Optimización de procesos: aplica la metodología Six Sigma en tu negocio

¿Quieres aprender cómo aplicar a la optimización de procesos de tu empresa, la metodología Six Sigma?

¡Estás en el lugar correcto!

Porque en este post te enseñaré todos los pasos necesarios para que puedas aumentar la productividad de tu negocio.

La optimización de procesos es uno de los objetivos primordiales para casi todas las gerencias que conforman una organización y también es la meta principal del método Six Sigma.

Sin duda, hay una gran variedad de herramientas que son empleadas en la optimización de procesos, pero la elección de qué método aplicar a tu empresa dependerá de tus objetivos y necesidades, mientras tanto, en este artículo, conocerás acerca de Six Sigma.

¿Quieres aprender más sobre este método?

Entonces presta atención para que saques el máximo provecho del contenido que he preparado para ti:

Metodología Six Sigma ¿Qué es?
Principios de la metodología Six Sigma.
Pasos esenciales para la implementación de la metodología Six Sigma.

¡Toma nota!

Metodología Six Sigma ¿Qué es?

Six Sigma es una metodología muy utilizada para la optimización de procesos, que se encarga de mejorar su calidad y dar un mejor servicio a los clientes.

En otras palabras, esta metodología busca conocer la cantidad de defectos existentes en un proceso para posteriormente elaborar un procedimiento sistemático que permita reducirlos al mínimo.

¡El objetivo final es alcanzar la perfección a través de la eliminación total de los defectos!

Por supuesto, es un objetivo un poco difícil de cumplir, sin embargo, este método es realmente útil, pues permite establecer un parámetro a seguir por las empresas para la optimización de sus procesos.

Además, es importante resaltar que uno de los beneficios más destacables de este método es que permite reducir los costos de producción al producirse menos rechazo y contribuye a una mejora en la calidad de los productos y servicios ofrecidos a los clientes.

¿Quieres saber cómo se creó este método?

La metodología Six Sigma fue desarrollada en los años 80 por el ingeniero Bill Smith de la empresa Motorola, con el fin de alcanzar una reducción radical de defectos en productos.

Inicialmente, estableció este objetivo para sus operaciones de fabricación, pero rápidamente se convirtió en una palabra de moda y un estándar ampliamente adoptado.

Luego, salió a la luz nuevamente a finales del siglo pasado gracias a la empresa General Electric, la cual aplicó en la fabricación y servicios de toda su organización alcanzando maravillosos resultados.

Principios de la metodología Six Sigma

En segundo lugar, el objetivo fundamental de la metodología Six Sigma es identificar y eliminar cualquier defecto que esté causando variaciones en la calidad del producto o servicio, mediante la definición de una secuencia de pasos alrededor de una meta determinada.

A continuación, te mostraré 8 principios sobre los cuales se fundamenta Six Sigma para alcanzar cada uno de sus objetivos:

Optimización de procesos: metodología Six Sigma.

Seguidamente, te cuento los detalles:

Liderazgo comprometido de arriba hacia abajo: fomenta un cambio en la forma de realizar las operaciones y de tomar decisiones. En este sentido, la estrategia se apoya y compromete desde los niveles más altos de la dirección y la organización.
Estructura directiva que incluye personal a tiempo completo: Six Sigma manifiesta su compromiso creando una estructura directiva que integre líderes de negocio, de proyectos, expertos y facilitadores, los cuales tienen roles y responsabilidades específicas para formar proyectos de mejora.
Formación: cada uno de los actores de Six Sigma necesita formación y entrenamiento específico.
Acreditación orientada al cliente y enfocada a los procesos: trata de que todos los procesos cumplan con los requerimientos demandados por el cliente y que los niveles de calidad y desempeño cumplan con los estándares definidos.
Herramientas estadísticas: los datos y la estadística son las herramientas fundamentales de Six Sigma, ya que orientan los esfuerzos de esta metodología.
Metodología robusta: necesita de esta metodología para resolver los problemas del cliente, por medio del análisis y tratamiento de los datos obtenidos.
Proyectos largos: es una iniciativa al largo plazo.
Comunicación: los programas que conforman Six Sigma demandan ampliamente una comunicación real entre todos los miembros y departamentos de la organización, dentro y fuera de ella.

Interesante ¿cierto?

Pasos esenciales para la implementación de la metodología Six Sigma

En la práctica, Six Sigma sigue dos sub-metodologías: DMAIC y DMADV. A continuación, verás en qué consisten cada una de ellas:

¡Presta atención!

DMAMC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar)

Consiste en la aplicación proyecto a proyecto, de un proceso estructurado en 5 fases:

1. D (Definir):

En este punto, se deben identificar los primeros proyectos que deben ser evaluados por la dirección de la empresa con la intención de no reutilizar los recursos. Luego, una vez seleccionado el proyecto, se debe escoger el equipo de trabajo que se encargara de él.

Por lo tanto, en esta fase deben responderse las siguientes preguntas:

¿Qué procesos existen en su área?
¿Quién o quiénes son los dueños de estos procesos?
¿Qué personas interactúan en el proceso?
¿Quiénes podrían ser parte de un equipo para cambiar el proceso?
¿Tiene actualmente información del proceso?
¿Qué tipo de información tiene?
¿Qué procesos tienen mayor prioridad de mejorarse?

2. M (Medir):

A continuación, debes identificar en el proceso, los requisitos claves de los requerimientos de los clientes, las características claves del producto y los parámetros que afectan el correcto funcionamiento del proceso.

Por ello, se debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

¿Sabe quiénes son sus clientes?
¿Conoce las necesidades de sus clientes?
¿Cómo se desarrolla el proceso?
¿Cuáles son sus pasos?
¿Qué tipo de pasos compone el proceso?
¿Cuáles son los parámetros de medición del proceso y cómo se relacionan con las necesidades del cliente?
¿Por qué son esos los parámetros?
¿Cómo obtiene la información?
¿Qué exactitud o precisión tiene su sistema de medición?

3. A (Analizar):

El equipo de trabajo debe evaluar los datos de los resultados históricos y actuales del proceso para conocer sus fallos y aciertos, además, definen cuáles son las variables clave de entrada que afectan las variables de respuesta dentro del proceso.

Por consiguiente, se debe dar respuesta a las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son las especificaciones del cliente para sus parámetros de medición?
¿Cómo se desempeña el proceso actual con respecto a esos parámetros?
¿Cuáles son los objetivos de mejora del proceso?
¿Cómo los definió?
¿Cuáles son las posibles fuentes de variación del proceso? Muestre cuáles y qué son.
¿Cuáles de esas fuentes de variación controla y cuáles no?
De las fuentes de variación que controla, ¿cómo las controla y cuál es el método para documentarlas?
¿Monitoriza las fuentes de variación que no controla?

4. M (Mejora):

También, el grupo busca determinar o definir la relación causa-efecto para optimizar el funcionamiento del proceso. Además, se determina el rango operacional de las variables de entrada del proceso.

Además, debe dar respuesta a las siguientes interrogantes:

¿Las fuentes de variación dependen de un proveedor?. Si es así, ¿cuáles son?
¿Quién es el proveedor?
¿Qué está haciendo para monitorearlas y/o controlarlas?
¿Qué relación hay entre los parámetros de medición y las variables críticas?
¿Interactúan las variables críticas?
¿Cómo lo definió? Muestre los datos.
¿Qué ajustes a las variables son necesarios para optimizar el proceso?
¿Cómo los definió? Muestre los datos.

5. C (Controlar):

Finalmente, se debe diseñar y documentar los controles necesarios para confirmar y asegurar que los resultados obtenidos a través del proyecto Six Sigma se mantenga en el tiempo al implementarse las mejoras.

Por tanto, una vez alcanzados todos los objetivos, el equipo debe informar a la dirección.

También, deben responderse las siguientes cuestiones:

¿Qué exactitud o precisión tiene su sistema de medición?
¿Cómo lo definió? Muestre los datos.
¿Cuánto se ha mejorado el proceso después del cambio?
¿Cómo lo define? Muestre los datos.
¿Cómo mantiene los cambios?
¿Cómo monitoriza los procesos?
¿Cuánto tiempo o dinero ha ahorrado con los cambios?
¿Cómo lo está documentando? Muestre los datos.

DMADV (Definir, Medir, Analizar, Diseñar, Verificar)

También conocido como Design For Six Sigma (DFSS), está compuesto por cinco etapas:

D (Definir): busca determinar objetivos realistas que se adapten a los requisitos del cliente o la estrategia empresarial.
M (Medir): busca identificar los requisitos críticos para la calidad demandada por el cliente.
A (Analizar): consiste en analizar múltiples alternativas para el cliente junto con el ciclo de vida total estimado del proyecto.
D (Diseñar): trata de diseñar el proceso antes de pasar a una versión más detallada que se convertirá en el prototipo para identificar errores y realizar modificaciones.
V (Verificar): consiste en verificar que la iteración final del producto o proceso sea aprobada por todos los clientes.

Las metodologías DMAIC y DMADV son similares, pero tienen diferentes aplicaciones. En este sentido, el método DMAIC está diseñado para procesos o productos existentes que no satisfacen las necesidades del cliente o no cumplen con los estándares requeridos.

Mientras que cuando una empresa necesita desarrollar un producto o proceso que aún no existe, o cuando el producto está optimizado, pero aún no cumple con los requisitos establecidos, es entonces cuando se debe utilizar DMADV.

Conclusiones

Finalmente, ya conoces la importancia de aplicar a la optimización de procesos, la metodología Six Sigma, pues sin duda, garantizará a la empresa una mayor productividad, una mejora en la gestión del tiempo, y te garantizará una reducción de costes.

Toma en cuenta que el método Six Sigma busca conocer la cantidad de defectos existentes en un proceso o producto para luego elaborar un procedimiento sistemático que permita reducirlos al mínimo.

Recuerda que este método de optimización posee dos sub-metodologías, por tanto, si deseas producir un bien o servicio ya existente, pero que no cumple con los requerimientos demandados por el cliente, debes utilizar DMAIC.

Sin embargo, si tu deseo es crear un proceso o producto que NO existe en el mercado y que al igual que el caso anterior, no cumple con los estándares requeridos, te conviene más aplicar DMADV.

Sin duda, este método te será realmente útil para optimizar los procesos de tu empresa. Toma en cuenta cada uno de los principios y busca un excelente equipo de trabajo que realmente esté comprometido con tu negocio. ¡Ánimo!

Optimización de procesos: Aplica la metodología Six Sigma en tu empresa