Matriz de talento “9 cajas”, para medir el desempeño

Con esta entrega nos proponemos presentar una guía sobre la matriz de talento “9 cajas” (9 box) utilizada por los responsables del área de recursos humanos, para medir el desempeño de los empleados.

Es una herramienta sencilla, pero efectiva y estratégica, que facilita obtener una radiografía del estado de la empresa, respecto a sus colaboradores. Sin duda, conocer cómo funciona es importante para empresarios mipymes.

Para lograr el propósito, mostramos en qué consiste la matriz de talento 9 cajas; junto con una descripción de las nueve cajas y los pasos para implementar la matriz en tu empresa.

Como sabemos, en el complejo entorno en que se encuentran hoy las mipymes, es cada vez más necesario implementar estrategias que optimicen el seguimiento y la gestión del talento humano.

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Toda empresa que desee mantenerse en el camino del éxito tiene que alcanzar un nivel alto de competitividad. Lo que es más desafiante en algunos contextos, como lo es el tecnológico.

En tal sentido, necesita medir el rendimiento de los empleados. Con evaluaciones periódicas de las competencias podrá identificar sus fortalezas, además de aquellas áreas en que necesitan mejorar (debilidades).

Estas evaluaciones se pueden hacer de varias formas entre las que destacan las evaluaciones cara a cara donde hay 4 métodos para reinventar las entrevistas de evaluación como son:

• Limitar el número tratados de temas a evaluar.
• Darle la misma importancia a la preparación de las entrevistas que a la evaluación.
• Consultar a los compañeros que han tratado con el compañero.
• Planificar acciones tras las entrevistas

Dentro de la gama de alternativas de evaluación, encontramos la matriz 9 Box. Es por tal motivo que nos enfocamos en explicar cómo funciona.

¿Qué es la matriz de talento de las 9 cajas?

La matriz de talento de las 9 cajas, en su forma implica nueve cuadros dispuestos en una cuadrícula:

• En el eje X se mide el desempeño actual del colaborador.
• En el eje Y se hace un acercamiento a su potencial.

Cada caja o “box” define, como es claro, el resultado de la relación o cruce entre ambas variables.

Por su parte, los dos atributos se miden en una escala de tres niveles (bajo, medio o alto). De la combinación resulta una cuadrícula de 3 x 3, en la que puedes clasificar a cada miembro de tu equipo de trabajo.

Estas variables pueden ser combinadas según el interés de la empresa, ampliando el alcance de la matriz de talento. Por ejemplo, para la caracterización de los empleados puedes incluir la variable “liderazgo”.

En cualquier caso, la matriz de talento sistematiza la evaluación de desempeño y facilita la socialización de los resultados. Además, podemos tomarla como un modelo para simplificar su interpretación.

Para precisar, tenemos que la matriz de talento de 9 cajas, también conocida como matriz de desempeño, es una herramienta de evaluación que nos permite:

• En primer lugar, “clasificar” a los colaboradores en una tabla, dependiendo del rendimiento que hayan mostrado en un período específico.
• En segundo lugar, y con el fin de lograr la clasificación, cruzar 2 variables (desempeño y potencial), que son medidas a través de evaluaciones de metas y competencias, respectivamente.

¿Cómo puedes aplicar la matriz de talento “9 cajas”?

Es muy fácil cuando se tiene experiencia con indicadores básicos. Puede ser aplicada en empresas de cualquier sector. Observe la siguiente imagen:

Como se observa en esta tabla, el desempeño está situado en el eje X (horizontal) y el potencial en el eje Y (vertical).

Para disminuir tiempos y optimizar el proceso de evaluación de metas y competencias, es recomendable utilizar algún tipo de software que facilite el proceso. Sobre todo, si tienes una plantilla grande de empleados.

Matriz de talento de las 9 cajas. En el eje “desempeño” evaluamos el logro de metas. En el eje “potencial” medimos el nivel de las competencias del colaborador.

Luego de realizar las evaluaciones de las dos variables, y dependiendo del resultado obtenido en cada una, la persona será ubicada en una de las 9 cajas de la matriz.

Es claro que para la medición de las 2 variables debemos aplicar instrumentos idóneos, que reflejen con objetividad la situación de cada colaborador.

Dependiendo de la clasificación obtenida por el empleado, el responsable de la evaluación podrá identificar a potenciales líderes de la organización.

También distinguirá a aquellos colaboradores cuyas competencias no son idóneas para su cargo o que tienen dificultades para alcanzar las metas individuales.

Con esta información, el área talento humano podrá crear planes de desarrollo y de formación, según los resultados obtenidos. Planes que respondan a las necesidades reales de los empleados y de la empresa.

A continuación, explicamos cada una de las 9 casillas

Bajo desempeño – Bajo potencial (situación “alto riesgo”):

Es un colaborador con muy poco potencial y un desempeño deficiente (implica altos riesgos). No está cumpliendo con las expectativas de desempeño y le falta “interiorizar” las competencias requeridas.

Bajo desempeño – Potencial medio (situación “incertidumbre”):

En este caso, el colaborador no cumple de manera satisfactoria con las actividades y metas; muestra un nivel medio en las competencias requeridas en el cargo actual.

Puede tratarse, quizás, de un colaborador a quien le hace falta tiempo para adaptarse. El caso necesita ser evaluado en un contexto “mayor”.

Desempeño medio – Bajo potencial (situación “dilema”):

Es el caso en el que el empleado parece no tener las competencias para desempeñarse en su cargo, pero esto no le impide alcanzar algunas de las metas asignadas.

Es muy probable que sea el caso del colaborador que tiene interés y entusiasmo por cumplir con las tareas y hacerlas cada vez mejor.

Bajo desempeño – Alto potencial (situación “diamante por pulir”):

Aunque el colaborador tiene un alto nivel en las competencias exigidas, no supera o logra las metas asignadas. Por lo tanto, tiene resultados deficientes.

Se podría tratar de alguien que está ubicado en un puesto poco adecuado para sus habilidades técnicas y sociales.

Desempeño medio – Potencial medio (situación “espera apoyo”):

Un empleado que se encuentra en esta “caja”, está mostrando un desempeño y potencial balanceado. Sin duda, será importante impulsar su desarrollo para que avance y mejore sus competencias en el cargo.

Alto desempeño – Bajo potencial (situación “experto empírico”):

Estos colaboradores demuestran una gran capacidad para alcanzar las metas, aunque no demuestran el mejor desempeño en la evaluación de competencias.

Sin lugar a dudas, se trata de personas que conocen el negocio. Será muy difícil que sean líderes, pero son “piezas” clave la organización.

Desempeño medio – Alto potencial (situación “diamante”):

El colaborador que se encuentre en esta condición, cuenta con más de destrezas y habilidades de las necesarias para el cargo. Demuestra un gran potencial alcanzando las metas, pero aún puede lograr aportes más estratégicos.

Alto desempeño – Potencial medio (situación “alto impacto”):

Es el caso de empleados que pueden seguir fortaleciendo sus competencias laborales y desarrollando otras nuevas, para contribuir mucho más al éxito de la empresa.

Es claro que en este caso, será muy importante orientar e impulsar el desempeño del colaborador para, entre otras cosas, fidelizarlo.

Alto desempeño –  Alto potencial (situación “líder potencial”):

Lo ideal es que un gran porcentaje de nuestros colaboradores estén en esta casilla.

Se trata de un empleado que demuestra un desempeño superior al esperado y que cuenta con una alta capacidad para hacerse cargo de nuevas responsabilidades.

Es claro que quienes se ubiquen en esta casilla, deben tener la primera opción para ocupar cargos estratégicos en los planes de renovación y avance de la empresa.

¿Cómo implementar la matriz de desempeño de 9 cajas?

Algunos pasos (a manera de mapa o ruta) para implementar la matriz de talento de 9 cajas o de desempeño, son los siguientes:

1. Informarse sobre su aplicación en mipymes

Si nunca antes has implementado esta herramienta, un primer paso es buscar información sobre la matriz de talento para conocer las ventajas que puede traer para su empresa. Si quedas convencido, entonces… ¡manos a la obra!

2. Elegir los mecanismos de evaluación

Elija cómo se evaluará el desempeño (competencias) y el potencial (metas). Un sistema o software en la nube le puede ayudar en esta tarea, para ubicar en cada “caja” a los colaboradores.

Observe que lo resultados pueden ser utilizados para tomar decisiones relacionadas con los colaboradores. Entre ellas, gestionar reubicaciones y asignación de bonos.

Antes de aplicar la matriz de desempeño, debes tener claro el objetivo que se persigue.

3. Comunicar los detalles a todos los colaboradores

Reúnase con el equipo de trabajo y comunique en qué va a consistir la dinámica de las evaluaciones.

Comparta la planificación. Deje claro cómo funciona, los requisitos, cuál es su objetivo y, muy importante, qué piensas hacer con los resultados.

4. Implementar el proceso de evaluación

Este paso no es más que proceder a medir las dos variables (metas y competencias), para luego “clasificar” a los colaboradores según las 9 cajas o “boxes” de la matriz.

Para la medición del nivel de metas logradas y de las competencias, debes cumplir algunos pasos previos. Como la revisión de los perfiles de cargos, la fijación de metas realistas usando alguna referencia, entre otros elementos.

5. Analizar los resultados

Con el análisis y los resultados en mano, podrás hablar con cada uno de tus colaboradores. Es clave discutir el resultado de cada variable y su ubicación en la matriz de desempeño.

Por otra parte, lo ideal es llegar a un consenso sobre los planes de formación aplicables. Según el caso, deberá tomar decisiones sobre la reubicación del colaborador o, incluso, su despido.

6. Repetir el proceso de evaluación en forma periódica

El valor que agrega este tipo de herramientas se eleva al repetir el proceso de manera periódica.

Con ello podemos recopilar datos históricos que nos permitan evaluar el impacto que han tenido los planes aplicados en el rendimiento y la productividad de cada persona y de los equipos en general.

Conclusiones

En el área talento humano se suele tomar decisiones críticas en las organizaciones. Por ejemplo, los despidos, ascensos, aumentos o beneficios extras, entre otras.

Además, es el área responsable de definir una política de gestión del talento humano que incluya el manejo de estrategias para mejorar el desempeño y la productividad.

En tal sentido, quizás la matriz de talento de 9 cajas puede ser un aliado estratégico, por tratarse de una herramienta sencilla y eficaz, que clasifica a los miembros de la plantilla por su nivel de “desempeño y competencias”. 

Aporte clave para la gerencia…

Un aporte clave de la herramienta es que puede ayudarnos a detectar con evidencia, tanto a los empleados “cuello de botella” como a los potenciales líderes. Con ello, podemos afinar las estrategias de intervención en las áreas que demandan atención.

En fin, para que no te queden dudas sobre sus ventajas, cerramos este artículo respondiendo a la pregunta, ¿por qué utilizar la matriz de talento de 9 cajas en tu empresa? Algunas ventajas son las siguientes:

• Es una herramienta simple y efectiva para clasificar a los empleados en función de su desempeño y potencial.
• Facilita brindar feedback y la comunicación efectiva con los colaboradores, para elevar su productividad, entre otros propósitos.
• Involucra dos variables muy importantes para toda empresa: metas y competencias del personal. Esto es parte de una gerencia eficaz.
• Identifica brechas entre el desempeño real versus el requerido, lo que facilita el diseño de programas y estrategias globales de capacitación. Su importancia es clara en este aspecto.
• Y finalmente, brinda información para sustentar las decisiones en materia laboral y de gestión del recurso humano (ascensos, reubicaciones, despidos).

Con esta lectura ya podrás responder a preguntas como, ¿qué es la matriz de las 9 cajas?, clave en el proceso de evaluación de 360 grados. Sobre este tipo de evaluación hablaremos en otro momento. 

¡Gracias por leernos! Hasta la próxima entrega.