La organización de las ventas en empresas de venta al público es una tarea sencilla pero que a menudo se queda “a medias”. Es importante ser expeditivos en el trabajo, no sólo para ahorrar tiempos, sino para mejorar la calidad del servicio.
Este artículo es continuación del artículo sobre gestión de las ventas en empresas de venta al público dentro de una serie de 3 artículos para entender cómo controlar las ventas en su más amplio sentido. Así tenemos:
- Gestión de las ventas en empresas de venta al público: donde hablamos de los procesos y flujos de trabajo.
- Organización de las ventas: basado en los flujos definidos, determinamos qué información necesitamos para hacer esos procesos y qué tareas automáticas u ocultas ha de hacer nuestro sistema. Este es el artículo actual.
- Análisis de las ventas: para hacer seguimiento y mejorar día a día. El análisis no sólo nos servirá para controlar este área en la empresa, sino para organizar las ventas y la gestión.
Organización de las ventas con información y acciones automáticas por módulos:
Para ilustrarlo usaremos el ejemplo de Músika con K, empresa de venta y alquiler de instrumentos musicales además de cursos de música. En la organización de las ventas utilizan los siguientes módulos con estos campos particulares:
Presupuesto
Organización de las ventas: Campos particulares
En dicho módulo además de las tablas de los productos involucrados tienen como campos particulares:
- Prospecto, donde identificamos un potencial cliente.
- Cliente y su tipo (campo relacionado) para poder adelante sacar información sobre tipos de cliente.
- Tipo presupuesto: venta instrumento, alquiler o curso. Recordemos que Musika con K hace los 3 tipos de ventas. Es cierto que los cursos normalmente no tienen presupuesto, salvo volúmenes de cursos (o cursos que se dan en escuelas).
Acciones automáticas:
- Si se cierra la venta dicho prospecto automáticamente pasa a cliente. Además de ello, se nos alimentan los gráficos, informes y ratios asociados al mismo.
- Se envía un correo electrónico al cliente con el presupuesto creado, se le facilita un acceso a Platzilla si quiere ver su presupuesto ahí (muy útil para clientes que piden varios presupuestos y ya trabajan con nosotros).
- Se genera una tarea de seguimiento del presupuesto en nuestro calendario y si se desea un email de seguimiento automático.
Pedido:
Campos particulares:
- Tipo de cliente (como en presupuesto)
- Condiciones de pago
- Condiciones de entrega.
- Oferta paralela: este campo es interesante, porque si se rellena (es un check box) se activa una tarea automática para el departamento comercial para intentar vender algo en paralelo. Esto aplica para la venta de instrumentos, donde podemos ofrecer cursos asociados al instrumento que se está pidiendo.
- Tipo de pedido: Aquí tenemos dos opciones: reserva y venta. Algunos instrumentos requieren ser pedidos al fabricante por ser unidades especiales. También a veces no se tiene stock de los mismos.
- Adelantamento: este campo aparece si en el tipo de pedido se ha seleccionado reserva. Este campo se puede estar destinado por si se quiere registrar una cantidad de dinero que se ha pagado adelantado, por ejemplo para reservar el artículo.
Organización de las ventas: Acciones automáticas
- Si en el pedido habíamos señalado “oferta paralela” el sistema crea una tarea (y su comunicación por email) para el comercial que haga la revisión del mismo.
- Si hemos creado un adelantemento, al crear la venta desde el pedido aparecerá una línea en la tabla de elementos de la venta que será el adelatamento (que figurará en valor negativo) y restará a las unidades registradas.
Venta:
Organización de las ventas: Campos particulares
- Crédito del cliente: En algunos casos, sobre todo para los cursos se trabaja con créditos del cliente, donde por adelantado pagan una cantidad de cursos y se van ejecutando (ejecutando la venta) según se van pidiendo dichos cursos. Este campo aparecería si al seleccionar dicho cliente, tuviera crédito.
- Pedido o Presupuesto: La venta se puede realizar directamente o al revés, desde el Pedido o desde el Presupuesto.
Acciones automáticas:
- Cuando se selecciona el crédito del cliente, se carga dicho crédito en una línea de la venta
- Se generan las notificaciones de la venta al cliente y le aparece en su Platzilla en caso que tenga un acceso de cliente.
Factura:
La factura no tiene campos particulares específicos. La factura es el resultado de todo el proceso anterior, donde los campos específicos ya se muestran en el resto de módulos.
Como tareas automatizadas en la factura, tenemos el envío de la misma al cliente.
Conclusión
Como podemos ver en el caso de musika con K, podemos jugar con campos y acciones automáticas para ilustrar el proceso visualizado en el artículo anterior: gestión de las ventas en empresas de venta al público
Platzilla permite variar las acciones, crear y eliminar campos y adaptar el negocio según vas creciendo
