Antes de relanzar o expandir un negocio, es crucial asegurarse de que la idea sea económicamente viable y sostenible.
Si ya has evaluado el proyecto con herramientas como la matriz estrella y estructurado su modelo de negocio con el modelo canvas, el siguiente paso es analizar su potencial económico y financiero para garantizar su éxito a largo plazo.
En este post, te llevaremos paso a paso por el proceso de desarrollo de un plan de viabilidad para una agencia de festejos, utilizando como ejemplo a La Agencia de Festejos La Reina, una empresa con más de 20 años de trayectoria que busca consolidar su liderazgo en el mercado.
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Cómo realizar el plan de viabilidad para una agencia de festejos
Paso 1. Análisis del mercado
El análisis de mercado es un paso esencial para comprender el entorno competitivo y las necesidades específicas de los consumidores en el sector de eventos y celebraciones.
Este proceso del plan de viabilidad para una agencia de festejos incluye tres aspectos clave:
- Mercado objetivo.
- Segmentos de clientes.
- Estimación de la demanda.
(a) Mercado objetivo
El mercado objetivo se refiere al grupo de clientes con necesidades específicas relacionadas con la organización de festejos y la capacidad económica para contratar los servicios de una agencia de eventos.
En el caso de La Agencia de Festejos La Reina, este mercado incluye familias, empresas y particulares interesados en celebrar ocasiones especiales como cumpleaños, bodas, aniversarios y eventos corporativos.
(b) Segmentos de clientes
Dentro del mercado objetivo, es posible identificar subgrupos que comparten características comunes en términos de preferencias, estilos de celebración y presupuesto disponible.
Por ejemplo, La Agencia de Festejos La Reina podría segmentar su mercado en:
- Familias que buscan celebraciones personalizadas para cumpleaños y aniversarios.
- Parejas interesadas en bodas exclusivas con atención a cada detalle.
- Empresas que requieren eventos corporativos como lanzamientos de productos, aniversarios empresariales o cenas de fin de año.
(c) Estimación de la demanda
La estimación de la demanda es un paso crucial para definir el volumen de servicios que será necesario para cubrir las necesidades del mercado en un periodo determinado.
En el caso de La Agencia de Festejos La Reina, el mercado potencial se ha calculado en 2,400 festejos anuales en su ciudad.
La empresa aspira a captar un 5% del mercado en su primer año de operación, lo que representa una demanda estimada de 120 festejos durante ese periodo.
A continuación, se presenta el cálculo:
| Mercado potencial (A) | Tasa de penetración (B) | Demanda estimada ( A x B) |
|---|---|---|
| 2.400 festejos | 5% | 120 festejos |
Este análisis inicial ofrece una base sólida para proyectar las operaciones y la planificación de recursos de La Agencia de Festejos La Reina, asegurando que su estrategia se enfoque en satisfacer las necesidades del mercado objetivo con precisión.
Continuando, con el proceso de elaboración de un plan de viabilidad para una agencia de festejos, tenemos el…
Paso 2. Prueba de mercado
Antes de realizar una inversión significativa en La Agencia de Festejos La Reina, es crucial llevar a cabo una prueba de mercado para validar la demanda de sus servicios.
Este proceso del plan de viabilidad para una agencia de festejos permite obtener datos reales sobre el interés de los clientes potenciales y entender mejor sus necesidades, lo que resulta clave para tomar decisiones estratégicas con menor nivel de riesgo.
En el caso de La Agencia de Festejos La Reina, se podría optar por realizar una prueba inicial ofreciendo servicios limitados, como la organización de eventos pequeños o medianos (cumpleaños, aniversarios o reuniones corporativas), durante un periodo de prueba de 6 meses.
Esta estrategia permitirá observar de manera directa:
- El nivel de aceptación de los servicios. ¿Qué tipo de eventos prefieren los clientes y qué aspectos valoran más, como la decoración, el catering o la atención al cliente?
- El comportamiento y las preferencias del mercado objetivo. ¿Qué presupuesto están dispuestos a invertir y qué días son los de mayor demanda?
Para atraer un mayor número de clientes durante la prueba, La Reina puede ofrecer promociones especiales, como descuentos para los primeros contratos, paquetes personalizados o servicios adicionales gratuitos (como fotografía básica o animación).
Con esta información, la empresa podrá:
- Reducir riesgos. Basando las proyecciones de ventas en datos reales y no solo en suposiciones.
- Ajustar su oferta. Validando que los servicios propuestos sean atractivos para el mercado objetivo.
- Confirmar el modelo de negocio. Asegurándose de que tanto la propuesta de valor como los costos asociados son sostenibles antes de realizar inversiones completas en personal, equipos y materiales especializados.
Realizar una prueba de mercado es un paso fundamental para garantizar que La Agencia de Festejos La Reina esté preparada para satisfacer las expectativas de sus clientes y mantener su posición competitiva en el sector de festejos.
Como siguiente paso del plan de viabilidad para una agencia de festejos…
Paso 3. Análisis económico-financiero
El análisis económico-financiero es clave para evaluar la viabilidad de La Agencia de Festejos La Reina.
Este paso permite:
- Detallar la inversión inicial necesaria.
- Calcular los costes fijos y variables.
- Proyectar las ventas a largo plazo.
- Realizar una cuenta de resultados proyectada.
Con este análisis, se puede determinar si el negocio es rentable y sostenible a lo largo del tiempo.
(a) Inversión inicial estimada
La inversión inicial incluye los recursos necesarios para poner en marcha la operación de la agencia, asegurando que cuente con los equipos, personal y capital suficientes.
En el caso de La Agencia de Festejos La Reina, la inversión se distribuye de la siguiente manera:
| Adquisición de equipo y mobiliario | 20.000 u.m |
| Marketing y promoción | 10.000 u.m |
| Renovación de local y mejoras | 15.000 u.m |
| Contratación de personal especializado | 25.000 u.m |
| Capital de trabajo | 10.000 u.m |
| Total inversión | 80.000 u.m |
Esta inversión inicial permitirá a La Reina estar equipada y lista para ofrecer servicios de alta calidad desde el primer día.
(b) Costes fijos y variables estimados para el 1er año
Los costes fijos y variables son un componente fundamental en la planificación financiera.
Para un plan viabilidad para una agencia de festejos estos representan los siguiente:
Costes fijos
Los costes variables son aquellos que dependen directamente del volumen de los festejos organizados por la agencia.
Estos incluyen materiales y decoraciones, transporte, y otros gastos imprevistos.
Se ha estimado que estos costes fluctuarán según las ventas proyectadas para el primer año.
| Costes variables | 1° año |
|---|---|
| Materiales y decoraciones (30% ventas estimadas para el 1er. año) | 19.800 u.m |
| Transporte y logística (10% ventas estimadas para el 1er. año) | 6.600 u.m |
| Gastos imprevistos y otros (5% ventas estimadas para el 1er. año) | 3.300 u.m |
| Total costes variables | 29.700 u.m |
Costes fijos
Los costes fijos permanecen constantes, independientemente del número de eventos realizados.
Para La Agencia de Festejos La Reina, los principales costes fijos incluyen los servicios básicos, salarios y marketing.
Estos son los gastos que deben cubrirse cada mes sin importar la cantidad de festejos que se organicen.
| Costes fijos | 1° año |
|---|---|
| Servicios básicos (electricidad, agua, gas) | 5.000 u.m |
| Salarios | 20.000 u.m |
| Marketing y publicidad | 2.000 u.m |
| Total costes fijos | 27.000 u.m |
Este desglose permite ver claramente cómo se distribuyen los costes fijos y variables en La Agencia de Festejos La Reina, lo que es crucial para proyectar su rentabilidad y sostenibilidad financiera.
Al entender estos costes, el negocio puede ajustar sus precios y estrategias de marketing para maximizar sus márgenes de beneficio, asegurando un crecimiento sólido en el largo plazo.
(c) Proyección de las ventas a 5 años
La proyección de ventas es un elemento crucial para prever el crecimiento y asegurar la sostenibilidad de La Agencia de Festejos La Reina en el largo plazo.
Esta proyección no solo ayuda a visualizar el desempeño financiero, sino que también orienta las decisiones estratégicas, como la inversión en marketing, la expansión de servicios y la contratación de personal.
Para calcular las ventas del primer año, tomamos como base los siguientes datos:
| Mercado potencial (A) | Tasa de penetración estimada (B) | Demanda estimada (1er. año) (C = A x B) | Ticket promedio (D) | Ventas estimadas (1er. año) ( C x D) |
|---|---|---|---|---|
| 2.400 festejos | 5% | 120 festejos | 550 | 66.000 u.m |
Con esta cifra inicial de 66.000 u.m., podemos proyectar el crecimiento de las ventas para los siguientes años.
Se ha estimado un incremento anual del 5%, lo cual refleja las expectativas de La Agencia de Festejos La Reina en cuanto a la captación de nuevos clientes, la expansión de su presencia en el mercado y la fidelización de los consumidores.
A continuación, se presentan las proyecciones de ventas para los próximos cinco años:
| Año 1 | Año 2 | Año 3 | Año 4 | Año 5 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingresos estimados próximos 5 años (en u.m.) | 66.000 | 75.900 | 87.285 | 100.378 | 115.434 |
Este escenario base proyecta un crecimiento estable y realista de las ventas a lo largo de los próximos cinco años.
Las expectativas se basan en un incremento del 15% de la demanda, el desarrollo de una base de clientes sólida y el impacto positivo de las estrategias de marketing.
Además, en el siguiente paso del análisis, se evaluarán diferentes escenarios (pesimista y optimista) para considerar posibles fluctuaciones del mercado y ajustar las estrategias según los resultados obtenidos.
(d) Cuenta de resultados proyectada a 5 años
La cuenta de resultados proyectada es una herramienta clave para evaluar la rentabilidad esperada de La Agencia de Festejos La Reina a lo largo de los próximos cinco años.
Este análisis considera las ventas estimadas, los costes variables (como materiales, transporte y gastos imprevistos) y los costes fijos (con un incremento anual del 1% en estos últimos).
A continuación, se presenta la cuenta de resultados proyectada para los próximos cinco años:
| Concepto (en u.m.) | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Año 4 | Año 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingresos por ventas | 66.000 | 75.900 | 87.285 | 100.378 | 115.434 |
| Costes variables: | |||||
| Materiales y decoraciones (30% ventas estimadas para el 1er. año) | (19.800) | (22.770) | (26.186) | (30.113) | (34.630) |
| Transporte y logística (10% ventas estimadas para el 1er. año) | (6.600) | (7.590) | (8.729) | (10.038) | (11.543) |
| Gastos imprevistos y otros (5% ventas estimadas para el 1er. año) | (3.300) | (3.795) | (4.364) | (5.019) | (5.772) |
| Margen bruto | 36.300 | 41.745 | 48.007 | 55.208 | 63.489 |
| % = margen bruto / ventas | 55,0% | 55,0% | 55,0% | 55,0% | 55,0% |
| Costes fijos: | |||||
| Servicios básicos (electricidad, agua, gas) | (5.000) | (5.050) | (5.101) | (5.152) | (5.203) |
| Salarios | (20.000) | (20.200) | (20.402) | (20.606) | (20.812) |
| Marketing y publicidad | (2.000) | (2.020) | (2.040) | (2.061) | (2.081) |
| EBITDA (a) | 9.300 | 14.475 | 20.464 | 27.390 | 35.393 |
| % = EBITDA / ventas | 14,1% | 19,1% | 23,4% | 27,3% | 30,7% |
| Depreciaciones y amortizaciones (b) | (4.500) | (4.500) | (4.500) | (4.500) | (4.500) |
| EBIT (c) | 4.800 | 9.975 | 15.964 | 22.890 | 30.893 |
| Impuesto (30%) | (1.440) | (2.993) | (4.789) | (6.867) | (9.268) |
| Resultado neto | 3.360 | 6.983 | 11.175 | 16.023 | 21.625 |
| Margen neto de ganancia = Resultado neto / ventas | 5,1% | 9,2% | 12,8% | 16,0% | 18,7% |
(b) Depreciación o amortización de un activo: disminución del valor de un activo por uso o tiempo.
(c) EBIT (Earnings Before Interest and Taxes), también conocido en español como UAII (Utilidad Antes de Intereses e Impuestos).
El margen neto de ganancia mejora notablemente desde un 5,1% en el primer año hasta un 18,7% en el quinto año, lo que indica una mayor capacidad para generar beneficios después de cubrir todos los gastos y costos asociados.
Este análisis proyecta un futuro financiero sólido para La Agencia de Festejos La Reina, con un incremento constante en la rentabilidad y un crecimiento alineado con las expectativas del negocio.
El estudio del mercado y el análisis económico-financiero corresponden a los pasos 2 y 4 de nuestra propuesta para un plan de viabilidad general, el cual puedes revisar con más detalle en el artículo: ¿Qué es un plan de viabilidad de una idea de negocio?
Si tienes dudas o deseas explorar más a fondo la rentabilidad de tu empresa, te invitamos a unirte al Foro de Gestionar Fácil y a compartir tus inquietudes con la comunidad.
Paso 4. Análisis de escenarios
Cuando se evalúa una idea de negocio, es fundamental analizar cómo diferentes situaciones podrían impactar su desempeño.
Este enfoque permite identificar riesgos y oportunidades potenciales, además de preparar estrategias para adaptarse a cambios en el entorno.
Para el análisis de viabilidad de La Agencia de Festejos La Reina, se contemplan tres escenarios clave:
- Escenario Pesimista
- Escenario Base (Normal o Probable)
- Escenario Optimista
Carlos definió -para cada escenario- una variable específica que le permitió construir proyecciones financieras más precisas:
| Variables | Escenario pesimista | Escenario optimista |
| Ventas estimadas (en u.m) | – 20% | + 20% |
Te hablo sobre esto en detalle…
(a) Escenario pesimista
En el escenario pesimista, se plantea una reducción en las ventas del 20% respecto a las proyecciones originales.
Esta caída se considera prudente al analizar posibles factores externos que podrían afectar la demanda, como un entorno económico adverso, cambios en las preferencias de los clientes o la entrada de nuevos competidores en el mercado.
Estas premisas permiten visualizar un panorama más conservador y prepararse para situaciones desfavorables sin comprometer la estabilidad del negocio.
A continuación, se presenta la cuenta de resultados proyectada para este escenario a lo largo de cinco años:
| Concepto (en u.m.) | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Año 4 | Año 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingresos por ventas | 52.800 | 60.720 | 69.828 | 80.302 | 92.348 |
| Costes variables: | |||||
| Materiales y decoraciones (30% ventas estimadas para el 1er. año) | (15.840) | (18.216) | (20.948) | (24.091) | (27.704) |
| Transporte y logística (10% ventas estimadas para el 1er. año) | (5.280) | (6.072) | (6.983) | (8.030) | (9.235) |
| Gastos imprevistos y otros (5% ventas estimadas para el 1er. año) | (2.640) | (3.036) | (3.491) | (4.015) | (4.617) |
| Margen bruto | 29.040 | 33.396 | 38.405 | 44.166 | 50.791 |
| % = margen bruto / ventas | 55,0% | 55,0% | 55,0% | 55,0% | 55,0% |
| Costes fijos: | |||||
| Servicios básicos (electricidad, agua, gas) | (5.000) | (5.050) | (5.101) | (5.152) | (5.203) |
| Salarios | (20.000) | (20.200) | (20.402) | (20.606) | (20.812) |
| Marketing y publicidad | (2.000) | (2.020) | (2.040) | (2.061) | (2.081) |
| EBITDA (a) | 2.040 | 6.126 | 10.863 | 16.348 | 22.695 |
| % = EBITDA / ventas | 3,9% | 10,1% | 15,6% | 20,4% | 24,6% |
| Depreciaciones y amortizaciones (b) | (4.500) | (4.500) | (4.500) | (4.500) | (4.500) |
| EBIT (c) | (2.460) | 1.626 | 6.363 | 11.848 | 18.195 |
| Impuesto (30%) | 0 | (488) | (1.909) | (3.554) | (5.459) |
| Resultado neto | (2.460) | 1.138 | 4.454 | 8.294 | 12.737 |
| Margen neto de ganancia = Resultado neto / ventas | -4,7% | 1,9% | 6,4% | 10,3% | 13,8% |
(b) Depreciación o amortización de un activo: disminución del valor de un activo por uso o tiempo.
(c) EBIT (Earnings Before Interest and Taxes), también conocido en español como UAII (Utilidad Antes de Intereses e Impuestos).
Plantear un escenario pesimista es crucial porque permite anticipar los riesgos a los que se puede enfrentar la empresa, desarrollando estrategias para mitigar su impacto.
Por ejemplo:
- Optimización de recursos.
- Negociación con proveedores
- Diversificación de ingresos.
- Control de inventarios.
(b) Escenario optimista
En el escenario optimista, las proyecciones financieras se basan en un incremento del 20% en las ventas, lo que refleja una situación favorable en la que la demanda supera las expectativas iniciales.
Este escenario asume que factores como una mayor demanda, una excelente respuesta de los clientes a las campañas de marketing, y una mejora en la eficiencia operativa contribuirán al crecimiento acelerado del negocio.
La Agencia de Festejos La Reina ha desarrollado este escenario optimista con base en variables como un aumento en la capacidad de organización de eventos, la expansión del portafolio de servicios, y una mayor penetración en el mercado objetivo.
Además, se espera que los costos se mantengan bajo control mientras aumentan las ventas, lo que optimiza el margen de rentabilidad.
A continuación, se presenta la cuenta de resultados proyectada bajo el escenario optimista para los próximos cinco años:
| Concepto (en u.m.) | Año 1 | Año 2 | Año 3 | Año 4 | Año 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingresos por ventas | 79.200 | 91.080 | 104.742 | 120.453 | 138.521 |
| Costes variables: | |||||
| Materiales y decoraciones (30% ventas estimadas para el 1er. año) | (23.760) | (27.324) | (31.423) | (36.136) | (41.556) |
| Transporte y logística (10% ventas estimadas para el 1er. año) | (7.920) | (9.108) | (10.474) | (12.045) | (13.852) |
| Gastos imprevistos y otros (5% ventas estimadas para el 1er. año) | (3.960) | (4.554) | (5.237) | (6.023) | (6.926) |
| Margen bruto | 43.560 | 50.094 | 57.608 | 66.249 | 76.187 |
| % = margen bruto / ventas | 55,0% | 55,0% | 55,0% | 55,0% | 55,0% |
| Costes fijos: | |||||
| Servicios básicos (electricidad, agua, gas) | (5.000) | (5.050) | (5.101) | (5.152) | (5.203) |
| Salarios | (20.000) | (20.200) | (20.402) | (20.606) | (20.812) |
| Marketing y publicidad | (2.000) | (2.020) | (2.040) | (2.061) | (2.081) |
| EBITDA (a) | 16.560 | 22.824 | 30.065 | 38.431 | 48.090 |
| % = EBITDA / ventas | 20,9% | 25,1% | 28,7% | 31,9% | 34,7% |
| Depreciaciones y amortizaciones (b) | (4.500) | (4.500) | (4.500) | (4.500) | (4.500) |
| EBIT (c) | 12.060 | 18.324 | 25.566 | 33.932 | 43.591 |
| Impuesto (30%) | (3.618) | (5.497) | (7.670) | (10.179) | (13.077) |
| Resultado neto | 8.442 | 12.827 | 17.896 | 23.752 | 30.514 |
| Margen neto de ganancia = Resultado neto / ventas | 10,7% | 14,1% | 17,1% | 19,7% | 22,0% |
(b) Depreciación o amortización de un activo: disminución del valor de un activo por uso o tiempo.
(c) EBIT (Earnings Before Interest and Taxes), también conocido en español como UAII (Utilidad Antes de Intereses e Impuestos).
Si la empresa logra este escenario optimista, será fundamental continuar con las estrategias que impulsaron este crecimiento.
Algunas posibles acciones incluyen:
- Inversión en marketing digital.
- Ampliación de la oferta de servicios.
- Optimización de operaciones.
Este análisis optimista ofrece una visión esperanzadora para La Agencia de Festejos La Reina, pero debe estar preparado también para adaptar sus estrategias si los resultados no se dan como se proyectan.
Y ahora, ¿qué hacemos?
Una vez definidos los tres escenarios (optimista, normal y pesimista), el siguiente paso consiste en observar cómo evoluciona el negocio en la práctica para determinar a cuál de estos escenarios se ajusta mejor.
Este análisis proporciona una base inicial para tomar decisiones informadas, pero es crucial recordar que las condiciones del mercado son dinámicas y pueden cambiar rápidamente.
Por ello, es fundamental estar preparados para ajustar las estrategias según los resultados reales.
A continuación, analizamos cómo los resultados del negocio pueden influir en los ajustes necesarios para La Agencia de Festejos La Reina, dependiendo del escenario que se materialice.
Para ilustrar este proceso, hemos preparado un cuadro comparativo con los supuestos de cada escenario y los ajustes recomendados para cada uno.
| Escenario | Supuestos | Ajustes recomendados |
|---|---|---|
| Optimista | Las ventas crecen un 20% | Inversión en marketing digital, ampliación de la oferta de servicios y optimización de operaciones. |
| Normal (escenario base) | Crecimiento moderado | Mantener equilibrio de recursos, optimizar operaciones, y solidificar la marca en el mercado. |
| Pesimista | Las ventas caen un 20% | Optimización de recursos, negociación con proveedores, diversificación de ingresos y control de inventarios.. |
Ajustes según el escenario
1. Escenario optimista
En este escenario, donde las ventas crecen un 20%, se recomienda realizar una inversión continua en marketing digital para aprovechar el potencial de las plataformas en línea y seguir captando nuevos clientes.
Además, ampliar la oferta de servicios permitirá a la agencia diversificar su portafolio y atraer a más segmentos de mercado.
Por último, es fundamental optimizar las operaciones para mantener los costos bajo control mientras aumentan las ventas.
2. Escenario normal
En este caso, con un crecimiento moderado, la estrategia debe centrarse en mantener el equilibrio de recursos.
Esto significa asegurar que los recursos financieros, humanos y materiales sean suficientes para satisfacer la demanda sin generar excesos.
Además, es necesario optimizar los procesos internos para mejorar la eficiencia operativa.
Finalmente, fortalecer la marca es esencial para mantener una presencia sólida en el mercado y asegurar la fidelidad de los clientes.
3. Escenario pesimista
Cuando las ventas caen un 20%, las prioridades deben ser optimizar los recursos existentes, reduciendo gastos innecesarios y maximizando la productividad de cada elemento disponible.
Además, es crucial negociar con proveedores para obtener mejores condiciones de pago o descuentos, lo que permitirá reducir costos sin comprometer la calidad del servicio.
La diversificación de ingresos también será fundamental, buscando nuevas fuentes de ingresos o servicios complementarios para mitigar la caída en las ventas.
Finalmente, el control de inventarios es esencial para evitar pérdidas y mantener una operación más eficiente.
Conclusiones: Plan de viabilidad para una agencia de festejos
El desarrollo de un plan de viabilidad para una agencia de festejos es una herramienta imprescindible para garantizar su sostenibilidad y el éxito de cualquier proyecto que se emprenda.
Este plan permite anticipar la demanda, proyectar resultados económicos y analizar diferentes escenarios, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas más acertadas.
A través del ejemplo de la Agencia de Festejos La Reina, hemos comprobado cómo una planificación detallada, con proyecciones realistas y estrategias adaptadas al mercado objetivo, puede consolidar el liderazgo y asegurar el crecimiento sostenido en un sector tan competitivo como el de los eventos.
Recuerda los pasos fundamentales para la elaboración de un plan de viabilidad para una agencia de festejos:
- Análisis del mercado.
- Prueba de mercado.
- Análisis económico-financiero.
- Análisis de escenarios.
Al aplicar estos pasos y evaluar diferentes escenarios, puedes prepararte mejor para enfrentar desafíos, reducir riesgos y aprovechar oportunidades de crecimiento.
Si estás interesado en elaborar un plan de viabilidad o deseas compartir tu experiencia, visita nuestro Foro de Gestionar Fácil.
Gracias por leernos.
