Si has leído los últimos artículos publicados, sabrás que hemos estado hablando de planes de diferentes tipos. P. ej., sobre el plan de viabilidad de una idea y el plan de acción para poner en marcha una pyme. Un aspecto clave en la elaboración de tales planes, tiene que ver con organizar las tareas. A este tema dedicamos la entrega de hoy. ¡Es interesante, no te lo pierdas!
Todos tenemos claro qué es una tarea, sin duda. Desde que iniciamos el día estamos pensando, planificando y ejecutando tareas. Creo que en ello estamos de acuerdo. Sin embargo, vale la pena precisar qué es una tarea, cuando nos adentramos en una organización. Por ejemplo en una mipyme, una institución educativa, una ONG, etc.
En el caso de la RAE, una de las acepciones para el término tarea es: trabajo que debe hacerse en tiempo limitado. También, se entiende que la tarea se refiere a la práctica de una “obligación”. En tal sentido, la tarea se caracteriza por:
- tener un tiempo limitado, tal como lo señala la definición de la RAE; y
- realizarse con el propósito de cumplir con una actividad, de la cual es parte.
Al respecto, se distingue de “actividad”, por cuanto este término tiene el significado de “conjunto de tareas propias que realiza una persona”. Desde un punto de vista psicológico, la actividad mediatiza la relación de una persona con el mundo (real o por crear).
Podríamos decir, además, que la tarea es una acción “atómica”, mientras que la actividad implica diversas acciones para el logro de un trabajo más “complejo”.
Organizar las tareas en un plan de puesta en marcha
En el artículo referido arriba (Plan de acción para el inicio de actividades), hablamos de un grupo de tareas generales que deben ser abordadas para elaborar un plan de inicio de actividades de una empresa. Allí señalamos que el orden de las tareas varía según el tipo de empresa y las condiciones particulares del emprendedor.
La lista de tareas generales indicada – es decir, el trabajo que hay que hacer – recibe un tratamiento particular en cada caso. Porque son muchas las variables que afectan el plan de acción de la puesta en marcha. Parte de la lista de tareas referidas en el artículo es la siguiente:
- Crear el fondo para cubrir inversiones, costes y gastos de inicio.
- Decidir la forma jurídica para el registro de la empresa.
- Obtener la identificación tributaria.
- Legalizar libros contables y medios de facturación.
- Ubicar el local, remodelar y equipar.
- Conformar el equipo de trabajo.
- Otras como: gestionar proveedores, buscar alianzas, registro de marcas, etc.
Si contrastamos esta lista de ítems con los conceptos de “tarea” y “actividad”, ¿qué término representa mejor a cada uno de los ítems? Sin duda, más que tareas son actividades y trabajos por ejecutar. Aunque el uso del término “tarea general” es válido; y puede tomarse como “grupo de subtareas o trabajo” para alcanzar un propósito.
La tarea general debe cumplirse en un tiempo limitado y, sin duda, constituye la práctica de una “obligación”. Sin su logro no podríamos poner en marcha la idea de negocio en un lapso razonable. Pero es claro que necesita un desglose antes de llevarla al plan y plasmarla en un Gantt y/o tablero Kanban.
¿Cómo abordar las actividades de “gran magnitud”?
Un punto clave para organizar las tareas en un plan, es haber desglosado las actividades o el trabajo, en acciones “atómicas” para su ejecución. ¡Pero ojo!, el nivel de detalle es una cuestión relativa. Porque dependerá de factores como las competencias de los responsables de su ejecución. Por ello, “atómicas” no se puede tomar de una forma literal.
Por ejemplo, observe que la actividad “ubicar el local, remodelar y equipar” de la lista señalada, necesita un desglose en tareas más pequeñas para llevarlas a un plan. En el alto nivel podríamos asignarle un tiempo y las condiciones obligatorias que debe cumplir. Pero esto tiene desventajas. Una de ellas es la dificultad del seguimiento del trabajo completo.
Entonces, será necesario aplicar un desglose para definir tareas específicas, controlables y fáciles de ordenar. Además, el orden de precedencia es un elemento esencial: ¿qué se hace antes – qué se hace después? ¡Ah!, ¿y cuánto cuesta?
Gestionar Fácil.
Es claro que no es sencillo saber por dónde empezar, cuando la descripción de la actividad se parece más a un objetivo general. Por ejemplo: “decidir la forma jurídica para el registro de la empresa”. Está claro lo que debemos decidir, pero… ¿por dónde comenzamos?
La mejor manera de abordar estas “expresiones de logro de gran magnitud”, es desglosarlas en tareas pequeñas y manejables. Es decir, cuando hayamos realizado cada una de las tareas, entonces habremos alcanzado el propósito global. ¿No es lo que hacen los constructores de grandes rascacielos?
¿Qué necesitamos para organizar las tareas en un plan?
Es claro que cuanto más complejo sea el proyecto empresarial (idea de negocio), más niveles de desglose en tareas tendrá. Por ejemplo, la puesta en marcha de una fábrica de componentes electrónicos para coches, es más compleja que la puesta en marcha de una venta de chocolates artesanales, en una pequeña localidad.
Como regla general, los expertos nos dicen que la subdivisión de las tareas puede detenerse cuando alcancemos el punto en el que el trabajo precise la unidad temporal que nos convenga. Y con la cual tengamos dominio de la situación. Así pues, si te interesa controlar por días, descomponga el trabajo hasta que cada tarea se pueda realizar en ese tiempo.
Claro, esta no es una regla inflexible. Porque depende también del responsable de la ejecución. En cualquier caso, cuando termines el desglose de tareas para la puesta en marcha de la empresa, debes responder las 3 siguientes preguntas:
- ¿Cuánto tiempo llevará realizar cada tarea?
- ¿Cuánto costará realizar cada tarea y qué demanda su ejecución?
- ¿Qué competencias se precisan para realizar cada tarea?
La ejecución de un grupo de tareas debe tener un resultado tangible. Por ejemplo, el desglose de la actividad “ubicar el local, remodelar y equipar” – que es de gran magnitud – debe terminar con un local listo para operar. Para ello se realizarán muchas tareas, en un orden específico, con ciertos costes y tiempos para cada una.
La estimación es clave:
Es claro que la buena estimación temporal de cada tarea nos ayudará a crear un plan de acción útil. Habrá tareas conocidas para las que será fácil la estimación de tiempo. Es decir, tareas que ya habremos hecho o sobre las que tienen experiencia otras personas del equipo. Pero también podemos enfrentar tareas no conocidas, que demandarán búsqueda de información, reflexión y discusión.
¿Qué tareas especificarías para el caso de la actividad: “conformar el equipo de trabajo”? Es probable que ya tengas experiencia en ello. Sin embargo, aún con mucha experiencia, sabrás que hay tareas para las que no es fácil estimar tiempos.
Algunos consejos sobre cómo hacer las estimaciones de duración de las tareas son:
- En lo posible, una estimación debe basarse en la experiencia, a partir del tiempo habitual requerido para realizar la tarea. Si tenemos acceso, serán útiles los datos históricos. Cuanto más familiarizados estén los colaboradores con la tarea, más precisa será la estimación.
- Es importante tener presente que una estimación es sólo eso: ¡una estimación! Es decir, no es una garantía. Por lo que el seguimiento es necesario y el plan puede cambiar.
- Cuando se nos hace muy difícil la estimación del tiempo, podría ser necesario revisar el desglose de tareas y pensar en unidades de tiempo más pequeñas.
Comentario para finalizar
Para resumir lo que hemos señalado y hacerlo fácil, la clave para organizar las tareas en el plan de acción de la puesta en marcha de la empresa, pasa por un desglose apropiado del trabajo a realizar. En términos concretos, este desglose se debe llevar a cabo hasta que la tarea cumpla las siguientes condiciones:
- Debe tener un propósito único. Además, debe poder medirse, por lo que el verbo para denotar la acción debe ser específico.
- En la descripción de la tarea, debemos indicar la duración. Necesaria para el diagrama de Gantt, si lo hacemos; y para el seguimiento.
- La tarea debe ser administrable. No solo requiere una estimación de tiempo, sino también el coste involucrado y las restricciones, entre otros posibles elementos.
- Toda tarea debe tener un responsable directo, que dé cuenta del resultado.
Para finalizar, un comentario importante: cuando gestionamos por tareas, corremos el riesgo de que el equipo esté ejecutando acciones sin entender hacia dónde va; o sin tener a la vista el objetivo global. Esto puede tener consecuencias negativas, como desmotivación y baja calidad.
Por lo que el emprendedor debe asegurarse de que sus colaboradores entiendan que cada grupo de tareas relacionadas, es un reto para el logro de algo mayor, que siempre debe estar a la vista de todos. En este caso, para poner en marcha la empresa…
¡Muchas gracias por leernos!
