¿Necesitas mejorar y optimizar el proceso de compras en una floristería?
En esta entrega, entenderás los pasos que debes seguir para que puedas gestionar las compras de forma correcta.
Y, así adquirir los productos que necesitas para cumplir los objetivos de tu floristería.
Además, sabrás cómo planificar las compras en tu empresa de venta y servicios.
Fíjate en lo que veremos:
- Conoce la forma correcta de comprar en una floristería.
- 9 pasos claves en el proceso de compras en una floristería
¿Listo para iniciar?
Conoce la forma correcta de comprar en una floristería
Primero, toma en cuenta las siguientes interrogantes cuando vayas a gestionar el proceso de compras de tu floristería:
- ¿Cuáles son los insumos que necesitas para vender y ofrecer los servicios en tu floristería?
- ¿Cuántas especies florales e insumos realmente necesitas? Recuerda que la cantidad dependerá de las áreas que desarrolles en tu floristería.
- ¿Qué insumos te están entregando?
- ¿Cuándo debes recibir la materia prima comprada?
- ¿Cómo será la manera de entrega? Confirma que el manejo de los insumos se haga de forma correcta; de esta manera evitarás pérdidas.
También, si tu floristería es una empresa pequeña o mediana y estás en la etapa de puesta en marcha o en funcionamiento irregular, considera lo que implican las compras con tus objetivos financieros, la rentabilidad y la relación con los egresos.
Continuando con el tema de las compras, el trabajo se enfoca en comparar los precios de la materia prima de diferentes proveedores para escoger la mejor opción.
Eso sí, manteniendo la calidad de los mismos, para que tengas una excelente atención al cliente en tu floristería.
Al respecto, la forma correcta es que gestiones debidamente a los proveedores; es decir, establece las condiciones comerciales en cuanto a la calidad, precios y plazos de entrega.
Y, no está de más que visites las instalaciones de tus proveedores para comprobar la calidad de las especies florales y materia prima que te ofrecen; así como también, la forma de trabajar.
9 pasos claves en el proceso de compras en una floristería
A continuación, te nombraré los pasos esenciales que debes seguir en tu floristería para que el proceso de compras sea más efectivo y óptimo.
Pero, la mejor manera de explicarte los pasos clave, es por medio de la rutina diaria de un negocio en tu área, te estoy hablando de la floristería “Detalles & Amor”.
Primero, te hablaré un poco sobre esta empresa:
¡Presta atención!
“Detalles & Amor” es una empresa que se dedica a la venta y distribución de arreglos florales y flores en general.
Es más, sus dueños, Carlos y Juana, se dedican a ayudar a sus clientes a regalar momentos de alegría, unión y amor a través de sus arreglos florales.
También, cuentan con un pequeño Departamento de Compras que planifican las tareas y llevan el control de este proceso.
Ahora…
¡Fíjate en la siguiente imagen!
Te explico la ruta del proceso de compras en una floristería:
1.- Advierte los requerimientos de compras que tiene tu floristería
Determina que materias primas o insumos te hacen falta para cumplir con las metas de tu floristería.
En general, te recomiendo que hagas un control semanal, sin embargo, todo dependerá del tamaño de tu empresa y el volumen de las ventas de la floristería.
Por ejemplo, en “Detalles & Amor” se elabora una lista detallada de la materia prima que usa en la elaboración de sus ramos florales.
De esta manera, pueden tener un control detallado de la cantidad de especies florales y productos que necesitan comprar.
Esta práctica sencilla les ayuda a conocer qué cantidad comprar y cuándo lo deben hacer.
2.- Diseña una base de datos de tus proveedores e insumos
“Detalles & Amor” lleva un control al reunir en una base los datos de las especies florales, sus características, la cantidad que requieren para la venta de los arreglos florales.
Además, asigna códigos para las materias primas de la floristería; por ejemplo: “Rosas rojas” (DA-001), “Tulipanes” (DA-002), “Girasoles” (DA-003).
Ahora, ¿Cómo debes recaudar la información?
Pues, puedes llevar un registro en físico y en digital de los datos de los productos y de tus proveedores.
Adicional, por cada proveedor actualiza los datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.
¡OJO!
Te recomiendo que lleves de forma automática el proceso de compras; lo puedes hacer a través de un software de gestión, como Platzilla.
Te ayudará a tener mayor orden dentro del área de compras y a ahorrar tiempo y recursos.
3.- Evalúa y selecciona a los proveedores más indicados
Por ejemplo, “Detalles & Amor” evalúa hasta 3 proveedores.
Aquí, el trabajo se centra en comparar los precios y la calidad de las especies de flores, y así hallar una buena “elección” en el mercado.
Indaga sobre los proveedores y escoge el que más se adecue a tus necesidades.
En este sentido, una de las vías más rápidas para hacerlo es vía online.
Por ejemplo, “Detalles & Amor” consigue en Internet proveedores de materias primas para la venta de ramos florales, lo que les permite ahorrar tiempo y dinero.
Otra opción es visitar las sedes de los proveedores de flores, con el propósito de conocer lo que ofrecen y tener una mejor interacción cliente-proveedor.
Si eres tú el que llevas las compras evalúa los precios y haz un seguimiento y control de las tareas.
4.- Solicita una cotización.
Puedes pedir una cotización sin compromiso o preguntar a los proveedores las dudas sobre las materias primas o los insumos que estás requiriendo.
Cuando solicites la cotización, debes asegurar que tu presupuesto cubra las compras de los productos que necesitas.
Te ayudarán a renovar los precios de las materias primas.
Además, no olvides estar pendiente de la vigencia de la cotización; de esta forma estarás al día y evitarás cambios en los precios.
En el caso de “Detalles & Amor”manejan una plantilla muy sencilla que les permite visualizar los costes por materia prima; según las cotizaciones de los proveedores.
Con esta técnica puedes tener un control de cuál es la opción más adecuada para tu floristería.
¡Te ayudará a la toma de decisiones!
¿Cómo vamos con la información?
5.- Escoge la oferta más adecuada
De hecho, hazla en función de las especificaciones técnicas, el precio, la disponibilidad y la calidad.
Siguiendo con el ejemplo, “Detalles & Amor” seleccionó al proveedor N.° 1 por ser el que tiene los mejores precios y mantienen la calidad de la materia prima y los accesorios para la elaboración de los ramos.
6.- Realiza el pedido o la compra
Al realizar una compra, pide por escrito todas las condiciones acordadas de los productos, especificaciones, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega.
También, establece un contrato que incluya los términos y condiciones más importantes.
Por ejemplo, datos del vendedor, plazos de entrega, cantidad y calidad fecha y observaciones de ser necesario.
De esta forma, estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido.
7.- Verifica los productos durante la entrega
Claro está, con la revisión puedes asegurar de que el pedido esté completo y cumpla con los requisitos exigidos por tu empresa.
Además, debes validar la calidad de los servicios y de los insumos.
8.- Ejecuta el pago al proveedor a tiempo
Te recomiendo que te informes sobre los tipos de pagos que acepta el proveedor, así como también la forma, el plazo y el precio de envío; de esta forma estarás al día con el pago al proveedor.
Así mantendrás buenas relaciones con tus proveedores.
9.- Chequea la factura
Por último, para que no incurras en pagos o gastos extras verifica la factura, que todo esté en regla; y, si está en orden, ¡archiva en los documentos!
Comentarios de cierre
En resumen, has conocido que para hacer de forma correcta las compras en tu floristería debes aplicar una serie de pasos clave que te garantizarán las ventas de tu negocio.
La ruta que debes seguir para un proceso de compras eficiente comprende los pasos que te enumero a continuación:
- Advierte los requerimientos de compras.
- Diseña una base de datos de tus proveedores y de los insumos a comprar.
- Evalúa y selecciona a los proveedores más indicados.
- Solicita una cotización.
- Escoge la oferta más adecuada.
- Realiza el pedido o la compra.
- Verifica los productos durante la entrega.
- Ejecuta el pago al proveedor a tiempo.
- Chequea la factura.
Por lo tanto, recuerda que es necesario que conozcas a tus proveedores, qué productos les estás comprando, y verifica cada cuánto tiempo debes hacerlo.
De esta manera, tendrás una mejor planificación en tus compras.
Y, recuerda, que al tener un buen proveedor que supla las necesidades de tu floristería, con productos de calidad; y, donde tú seas un cliente fiel, estarás garantizando el éxito de tu empresa en el corto y mediano plazo.
Por ello, ¡desarrolla un mejor proceso de compras en tu floristería!
Así evitarás hacer algo de pronto, sin haberte preparado previamente al momento de comprar tus productos; y evitarás que haya escasez en tus inventarios.
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
