¿Es tu pyme una empresa realmente productiva? Por ser un tema importante en todo tipo de mipyme, el propósito de este artículo es precisar la productividad empresarial como ventaja competitiva.
Conozca aquí algunas ideas claves al respecto.
Tener en mente la productividad como ventaja competitiva y buscarla día a día, como un valor de la organización, debería ser una estrategia para todo empresario.
Aumentar la productividad no solo implica conseguir más ingresos, crecimiento y posicionamiento. El impacto va mucho más allá.
Una mayor productividad mejora el ambiente interno y crea un entorno más amigable con todo y con todos.
En tal sentido, en esta entrega nos centramos en varios puntos:
- ¿Qué es la productividad empresarial?
- Aspectos para mejorar la productividad empresarial.
- Acciones que influyen en la productividad.
- Elementos básicos para la medición de la productividad.
¿Listo para lograr nuevos aprendizajes en pocos minutos? Entonces, comencemos.
Productividad empresarial, ¡ventaja competitiva!
La productividad empresarial es la capacidad de una organización para usar los recursos disponibles para producir bienes o servicios “rentables”, en función de lo deseado por los clientes.
Se refiere a qué tan bien una empresa convierte los insumos de entrada – mano de obra, materiales, conocimientos, equipos y capital – en bienes y servicios para sus clientes.
Es la productividad la que mide el desempeño de una organización empresarial.
Monitoreada periódicamente, la productividad puede ser utilizada para evaluar el progreso real de una pyme.
Pero debemos tener en cuenta que mejorar la productividad ya no se limita a medir relaciones de entradas y salidas.
Aumentar la productividad implica ejecutar las actividades de manera más inteligente.
Si estás al frente de una empresa, sabrás que con empeño y observación, podemos encontrar oportunidades para mejorar la eficiencia en casi cualquier área.
Y esto es clave, porque los avances tecnológicos, las exigentes expectativas de los clientes y la globalización, han incrementado la necesidad de ser más productivos para tener más capacidad competitiva.
Sin ir muy lejos, es probable que tengas una pyme que deba competir con empresas ubicadas en países como China o India. En estos, los costes laborales son una fracción, respecto a muchos otros países.
¿Cómo podemos mejorar la productividad empresarial?
La productividad puede mejorarse mediante la capacitación, la inversión en equipos y una mejor gestión del personal.
Cuando hablamos de gestión del personal nos referimos a crear talento y a lidiar con el “no-talento”.
Sobre este punto del talento y el no-talento hablaremos en un próximo artículo.
Algunas reflexiones antes de continuar:
- La capacitación cuesta dinero a corto plazo, pero puede aumentar la productividad a mediano plazo. ¡Bien realizada, es una inversión!
- Cambios simples en los procesos operativos, a menudo, dan lugar a mejoras en la productividad.
- Según el sector, los mayores repuntes de la productividad pueden venir de la adopción de nuevas tecnologías.
Es clave entender que no se trata solo de que los colaboradores hagan su trabajo con altos niveles de productividad.
Pues desde la perspectiva organizacional, su productividad podría ser negativa, si están realizando actividades redundantes o que no aporten valor al cliente.
¡La productividad es un “indicador” esencial que muchas veces se pasa por alto!
Nuestra recomendación es que la productividad se mida de forma objetiva y rigurosa.
Es más, todas las pymes deberían ser capaces de saber cómo es su productividad, en qué se basa la misma y en qué aspectos falla.
Para lograr una productividad empresarial por encima del estándar de la industria, es imprescindible una muy buena gestión que apunte a la sostenibilidad.
Esto demanda tener claros algunos aspectos como los siguientes:
Metas y objetivos. Establecerlos es esencial para transitar por el camino del éxito.
Pero orientarse a los objetivos empresariales no siempre es fácil. La falta de motivación o la existencia de elementos de distracción pueden ir en contra de los mismos.
Hay caso en los que los colaboradores trabajan muchas horas, pero no logran sus metas.
Crear y fomentar la sinergia. Para ello se deben tener claros los valores dentro de la organización empresarial. Esto permitirá que los equipos puedan comunicarse de manera eficaz.
No hay duda de que si contamos con empleados que saben trabajar de manera colaborativa, los resultados serán siempre mejores. Además si se trabaja creando sinergia, se mejora el esfuerzo individual.
¡Debes distinguir que trabajo colaborativo no es trabajo repartiendo las tareas!
Incentivar la creatividad. Para toda mipyme es muy importante incentivar la creatividad para lograr objetivos y producir cambios, de manera constante, que aumenten la productividad empresarial.
Hoy día, la creatividad es una competencia demandada por empresas de todo tipo.
Una competencia blanda indispensable que nos permite asegurar una posición competitiva y hacer frente a los cambios.
Aplicar medidas de conciliación entre la vida laborar y la personal. ¿Qué importancia le das a este punto? Esto es esencial para incrementar la motivación.
¡Esto es cierto: un colaborador descontento es poco productivo!
Buscar el equilibrio entre la vida laboral y personal sería lo perfecto.
Hay estadísticas que nos dicen que las empresas que atiende este aspecto, ven reducido su absentismo laboral de manera importante (35 % o más).
Otros aspectos importantes:
- Incorporar tecnología. Las empresas deben ser cada vez más competitivas. Para ello necesitan utilizar nuevas tecnologías, invirtiendo en procesos de producción. Es clave disponer de herramientas de trabajo para que cualquier colaborador sepa las tareas que debe realizar, cuándo y cómo. Y con qué eficiencia.
- Delegar de manera efectiva. Uno de los factores que resta productividad es la falta de competencias de los responsables de áreas para delegar. Dicen que no hay mejor “jefe” que aquel que sabe delegar las tareas en las personas adecuadas.
- Planificar el día y gestionar el tiempo. Administrar el tiempo es importante a la hora de aumentar nuestra productividad. Es esencial aprender a gestionar el tiempo. Para ello existen técnicas y herramientas que nos pueden apoyar.
Acciones para influir en la productividad empresarial
1. Utilizar la tecnología SaaS:
Las tecnologías basadas en la Web o SaaS permiten mejorar de manera drástica la productividad de una empresa.
Existen herramientas de gestión y software o aplicaciones listo para usar.
Por ejemplo, podemos apoyarnos en sistemas de inventario que nos ayuden a reducir costes y a mejorar la rentabilidad. Además de acelerar el tiempo de respuesta a los clientes.
También los sistemas de pedidos en línea integran la información del inventario con compras, contabilidad y otras aplicaciones de negocio.
Además, al comprar insumos por esa vía, por ejemplo, podemos obtener precios competitivos, y así tenemos la opción de superar límites y costes que nos imponen proveedores locales.
2. Revisar los procesos existentes:
Observar y monitorear los procesos de todos los niveles organizativos es necesario.
Con la eliminación de cuellos de botella, el desperdicio o tareas que no aportan valor, logramos mejorar la productividad.
Es ideal dibujar un mapa de procesos y establecer la relación con el flujo de la información. Con ello podemos comprender los enlaces entre los diferentes elementos de la producción y de la administración.
Un trabajo detallado en este sentido nos permitirá identificar y eliminar elementos improductivos o “puntos calientes” que nos llevan a perder “energía” en la empresa.
3. Subcontratar actividades de apoyo:
La subcontratación es una forma de focalizar los esfuerzos en lo que mejor se hace como negocio. Y por lo tanto, es una vía para lograr una mejor productividad.
Decidir, por ejemplo, dejar la contabilidad o la nómina debe apoyarse en una revisión de los costes.
Es probable que sea una forma de reducirlos mientras te centras en la cadena productiva de la empresa.
4. Crear alianzas estratégicas:
Una alianza estratégica permite a la empresa crecer, sin expandir su tamaño ni incurrir en costes nuevos.
Por ejemplo, podemos mejorar los procesos productivos al aumentar la economía de escala y ampliar el mercado de distribución.
5. Implementar planes de mejora continua:
Para ellos podemos realizar diagnósticos periódicos y ejecutar acciones como las siguientes:
- Evaluar la competencia y las mejores prácticas en la industria. Aplicar planes que funcionen en nuestra empresa.
- Con los diagnósticos, evaluar las fortalezas y debilidades de la organización. Esto puede dar una visión sobre cómo mejorar la productividad en tiempos cortos.
- Buscar cambios innovadores. ¡Ojo!, pequeñas mejoras pueden transformarse en incrementos importantes en la productividad.
Generar procesos de innovación es posible, con la participación de los trabajadores.
Factores negativos para la productividad empresarial
Reuniones largas y sin foco. ¡Perder tiempo!
Para evitar que las reuniones afecten la productividad empresarial, no solo se deben incluir a las personas que necesitan estar allí, sino tener una agenda previa y aplicar buenas prácticas.
¿Cuántas horas pierdes en reuniones que no aportan valor?
Horarios estrictos. ¡Cumplir horario!
¿Es necesario exigir que los colaboradores estén en su escritorio en un horario estricto?
Las tecnologías en la nube hacen posible que los empleados trabajen y colaboren a distancia. Confinar a los colaboradores en sus escritorios, no garantiza un día productivo.
Estrés excesivo. ¡Cargar con tareas, sin límite!
Debes considerar los costes de los reposos y de los días perdidos como resultado de ambientes demasiado estresantes. En los altos niveles de estrés pueden influir muchos factores.
Si bien, estos cambian de persona a persona, hay que prestar atención para minimizar su impacto negativo.
¿Cómo es el nivel de estrés en tu empresa? ¡”Cero estrés” tampoco es bueno, para nada!
Poco reconocimiento. ¡Para qué esforzarse!
Cuando no se reconoce un buen desempeño, los empleados podrían decidir no volver a hacer ningún esfuerzo adicional. ¿Para qué?
No solo se trata de bonos monetarios. También son bienvenidos gestos simples como un almuerzo o incluso solo decir «buen trabajo».
Poca confianza. ¡Limitar y no creer en la persona!
Es claro que cuando los empleados se sienten una parte integral de la empresa, se interesan más en su éxito.
Sin embargo, pocas cosas distancian más a los empleados como la falta de confianza.
Prohibir llamadas telefónicas personales o revisar el uso de Internet, pueden parecer formas de mejorar la productividad, ¿pero realmente es así?
Elementos básicos para la medición de la productividad
La medición de la productividad empresarial se puede dar de forma parcial (un solo factor), multifactorial y total.
Veamos de qué trata cada caso y un ejemplo:
1. Productividad de un solo factor: evalúa la cantidad de unidades producidas respecto a un solo insumo utilizado.
Para el cálculo de este tipo de métrica se utiliza la unidad de medida estándar del factor correspondiente.
Por ejemplo, para mano de obra se utiliza horas-hombre; para materiales se puede usar su peso (kg) o volumen (m3), según sus características.
2. Productividad multifactorial: evalúa las unidades producidas respecto a varios factores utilizados en su producción.
Es claro que al utilizar varios factores, nos encontraremos con unidades de medida diferentes.
Esto nos obliga a “normalizar” las unidades. La manera más sencilla es utilizar el coste.
3. Productividad total: es un indicador que mide las unidades producidas respecto a todos los insumos utilizados.
De la misma forma que en la productividad multifactorial, se “uniformizan” las variables, considerando su coste.
Al contar con estos valores tendremos información y conocimiento sobre la productividad. Con ello y una forma de analizar lo que nos señalan, podremos pasar a la acción. Tomar decisiones.
Ejemplo para cada caso:
En una empresa de manufactura se producen llantas para una ensambladora. La fábrica logró una producción de 1 000 llantas el día de ayer, con los siguientes recursos:
- Coste de la mano de obra: 400 horas a 12,50 euros por hora/hombre.
- Materia prima utilizada: 20 000 kg por día (coste: 1 euro por kg).
- Energía: 5 000 euros/día.
Con estos datos vamos a calcular la productividad de cada factor, la productividad multifactorial de mano de obra y materia prima, y la productividad total.
Productividad de un solo factor:
- P(m.o.) = 1 000 llantas / 400 horas-hombre = 2,5 llantas/h-h.
- P(m.p.) = 1 000 llantas / 20 000 kg = 0,05 llantas/kg.
Productividad multifactorial:
- P(m.o. y m.p.) = 1 000 llantas / [(400 h x 12,5 euros/h) + (20 000 kg x 1 euro/kg)] = 0,04 llantas/euros.
De manera análoga podemos calcular con todos los factores, la productividad total. En tal caso, obtenemos 0,03 llantas/euro.
¿Son estos resultados buenos para la empresa?
Pues dependerá del promedio diario histórico, por ejemplo. O del valor óptimo en el sector, para fábricas similares.
Para conocer más sobre indicadores de gestión y ejemplos, un artículo que puedes revisar es el siguiente: Tipos de indicadores (KPI) en empresas exitosas.
Conclusiones
La importancia de aumentar la productividad empresarial no se discute.
Un propósito en todo negocio debería ser el de actuar en pro de la mejora de la productividad, ¡todos los días!
Por lo tanto, como empresarios pymes debemos tener claro que la productividad es la relación entre el resultado de una actividad productiva y los medios utilizados para obtener dicha producción.
Con el conocimiento de qué es la productividad, aplicable en todos los niveles y las áreas de la empresa, debemos pasar a evaluar varios aspectos:
- En primer lugar, los factores que la puedan estar afectando en nuestra organización.
- En segundo lugar, los aspectos necesarios que deberíamos estar considerando para mejorar.
- Y en tercer lugar, cuando estemos preparados, comenzar a medir. Es decir, definir y aplicar indicadores de productividad. En principio, en los principales procesos que tengan impacto positivo e inmediato.
La experiencia nos dice que al plantear por primera vez métricas e indicadores, en cualquier caso, es clave mostrar resultados muy rápido.
Esto impulsa su aplicación por parte del equipo de trabajo y reduce el escepticismo.
Por otra parte, debemos tener en mente que la productividad empresarial está muy asociada a la productividad laboral. Aplicar indicadores en ambas áreas es clave.
Así que un reto para todo gestor o empresario es crear un entorno positivo alrededor del “valor de la eficiencia”, pues esto impulsa la productividad.
Y para ello, debe dotar con herramientas de productividad empresarial a todo su equipo de trabajo.
En fin, muchas estrategias se pueden aplicar para mejorar la productividad.
Y quizás, la primera de ellas, es el desarrollo de competencias técnicas y sociales. Implica gestionar el talento humano, ¡y también el “no talento”!
¡Muchas gracias por leernos!
