En esta segunda parte del tema, te expondré, dos iniciativas de las 6 que te asegura un plan de continuidad del negocio; como lo son: la importancia de realizar simulacros de emergencias y generar tareas tipo (How to).
Recuerda que ya dijimos que no debemos trabajar sin un plan, en el siguiente vídeo:
Estas dos iniciativas son parte de la gestión de la continuidad de una empresa para mejorar las funciones críticas y minimizar el impacto en la empresa, si en algún momento ocurre un evento inesperado.
Conocerás en qué consisten y cuáles son los pasos para su aplicación, para mantener las operaciones empresariales y garantizar la continuidad en los procesos de negocio.
En la primera parte, Cómo asegurar la continuidad de negocio (1/3), te expuse la importancia de documentar los procesos y de realizar los backups de información.
Eso, sí, como parte de mantener la seguridad de la información de tu pyme.
Iniciemos, sin más…
6 iniciativas para asegurar un plan de continuidad de negocio
En primer lugar, para la continuidad de las operaciones de tu organización y mejorar el plan de permanecer en el tiempo como empresa, te invitamos a ver la siguiente imagen:
Son las 6 iniciativas clave que te apoyarán en esta estrategia de la directriz de crecimiento interno.
A continuación, compartiré los detalles de la cuarta y quinta iniciativa.
¡Y, evita la interrupción de las operaciones de tu pyme!
Plan de continuidad del negocio realizando simulacros de emergencias
Esta iniciativa de la estrategia de continuidad de negocio, se debe aplicar desde las primeras etapas hasta el óptimo funcionamiento de la empresa, y consiste en:
Los simulacros de emergencias son prácticas que se realizan de manera planificada y controlada para evaluar la eficacia de los procedimientos establecidos en caso de una situación de riesgo.
El objetivo principal es determinar la preparación y capacidad de respuesta de un equipo existente ante posibles situaciones de peligro.
Estas prácticas permiten identificar las fortalezas y debilidades del plan de prevención de riesgos y mejorar los procedimientos establecidos en la empresa.
Además, indican qué acciones llevar a cabo y qué equipo se debe utilizar en caso de una emergencia.
La realización periódica de simulacros de emergencias es crucial para garantizar la seguridad de las personas y minimizar los riesgos en caso de una situación real de emergencia.
¿Por qué realizar simulacros de emergencias en tu empresa?
Los simulacros de emergencias son actividades fundamentales para garantizar la continuidad del negocio en una empresa.
Hacer simulacros de emergencias permite evaluar la eficacia del plan de prevención de riesgos existente, determinar los puntos débiles y mejorar el procedimiento.
Es importante realizar estos simulacros de forma periódica para estar preparados ante cualquier caso de emergencia que pueda surgir.
Además, indican la importancia de contar con un equipo de respuesta adecuado y bien entrenado, que sepa cómo actuar de manera eficiente en situaciones de riesgo.
Y, te permiten poner a prueba tanto el plan de prevención de riesgos como las habilidades del equipo, y el análisis del impacto, asegurando una respuesta rápida y eficaz ante cualquier incidente, asegurando la gestión de riesgos.
Pasos para llevar a cabo efectivamente simulacros de emergencias
El proceso de preparación del simulacro de emergencia consta de varias etapas para asegurar su efectividad.
- En primer lugar, es necesario realizar una evaluación previa de los riesgos existentes en la instalación de la empresa y elaborar un cronograma de actividades.
- Después, se debe aumentar la comunicación entre los participantes para permitir un mejor seguimiento de las instrucciones.
- La preparación incluye la creación de un formato adecuado para la ejecución del simulacro y el establecimiento de objetivos claros.
- Durante la ejecución, se debe llevar a cabo un seguimiento constante para verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
- Finalmente, se realiza una evaluación posterior para identificar áreas de mejora y realizar las correcciones necesarias.
Implementar este proceso de manera adecuada garantiza que los simulacros de emergencia sean efectivos y contribuyan a aumentar la seguridad y la preparación de las personas ante situaciones de riesgo.
Esta iniciativa asegura el sistema de gestión de continuidad de tu pyme, y, puedes aplicar auditoría para que el proceso esté certificado.
Además, te ayudará a tener un plan de recuperación de desastres y en los momentos de contingencia de la empresa.
Gestión de continuidad de negocio generando tareas tipo (How to)
Al respecto, la iniciativa de generar tareas son actividades que se llevan a cabo dentro de una organización para planificar, organizar y controlar diversas actividades y recursos con el fin de alcanzar los objetivos establecidos.
Estas tareas implican la toma de decisiones, las responsabilidades comprometidas, el seguimiento y la evaluación del desempeño, entre otros aspectos.
Algunas de las tareas de gestión más comunes incluyen:
- Primero, la planificación estratégica.
- La gestión del talento humano.
- la gestión financiera.
- Gestión de proyectos.
- Por último, la gestión de la calidad.
Cada una de estas actividades es crucial para el funcionamiento efectivo y exitoso de una organización.
Puesto que garantizan que los recursos sean utilizados de manera eficiente y se alcancen los resultados esperados.
Además, las tareas de gestión permiten una mejor coordinación y comunicación entre los miembros del equipo, facilitando así la consecución de los objetivos establecidos.
La aplicación de las tareas tipo (How to) puede realizarse en cualquier etapa de funcionamiento de la empresa, ya sea desde su inicio o en etapas más avanzadas.
– ¿En qué consiste la iniciativa generar tareas tipo (How to)?
Consiste en organizar y supervisar las actividades y responsabilidades dentro de una empresa.
Los gerentes y líderes son los encargados de asignar tareas a sus colaboradores y asegurarse de que se cumplan de manera eficiente y en los plazos establecidos.
Gestionar las tareas tipo How to implica:
- Identificar las necesidades y objetivos de la organización.
- Planificar y distribuir las actividades entre los miembros del equipo.
- Y, verificar que se estén ejecutando de acuerdo a lo planeado.
Para generar tareas de este tipo, es importante tener claridad en los procesos y procedimientos de la empresa,
Así como en las habilidades y capacidades de los colaboradores.
Esta iniciativa busca generar tareas tipo (How to), es decir, instrucciones claras y precisas sobre cómo llevar a cabo una tarea en particular.
La iniciativa de generar tareas consiste en crear modelos o plantillas que puedan ser aplicados a diferentes proyectos o actividades dentro de la empresa, de modo que se facilite la supervisión y seguimiento de las mismas.
Estas guías permiten una estandarización en los procedimientos y facilitan el aprendizaje y la adaptación de nuevos colaboradores al equipo.
Esto ayuda a asegurar la uniformidad y eficiencia en la ejecución de cada tarea, ahorrando tiempo y recursos.
Y, en sí, permitir un buen plan de continuidad del negocio.
– Pasos para aplicar las tareas tipo (How to)
Los pasos para aplicar estas tareas incluyen:
- Identificar las tareas críticas.
- Documentar cada tarea de los procesos.
- Establecer los estándares de calidad.
- Y, brindar capacitación y supervisión adecuada.
Todo esto contribuye a un mejor funcionamiento y rendimiento en la empresa.
Para cerrar esta segunda parte…
En fin, para tener una ventaja competitiva y asegurar plan de continuidad del negocio, aplica las iniciativas de esta estrategia.
Entre estas se encuentra el proceso de preparación del simulacro de emergencia como una etapa clave que permite evaluar y mejorar la respuesta de una empresa ante una eventual emergencia.
Y, que se traduce en minimizar el tiempo de inactividad, disminuir el nivel de riesgo, garantizando una respuesta y recuperación de los procesos críticos.
Ten en cuenta que los simulacros de emergencia te permiten crear planes de prueba que el negocio necesita para la mejora continua, y, continuidad del negocio.
La otra iniciativa de generar tareas tipo (How to) es crucial para la gestión eficiente y la toma de decisiones estratégicas dentro cualquier empresa, sobre todo en el área operacional.
La organización de las tareas en la empresa implica establecer un plan de acción y establecer los roles de los empleados de acuerdo a sus habilidades y capacidades.
Esta estrategia con sus iniciativas permite al empresario y a su equipo de trabajo tener control sobre todos aquellos «elementos» claves.
Y, cuáles son las necesidades y cuáles son los procesos que podrían interrumpir las operaciones, al presentarse ciertos tipos de problemas eventuales o inesperados.
Tener control sobre tales situaciones garantiza la continuidad del negocio.
Es decir continuar con las operaciones, en todos los aspectos, mientras se aplican las correcciones del caso.
Son muchas las situaciones, tanto internas como externas, que pueden afectar a la empresa a tal punto de paralizar su proceso productivo o la prestación del servicio.
Por ello, recuerda analizar cada proceso, y las tareas que debes asegurar a corto como a largo plazo y así, ver cuál de las 8 estrategias e iniciativas de crecimiento interno junto con sus iniciativas debes aplicar.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
