¿Necesitas saber cómo gestionar el proceso de compras en una joyería?
En esta entrega, conocerás los pasos que debes seguir para que puedas comprar, de forma eficiente y correcta, los productos e insumos necesarios; y así lograr las metas de tu negocio.
Además, te enseñaré algunos tips para que planifiques, de forma eficiente e integrada el proceso de compras en tu joyería.
Para ello, desarrollaré el siguiente contenido que te servirá de guía:
- Conoce la forma correcta de comprar en una joyería.
- 9 pasos claves en el proceso de compras en una joyería.
¡Hora de comenzar con los detalles!
Conoce la forma correcta de comprar en una joyería
En primer lugar, para comprar de forma correcta considera las siguientes preguntas cuando vayas a gestionar el proceso de compras de tu joyería; estas son:
- ¿Cuáles son los insumos que necesitas para vender y ofrecer los servicios en tu joyería?
- ¿Cuánto necesitas? Recuerda que la cantidad dependerá de las áreas que desarrolles en tu joyería.
- ¿Qué te están entregando?
- ¿Cuándo debes recibir los productos comprados?
- ¿Cómo será la manera de entrega? Comprueba que la manipulación de la materia prima o insumos se haga con excelente calidad.
Luego, si manejas una pequeña o mediana joyería y estás en la etapa de puesta en marcha o en funcionamiento irregular debes tener en cuenta los objetivos financieros, la rentabilidad y la relación con los egresos que implican las compras.
Además, el trabajo se centra en comparar precios para encontrar la mejor opción en el mercado; sin renunciar a la calidad, que es prioridad en tu joyería.
En este sentido, es bueno que gestiones de forma correcta a tus proveedores; es decir, establece las condiciones comerciales en cuanto a la calidad, precios y plazos de entrega.
También, visita sus instalaciones y verifica los productos que ofrecen, la forma de trabajar y la atención al cliente.
9 pasos claves en el proceso de compras en una joyería
A continuación, te nombraré los pasos esenciales que debes seguir en tu joyería para que el proceso de compras sea más efectivo.
Pero, la mejor manera de explicarte estos pasos, es a través de la experiencia de una empresa de tu ramo, me refiero a la joyería “Zafiro´´ s Blue”.
Es una empresa gestionada por los hermanos Sánchez, quienes aprendieron de sus padres el oficio de la orfebrería.
Se dedican a la fabricación y venta de piezas artesanales de oro, plata y bronce, como: anillos, collares, brazaletes, pendientes, entre otras.
También realizan diseños exclusivos a solicitud de sus clientes.
Seguidamente te presento una ruta que te facilitará la gestión de las compras en tu joyería.
¡Fíjate!
Te explico la ruta del proceso de compras en una joyería:
1.- Identifica las necesidades de compras que tiene tu joyería
Determina que materias primas o insumos te hacen falta para cumplir con las metas de tu joyería.
Por lo general, te recomiendo que hagas un control semanal, sin embargo, todo dependerá del tamaño de la joyería, el volumen de compras y las áreas que debas cubrir.
Por ejemplo, en “Zafiro’s Blue” se elabora una lista detallada de los insumos y materia prima que usan en la producción de sus joyas; y, a partir de esta, tienen un control exhaustivo de la cantidad de productos que les hace falta y que necesitan comprar.
Esta sencilla práctica les facilita saber qué deben comprar y cuándo lo deben hacer.
2.- Recauda información de los insumos como de los proveedores
Al respecto, “Zafiro’s Blue”reúne las especificaciones técnicas de la materia prima, el tipo de metal o piedra, la cantidad que requiere para la producción de los modelos de las joyas y piezas artesanales.
Además, asigna códigos para las materias primas de la joyería; por ejemplo: “oro sólido” (ZB-001), “Enchapado en oro” (ZB-0002), plata de ley o plata esterlina (ZB-003).
¿Cómo debes recaudar la información? Lleva un registro por escrito y en digital de tu base de datos.
También, por cada proveedor guarda y actualiza los datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.
Te recomiendo que lleves de forma automática el proceso de compras; lo puedes hacer a través de un software de gestión, como Platzilla.
Te ayudará a tener mayor orden dentro del área de compras y a ahorrar tiempo y recursos.
3.- Evalúa y elige a los proveedores más adecuados
Por ejemplo, “Zafiro’s Blue” evalúa a 3 proveedores.
Aquí, el trabajo se centra en comparar los precios y la calidad de la materia prima, y así hallar una buena “elección” en el mercado.
Además, indaga sobre los proveedores y selecciona el que más se adecue a tus necesidades.
En este sentido, una de las vías más rápidas para hacerlo es vía online.
Por ejemplo, “Zafiro’s Blue” consigue en Internet proveedores de materias primas para la producción de las joyas, sin costo ni compromiso; lo que les permite economizar tiempo y dinero.
Otra opción es visitar las sedes de los proveedores, con el propósito de conocer lo que ofrecen y de cómo es la atención al cliente, etc.
Si eres tú el que llevas las compras, vela por una buena relación con los proveedores; evalúa los precios y haz un seguimiento y control de las tareas.
4.- Solicita una cotización.
Puedes pedir una cotización sin compromiso o preguntar a los proveedores las dudas sobre las materias primas o los insumos que estás requiriendo.
Cuando solicites la cotización, debes asegurar tu presupuesto; que tus recursos sean acordes para pagar los productos que necesitas.
Ten en cuenta la vigencia de dicha cotización de manera que conozcas el tiempo que tienes disponible para hacer el pedido y los pagos respectivos.
Recuerda que, las cotizaciones te ayudarán a renovar los precios de las materias primas.
En el caso de “Zafiro’s Blue” manejan una plantilla muy sencilla que les permite visualizar los costes por materia prima; según las cotizaciones de los proveedores.
Con esta técnica sencilla puedes controlar cuál es la opción más adecuada para tu joyería, ¡aplícala, te servirá para la toma de decisiones!
¿Cómo vamos con la información?
5.- Selecciona la mejor oferta
De hecho, hazla en función de las especificaciones técnicas, el precio, la disponibilidad y la calidad.
Siguiendo con el ejemplo, “Zafiro’s Blue” seleccionó al proveedor N.° 3 por ser el que ofrece mejores precios y mantiene la calidad de los productos.
6.- Realiza el pedido o la compra
Al realizar una compra, pide por escrito todas las condiciones acordadas de los productos, especificaciones, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega.
También, establece un contrato que incluya los términos y condiciones más importantes.
Por ejemplo, datos del vendedor, plazos de entrega, cantidad y calidad fecha y observaciones de ser necesario.
De esta forma, estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido.
7.- Verífica la entrega de los productos
Claro está, con la revisión puedes asegurar de que el pedido esté completo y cumpla con los requisitos exigidos por tu empresa.
Además, debes validar la calidad de los servicios y de los insumos.
8.- Realiza el pago al proveedor a tiempo
Te recomiendo que te informes sobre los tipos de pagos que acepta el proveedor, así como también la forma, el plazo y el precio de envío; de esta forma estarás al día con el pago al proveedor.
Así mantendrás buenas relaciones comerciales con tu proveedor.
9.- Chequea y archiva la factura
Por último, para que no incurras en pagos o gastos extras verifica la factura, que todo esté en regla; y, si está en orden, ¡archiva en los documentos!
Conclusiones
En fin, con todos estos consejos y tips que te he dado ya sabes que el proceso de compras en una empresa está referido a una serie de pasos que debes aplicar para adquirir la materia prima o insumos, y así garantizar la producción y prestación del servicio.
La ruta o estrategia que debes seguir para un proceso de compras eficiente y óptimo consiste en los siguientes pasos:
- Identifica las necesidades de compras que tiene la joyería.
- Recauda información de los proveedores y de los insumos a comprar.
- Evalúa y elige a los proveedores más adecuados.
- Solicita una cotización.
- Selecciona la mejor oferta.
- Realiza el pedido o la compra.
- Verifica la entrega de los productos.
- Realiza el pago al proveedor a tiempo.
- Chequea y archiva la factura.
Por lo tanto, recuerda que es necesario que conozcas a tus proveedores, qué productos les estás comprando, y verifica cada cuánto tiempo debes hacerlo.
¡Planificarás mejor tus compras!
Y, recuerda, que al tener un buen proveedor que supla las necesidades con calidad, y donde tu joyería sea un cliente fiel, garantizarás el éxito de tu empresa en el corto y mediano plazo.
Por ello, ¡mejora y optimiza el proceso de compras de tu joyería!, así evitarás la improvisación al momento de comprar tus insumos; y que haya escasez en tus inventarios.
Si deseas conocer más sobre el proceso de compras de una empresa, aquí te comparto el siguiente post: ¿Cómo gestionar el proceso de compras en una empresa?
Gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
