower
Ahora que sabes qué función tiene cada cuadrante y qué tipo de tareas debes agregar en cada uno, es importante que aprendas a ubicar correctamente tus actividades.
De este modo, para ayudarte, te dejo un ejemplo de cómo se utiliza la matriz de Eisenhower para gestionar las tareas de tu empresa.
A continuación, conocerás el caso de la tienda de zapatos “Calzadíssimo”, un emprendimiento dedicado a producción y venta de zapatos para damas, donde ofrece variedad de modelos para todos los gustos y necesidades de sus clientes.
Actualmente, la tienda es administrada por su propietaria, la diseñadora de modas Laura Castillo y cuenta con dos colaboradores más.
De este modo, te invito a observar cómo organiza la tienda, las actividades en cada uno de los cuadrantes:
Primer cuadrante. ¡Hazlo ya!
Como ya conoces, este es el cuadrante de las actividades importantes y urgentes.
Entonces, para conocer qué tareas van en esta sección, debes preguntarte si solo las puedes hacer tú y si es realmente importante que lo hagas de inmediato.
Para Calzadíssimo, estas son algunas de las actividades importantes y urgentes:
- Abordar una situación de emergencia imprevista al momento de producir los calzados.
- Realizar reuniones con proveedores con fechas de vencimiento próximas.
- Entregar las marcas de calzados con fecha tope.
Segundo cuadrante. ¡Planifica!
Ahora, si las actividades y tareas solo las puedes hacer tú, pero se pueden posponer, entonces entra en este cuadrante porque se establece un horario posterior para ella.
Estas son algunas de las actividades importantes pero no urgentes en Calzadíssimo:
- Crear la propuesta de valor de la empresa, con la cual, la marca de zapatos llegará a los clientes.
- Responder correos y mensajes de clientes y proveedores.
- Cotizar un plan de servidor para el sitio web.
Tercer cuadrante. ¡Delega!
Ahora, se agregan las tareas que, aunque son urgentes, no son importantes porque no necesariamente debes hacerlas tú, sino que puedes delegar.
Continuemos con el caso de Calzadíssimo:
- Atender a los clientes.
- Entregar folletos para captar clientes.
- Gestionar la página web, blog y redes sociales.
- Realizar ventas online
Cuarto cuadrante. ¡Elimina!
Finalmente, debes seleccionar las tareas de menor importancia, aquellas que incluso podrían eliminarse sin problema.
En el caso de Calzadíssimo, se eliminaron las siguientes actividades:
- Revisar las redes sociales personales en horario laboral.
- Usar el teléfono cuando se está atendiendo a los clientes.
Observa cómo quedan los cuadrantes gráficamente:
Te invito a probar nuestra versión de gestión empresarial Platzilla. Es ideal para organizar actividades y mucho más.
Conclusiones
Finalmente, ya conoces la importancia de aplicar la matriz de Eisenhower a tu empresa para gestionar tareas, también puedes aplicarla en tu vida personal, ya que sin duda, hará aumentar tu productividad.
De este modo, al aprender cómo priorizar y gestionar las tareas de manera eficaz, puedes mejorar la eficiencia de tu lugar de trabajo, delegar funciones, eliminar las actividades que solo te hacen perder el tiempo y avanzar hacia tus objetivos de corto y largo plazo.
Toma en cuenta que como toda matriz, posee un funcionamiento específico, que te ayudará a utilizarla correctamente.
Así mismo, aprendiste que la matriz de Eisenhower es una representación gráfica, formada por cuatro cuadrantes, ordenados en dos ejes que miden el grado de importancia de las tareas así como el nivel de urgencia.
Allí, se organizan todas las tareas pendientes a ser ejecutadas, las cuales deben ser clasificadas previamente para determinar cuáles se deben realizar de forma inmediata, cuáles delegar y cuáles eliminar.
Luego de asignar tus tareas al cuadrante adecuado, puedes comenzar a establecer los procesos de administración para poder abordar las actividades importantes de forma oportuna y eficiente.
Si quieres aprender más sobre la matriz de Eisenhower, te invito a leer los siguientes post:
- Aplica la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias
- Matriz de Eisenhower en una empresa de servicios ¡Prioriza las tareas!
- Matriz de Eisenhower en una empresa comercial ¡Prioriza las tareas!
- Matriz de Eisenhower en una empresa industrial ¡Prioriza las actividades!
- Matriz de Eisenhower en una empresa distribuidora ¡Gestiona tu tiempo!
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
