¿Deseas conocer cómo gestionar el proceso de compras en una ganadería y mejorar la forma de hacer las compras?
En este post, comprenderás los pasos que debes seguir para comprar, de forma correcta, los productos e insumos que requieres y así puedas lograr las metas en tu ganadería.
Además, sabrás cómo planificar de forma apropiada las compras en tu empresa de producción y ventas.
Por esto, he preparado el siguiente al contenido:
- Conoce la forma correcta de comprar en una ganadería.
- 9 pasos clave en el proceso de compras en una ganadería.
Comencemos…
Conoce la forma correcta de comprar en una ganadería
Primero, para comprar de forma correcta toma en cuenta las siguientes interrogantes cuando vayas a gestionar el proceso de compras de tu ganadería; estas son:
- ¿Cuáles son los productos o insumos que necesitas para vender y ofrecer los servicios en tu ganadería?
- ¿Cuánta cantidad de insumos necesitas? Ten en cuenta que la cantidad dependerá de la producción y las ventas que tengas en tu empresa.
- ¿Qué tipo de productos te están suministrando?
- ¿Cuándo debes recibir los productos comprados?
- ¿Cómo será la vía de entrega? Confirma que el manejo de los insumos se realice con óptima calidad.
También, ten en cuenta el tamaño de tu empresa y en que etapa te encuentras.
Por ejemplo, si estás en la etapa de puesta en marcha o en funcionamiento irregular debes tener en cuenta los objetivos financieros, la rentabilidad y la relación con los egresos que implican las compras.
Además, el trabajo se centra en comparar precios para encontrar la mejor opción en el mercado; sin renunciar a la calidad, que es prioridad en tu ganadería.
En este sentido, es bueno que gestiones de forma correcta tus proveedores; es decir, establece las condiciones comerciales en cuanto a la calidad, precios y plazos de entrega.
Ahora mismo, te listaré los pasos clave que te ayudarán a mejorar las compras en tu ganadería.
9 pasos clave en el proceso de compras en una ganadería
Esta ruta a seguir hará que sea más efectivo y gestiones de forma óptima el proceso de compras.
Pero, la mejor forma de describir los pasos clave, es por medio del trabajo continuo de una empresa en tu ramo, me refiero a la ganadería “Rancho Grande”.
Pero antes te contaré la experiencia de esta empresa:
¡Presta atención!
“Rancho Grande” es una empresa ganadera que se dedica a la cría de ganado y a la venta de los derivados lácteos y cárnicos.
La ganadería posee 4 rebaños comerciales, con los cuales empezó a ofrecer y vender carne, leche y queso.
Actualmente la ganadería se encuentra en la etapa de crecimiento irregular; en este sentido, ya facturan pero aún no consiguen una estabilidad en la producción y las ventas.
Sin embargo, su propietaria Beatriz Vidal, quien recibió el rancho como herencia de sus abuelos, se encarga de ofrecer una excelente atención a su clientela y lleva las tareas de las compras del negocio.
Ahora, los pasos que te muestro en la siguiente imagen, aplicados por la empresa “Rancho Grande”, te servirán de guía para la gestión de las compras en tu ganadería.
¡Fíjate!
Te explico la ruta del proceso de compras en una ganadería:
1.- Establece las necesidades de compras que tiene la ganadería
Determina que materias primas o insumos te hacen falta para cumplir con los servicios que ofreces en tu ganadería.
Por lo común, te recomiendo que hagas un control semanal de los inventarios y de los insumos que requieres.
Sin embargo, todo dependerá del tamaño de la ganadería, el volumen de compras y las áreas que debas cubrir.
Por ejemplo, en “Rancho Grande” se elabora una lista detallada de los insumos y materia prima que requieren en la producción de cárnicos, quesos y leche.
Además, llevan un control y seguimiento en los inventarios para saber que cantidad de productos les hace falta y necesitan adquirir.
Esta herramienta fácil te ayuda a tomar decisiones referentes a cuánto y cuándo debes comprar.
2.- Diseña una base de datos de tus proveedores y de los insumos
En este sentido, “Rancho Grande” reúne las especificaciones técnicas de la materia prima, la cantidad que requiere para la producción de los quesos y productos lácteos.
Además, fijan códigos para las materias primas de la ganadería; por ejemplo: “pasto para ganado” (RG-001), “tabletas para cuajo” (RG-0004), “cultivos lácteos” (RG-005).
¿Cómo debes recaudar la información?
Te recomiendo que lleves de forma automática el proceso de compras; lo puedes hacer a través de un software de gestión, como Platzilla.
También, por cada proveedor guarda y actualiza los datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.
Esto te permitirá ahorrar tiempo y dinero, así como también, te ayudará a tener mayor orden dentro del área de compras.
Y, ¿por qué no?, ten un registro manual de tu base de datos.
3.- Analiza y escoge a los proveedores más adecuados
Por ejemplo, “Rancho Grande” evalúa hasta 3 proveedores.
En este aspecto, el trabajo se centra en comparar los precios y estudiar la calidad de los insumos y productos; de manera de elegir la mejor opción del mercado.
Además, de conocer acerca del desempeño de los proveedores y así seleccionar el que más se adecue a tus requerimientos.
En este sentido, una de las vías más rápidas para hacerlo es vía online.
Por ejemplo, “Rancho Grande” consigue en Internet proveedores de los insumos y productos para la venta y prestación del servicio; ahorrando en la logística y a la vez economizan tiempo y dinero.
Otra opción es visitar las sedes de los proveedores, con el propósito de conocer los productos que ofrecen.
Ahora, si eres tú el que llevas las compras de forma directa evalúa los precios y haz un seguimiento y control de las tareas.
4.- Solicita una cotización
Pide las cotizaciones necesarias a los proveedores y aclara las dudas sobre las materias primas o los insumos que estás requiriendo.
Otro punto que debes prever es la vigencia de la cotización para que conozcas el tiempo que tienes disponible para hacer el pedido y los pagos respectivos.
Además, con las cotizaciones podrás actualizar los precios de los productos.
En el caso de “Rancho Grande” manejan una plantilla muy sencilla que les permite visualizar los costes por producto; según las cotizaciones de los proveedores.
Así puedes llevar el control de los insumos a comprar para tu ganadería de una forma muy fácil y práctica.
¡Te ayudará a la toma de decisiones!
¿Qué opinas al respecto?
5.- Selecciona la mejor oferta
Escoge la alternativa que alcance las especificaciones técnicas, el mejor precio, la disponibilidad y la excelente calidad de los productos.
Por ejemplo, “Rancho Grande” seleccionó al proveedor N.° 2 por ser el que tiene mejores precios y mantienen la calidad de los productos.
6.- Realiza el pedido o la compra
Después que hayas evaluado y escogido tu mejor alternativa haz la compra, así ganarás tiempo y tendrás puntualmente los productos en tu ganadería.
Además, solicita por escrito las condiciones de la compra que acuerdes con tu proveedor; como las especificaciones, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega de los productos.
Además, verifica que incluya datos del vendedor, plazos de entrega, fecha, cantidad y las condiciones de calidad; y de ser necesarias observaciones detalladas.
De esta manera, protegerás a tu empresa en caso de que haya alguna situación al momento de recibir tu compra.
7.- Confirma la entrega de los productos
Asegura de que el pedido esté completo y cumpla con las condiciones exigidas por tu empresa.
¡Importante!: confirma la calidad de los productos.
8.- Realiza el pago al proveedor a tiempo
Te sugiero que te asegures sobre los tipos de pagos que acepta el proveedor, así como también el plazo y el precio de envío; de esta forma estarás al día con el pago al proveedor.
Así obtendrás una buena dinámica con tu proveedor.
9.- Chequea y archiva la factura
Por último, para que no caigas en hacer pagos extras verifica que todos los datos de la factura estén en orden; y, si los cumple ¡guarda en los archivos!
Conclusiones
En fin, ya sabes que el proceso de compras en una empresa está referido a una serie de pasos que debes aplicar para adquirir la materia prima o insumos, y así garantizar la producción y ventas en tu ganadería.
Los pasos que debes aplicar para comprar de forma correcta y óptima es la siguiente:
- Establece las necesidades de compras que tiene la ganadería.
- Diseña una base de datos de tus proveedores y de los insumos a comprar.
- Analiza y escoge a los proveedores más adecuados.
- Solicita una cotización.
- Selecciona la mejor oferta.
- Realiza el pedido o la compra.
- Confirma los productos durante la entrega.
- Realiza el pago al proveedor a tiempo.
- Chequea y archiva la factura.
Además, es indispensable que conozcas a tus proveedores; los productos que les estás comprando, la calidad, precios para que escojas la mejor opción.
Y, recuerda que, al tener un buen proveedor que supla los requerimientos de tu ganadería, garantizarás el éxito de tu empresa en el corto y mediano plazo.
Por ello, ¡mejora y optimiza el proceso de compras de tu ganadería!
Así evitarás la improvisación al momento de comprar tus productos; y que haya escasez en tus inventarios.
Si deseas conocer más sobre el proceso de compras de una empresa, aquí te comparto el siguiente post: ¿Cómo gestionar el proceso de compras en una empresa?
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
