¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre cómo organizar una pyme con la plataforma de aplicaciones Platzilla! En esta entrega, en particular, queremos compartir sugerencias y recomendaciones para cuando la empresa está en funcionamiento regular.
Como seguramente sabes, una empresa pasa por diferentes etapas en su camino del éxito. Después de que el emprendedor ha desarrollado la idea de negocio y ha puesto en marcha su empresa, viene una siguiente etapa a la que denominamos “funcionamiento regular”.
Para más detalles al respecto, te invito a revisar nuestro modelo de etapas de una empresa:
Nuestra recomendación central es que, como empresario, en funcionamiento regular debes prestar atención a 3 acciones clave:
- mantener el foco en la realización del producto o servicio,
- captar y atender a los clientes, y
- facturar para generar ingresos y así consolidar la empresa.
Según sea el tipo de empresa y de producto o servicio que ofrezcas, tendrás o no colaboradores al poner en marcha la empresa. Con independencia del contexto o situación, las 3 acciones mencionadas son claves para la continuidad del negocio. Bien ejecutadas te pondrá en el camino de la siguiente etapa: funcionamiento estable.
Aparte de mantener la atención en las 3 actividades comentadas, un punto importante es el control de la información. La gestión temprana de la información, tomada como un activo, es fundamental para avanzar con buen pie. Es decir, es una actividad clave tanto para la administración como para la gestión de la pyme.
Organizar una pyme con Platzilla
¿Qué es lo común en la etapa funcionamiento regular, con relación a la gestión de la información?
En muchos casos el empresario y sus colaboradores registran información en medios manuales o digitales básicos. En el mejor de los casos, utilizan aplicaciones de ofimática como, por ejemplo, las hojas de cálculo.
Es probable que justo ahora tengas información de tus clientes, productos o servicios, pedidos, oportunidades… en hojas de cálculo.
Esto no está mal cuando la información es poca, ya que podrás gestionarla sin dificultades con herramientas como la indicada. Pero al aumentar los clientes y la facturación, por ejemplo, estos medios pueden resultar inadecuados.
Cuando el volumen de datos crece, es necesario contar con herramientas más robustas, pues un elemento clave es la colaboración en el manejo y actualización de la información. Con herramientas básicas tendrás obstáculos para tal propósito.
En este contexto, lo común es que el empresario se ocupe de buscar opciones para minimizar el desperdicio y los problemas que acarrea no tener la información a la mano. Información que debe ser consistente y de calidad para la buena gestión, y visible para todos los involucrados.
Por ejemplo, los responsables de venta deben tener información a la mano sobre los artículos, los clientes, la disponibilidad en inventario, etc. Esto es necesario para mejorar las ventas, entre muchos otros aspectos.
Organizar una pyme: Problemas en la adquisición de aplicaciones
Es probable que conozcas experiencias de incorporación de software en empresas. Y con seguridad habrás presenciado o vivido que es una tarea que puede convertirse en un dolor de cabeza.
Esto suele ocurrir, por ejemplo, cuando acudes a un amigo y este, sin mala intención, te recomienda una aplicación que él utiliza o de la que ha escuchado buenos comentarios. Aunque también ocurre con asesores o vendedores de software.
En muchos casos esto conlleva a adquirir herramientas que terminan complicando la administración y la gestión de la pyme. La razón de esto es, principalmente, porque se compra la aplicación sin probar con detenimiento. Luego, cuando se prueba con detalle, hay que realizar muchas adaptaciones. Lo que conlleva a dificultades difíciles de resolver.
En tal sentido lo recomendado es que, antes de probar o contratar una herramienta, tengas claro qué es lo que requieres en tu empresa. Según sea la forma de trabajar y de administrar los datos y la información de las diferentes áreas, será mejor una u otra solución.
Entre muchos de los problemas que acarrea la incorporación de software o aplicaciones sin considerar lo que realmente necesitamos, podemos citar los siguientes:
- pérdidas de dinero y de tiempo;
- desconfianza por parte de los colaboradores;
- mala imagen frente a los clientes y proveedores;
- información de mala calidad o incompleta;
- enredo en la gestión y en el flujo de actividades;
- … y muchos otros problemas que, con seguridad, conoces.
2 claves para adquirir aplicaciones software
Por lo comentado, nuestra recomendación para organizar una pyme es comenzar con un software que cumpla con 2 condiciones clave:
- Software del tipo SaaS, disponible en la nube, que no nos ocupe tiempo en su instalación y gastos de recursos para su mantenimiento.
- Software escalable, que permita ir contratando funcionalidades en función de las necesidades reales de la empresa. Sin duda, esto permitirá organizar una pyme de manera fácil, ágil y rápida; a un coste que puede ser muy bajo.
El modelo “software como servicio” (SaaS) funciona bajo suscripción en lugar de una compra. El software se utiliza en línea. Los documentos y la base de datos permanecen en la nube, a los que accedemos desde cualquier computador o dispositivo. Los interesados hacen uso de las aplicaciones que suscriban, durante un cierto período y paga según su uso.
Caso Platzilla: plataforma de aplicaciones
Platzilla es una plataforma de aplicaciones desarrollada para adaptarse a prácticamente cualquier situación y mercado. Utiliza el modelo de software como servicio.
Cada aplicación implementada en Platzilla está conformada por varios módulos. Estos son la base para la gestión de la información, pues en ellos se almacenan los registros de las diversas entidades (artículos, clientes, prospectos, facturas, oportunidades, ventas, compras, etc.)
Dos cosas que debes saber:
- Platzilla te ofrece una opción fácil para comenzar. Tiene diversos planes de suscripción, para que pagues solo por lo que realmente necesitas, según tus necesidades de información.
- En Platzilla, como en un ERP, la información se mantiene organizada y accesible desde el primer día. Los datos de los módulos son compartidos, según vayas utilizando las aplicaciones disponibles.
Organizar una pyme: Platzilla y la pyme en funcionamiento regular
En funcionamiento regular, Platzilla puede apoyarte en la ejecución de muchas tareas. Algunas de las que podemos citar son:
- Controlar y gestionar los prospectos o potenciales clientes
- Gestionar los clientes y mejorar la relación son ellos, para fidelizarlos
- Hacer seguimiento a las oportunidades de venta
- Clasificar o crear segmentos de cliente para mejorar la comunicación
- Registrar las ventas y controlar la facturación
- Generar informes y gráficos para una mejor visualización de la información.
- Compartir datos con los colaboradores aplicando reglas de acceso a la información.
- Controlar el proceso comercial, aun cuando sea básico, de tu pyme.
En general, Platzilla es una aplicación en la nube que apoya de manera eficiente la tarea de organizar una pyme. Desde sus operaciones básicas en funcionamiento regular, hasta operaciones complejas en funcionamiento óptimo. Siempre, apoyando los 4 elementos claves para mejorar la eficiencia:
- El foco en las tareas y procesos
- El control de la información
- La colaboración en la gestión de la información
- La mejora continua de la empresa (mejorar todos los días)
Esto 4 elementos son, precisamente, los 4 componentes de nuestro modelo índice de eficiencia empresarial o índice ideal.
Sugerencias y recomendaciones
Con lo comentado hasta este punto, nuestras sugerencias y recomendaciones para organizar una pyme son las siguientes:
- A partir de la etapa de funcionamiento regular, debes incorporar aplicaciones para gestionar la información de manera temprana, como un activo de la organización. En muchos casos, el volumen de la información crecerá de forma exponencial, por lo que una hoja de cálculo no será suficiente.
- En el caso de las mipymes, las aplicaciones tipo SaaS son una de las mejores alternativas para iniciar las operaciones. Al estar en la nube, son aplicaciones que podemos utilizar casi de inmediato sin complicaciones técnicas y sin la necesidad de contar con personal especializado para ponerlas en marcha. Es escalable y se paga por lo que se usa. Los datos están disponibles 24/7.
- Según nuestra experiencia, una plataforma de aplicaciones que facilita el crecer con orden, es la plataforma Platzilla. Esta nos permite, desde la etapa de funcionamiento regular, comenzar a controlar los datos e información; de forma centralizada, para todas las áreas claves de la empresa.
- Además, sus funcionalidades de adaptación nos permite ajustar los diferentes módulos según las necesidades reales de información que tengamos. Esto constituye una ventaja importante dado que las aplicaciones se adaptan a nuestra forma de trabajar y no al revés, como ocurre con otros tipos de aplicaciones software.
En resumen…
Desde las primeras etapas de la empresa, la información debe ser tratada como un activo. Debe ser parte de las políticas al organizar una pyme y prepararse para el crecimiento.
Como no se dispone, por lo general, de una gran cantidad de recursos, lo ideal es comenzar con una aplicación tipo SaaS, que minimiza costes y nos permite trabajar de inmediato. Son herramientas adaptables y por las que se paga según lo que utilicemos.
Una opción, tal como lo indicamos, es Platzilla, una plataforma flexible que se adapta a casi cualquier tipo de empresa:
- Platzilla te permite avanzar según el crecimiento y las necesidades de tu empresa. Es ideal para organizar una pyme desde sus inicios.
- Dispone de planes de suscripción que facilitan ir atendiendo las necesidades de la organización en cuanto a cantidad de usuarios o colaboradores.
- Un elemento clave es que Platzilla es una plataforma orientada a que mantengas el foco, el control y la colaboración para una gestión fácil y eficiente de tu empresa.
Si aún no la conoces, te invitamos a que descubras qué es la plataforma Platzilla. Entra en app.platzilla.com o visita la web www.platzilla.com.
¡Hasta la próxima entrega!
