El campo de la gestión de proyectos se ha convertido en un aspecto fundamental para el éxito de cualquier empresa u organización. Los principios de la gestión de proyectos son la base que permite planificar, organizar, ejecutar y controlar los trabajos necesarios para lograr los objetivos propuestos.
Estos principios se centran en facilitar la comunicación, coordinación y colaboración entre los diferentes miembros del equipo del proyecto, así como en asegurar la correcta asignación de los recursos disponibles.
Además, la gestión de proyectos busca minimizar los riesgos y maximizar las oportunidades, a través de una planificación adecuada y un monitoreo constante.
En este artículo, examinaremos algunos de los principales principios de la gestión de proyectos y cómo pueden contribuir al éxito de cualquier proyecto.
Comprender y aplicar estos principios es esencial para cualquier persona que desee desempeñarse eficazmente en el campo de la gestión de proyectos.
Así que prepárate para sumergirte en el fascinante mundo de la gestión de proyectos y descubrir cómo puedes aplicar estos principios en tus propios proyectos.
¡Empecemos!
Definición de los principios de la gestión de proyectos
Podemos hablar de 5 principios de la gestión de proyectos:
5 principios de la gestión de proyectos
Los objetivos siempre son el comienzo de todo proyecto:
1. Fijar objetivos claros y medibles
Si no sabes lo que quieres alcanzar, no vas a saber como armar el equipo del proyecto, ni gestionar otro tipo de necesidad. Es necesario identificar los resultados que deseas alcanzar.
Pero, no es suficiente con que tú lo sepas, debes compartirlo con tu equipo; y, para ellos, deben ser claros.
También, deben ser medibles, para que se pueda gestionar y hacer seguimiento con facilidad.
Además, de lo mencionado anteriormente, muchas metodologías de fijación de objetivos añaden que es importante que cada objetivo esté alineado a la visión del proyecto, es lo que le hace relevante.
2. Establecer una estructura organizativa adecuada
Cuando se habla de management, Project, es importante establecer una estructura organizativa, donde es necesario ordenar el equipo por jerarquía y cadena de mando.
Cada uno cumple una función, y tiene un nivel de autoridad diferente.
Por otro lado, es necesario que se distribuyan las responsabilidades de forma eficiente.
El objetivo es no sobrecargar a ningún miembro para que sea efectivo. Y, por supuesto, considerando sus habilidades.
Este es uno de los principios para la gestión que nos recuerda que es necesario tener una buena comunicación, puesto que hay varios actores considerables.
Así, que aquí, debemos hablar de establecer canales de comunicación eficaces.
3. Definir roles y responsabilidades claras
Aquí profundizamos un poco más en las funciones que debe tener cada persona. Para ello, debes identificar las funciones que se requieren, y delegarla a la persona más capacitada, comprometida y apasionada.
No improvises, toma tu tiempo para determinar qué actividades se deben ejecutar.
También, toma tiempo para conocer las competencias y habilidades de tu equipo, así, podrás acertar a la hora de asignar roles.
En cuanto a la jerarquía mencionada anteriormente, es más que una estructura organizacional. Debe funcionar, se tienen que respetar las reglas, e incluso rendir cuentas.
Incluso, deben existir sanciones para aquellos que no acaten la voz de mando, y no se sujeten a la misma.
Y, para que sea justo, debe quedar clara cuál es la línea de autoridad, y compromisos de cada persona, para evitar abusos en la dirección de proyectos.
4. Planificar y hacer seguimiento exhaustivo
La planificación es crucial dentro de los principios de la dirección, allí están todas las tareas a realizar, los miembros del equipo, y todo lo relacionado con el proyecto.
Te recomendamos:
- Elaborar un cronograma detallado y realista.
- Establecer hitos y metas intermedias.
- Realizar un seguimiento constante del progreso y los obstáculos
Llevar a cabo un proyecto con éxito es más fácil si todo está bien planificado. Así que dedica todo el tiempo que se requiera.
5. Lograr una comunicación efectiva
El mayor reto de los gerentes de proyectos es lograr una comunicación efectiva. Es necesario que los equipos de proyectos tengan canales de comunicación abiertos y transparentes, es decir, accesibles y seguros.
Dependiendo de los objetivos del proyecto, hay varias cosas que se deben fomentar, pero en términos generales es necesario motivar a la colaboración e intercambio de ideas, por medio de estos medios de comunicación.
Aunque evitamos los conflictos, no todo acaba allí, también, hay que motivar a que en caso de ocurrir un conflicto se resuelva de forma constructiva, y que las partes interesadas (involucradas) queden satisfechas.
Es importante tener normas que fomenten el respeto, la empatía, y todo lo que ayude a mantener un ambiente de trabajo sano.
Considera que si dos personas tienen conflictos, afectará a todos los miembros del equipo del proyecto.
Ejemplos de aplicación de los principios en la gestión de proyectos
Muchas empresas aplican estos principio. Es difícil conocer los objetivos específicos de empresas reconocidas, pero muchas de ellas caminan en este principio, y lo podemos ver porque tienen muy bien definida su misión, visión, metas. Lo puedes encontrar en sus webs.
Si hablamos de estructura, en el caso de Mc Donald hay divisiones principales en EE.UU.; después, están los mercados operados fuera del país, y por último, los mercados internacionales de desarrollo con licencia.
Por su parte, la estructura jerárquica, en cuanto a liderazgo se refiere, se basa en las divisiones regionales.
Ellos y otras empresas definen muy bien los roles, ejemplo: gerente, administradores, atención al cliente, personal de marketing, etc.
Y, así, aplican cada principio, que no podemos compartir con mucho detalle, porque es información privilegiada.
Recuerda que estos principios lo puedes aplicar junto con las metodologías para la gestión de proyectos, por ejemplo, Metodología Waterfall para la gestión de proyectos.
Conclusiones
En fin, los principios son:
- Fijar objetivos claros y medibles.
- Establecer una estructura organizativa adecuada.
- Definir roles y responsabilidades claras.
- Planificar y hacer seguimiento exhaustivo.
- Lograr una comunicación efectiva y colaboración en el equipo.
Si sigues estos principios, será mucho más fácil mantener el orden y alcanzar los objetivos que te has planteado, los entregables serán una realidad satisfactoria.
No pierdas tiempo y comienza a poner en práctica cada principio.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
