En la entrega anterior comentamos sobre cómo puedes administrar y gestionar tu pyme con Platzilla, en forma fácil y efectiva. Fue una introducción, tal como viste si ya leyó el artículo. En esta segunda parte de la serie “con Platzilla”, hablaremos de la puesta en marcha del sistema. Es decir, de los primeros pasos con el software de gestión Platzilla. ¡Bienvenidos!
Tal como señalamos en el artículo referido, el contenido de esta serie aplica para todos:
- Para emprendedores que están puliendo su idea de negocio y que pronto pasarán a la puesta en marcha de su empresa.
- También para microempresarios. En particular, para los que están en su primera etapa (apenas comienzan a facturar). Lo común en este caso, es que no cuenten con una herramienta para la gestión de la información.
- Para empresarios pymes que estén buscando mejorar el control de la empresa. Es decir, que necesiten un software de gestión que facilite 4 cosas: el foco, el control, la colaboración y la mejora continua.
- Y si no estás en ninguno de los casos previos, pues el contenido de este y todos los artículos de la serie, te permitirá aprender. Recuerda que todo lo que se aprende, se aplica.
En esta oportunidad nos centramos, entonces, en los primeros pasos para poner a punto la plataforma Platzilla. Lo que hemos denominado “puesta en marcha del sistema”.
Un dato: si has visto artículos sobre Platzilla en este blog, hay algo importante que debes saber: la herramienta está en constante evolución. Por lo que es probable que veas cambios en su interfaz.
Puesta en marcha del sistema (Platzilla)
Una de las ventajas de Platzilla que comentamos en la entrega anterior, es la facilidad que brinda para comenzar a trabajar. Lo que es propio del software bajo el modelo SaaS.
En minutos puedes tener la herramienta a disposición, para comenzar a trabajar. Además, nos permite personalizar las aplicaciones y demandar nuevos servicios. Esto con el propósito de atender las necesidades reales de tu empresa. Y todo esto con un coste realmente bajo.
Dependiendo del tamaño de la empresa y del riesgo asociado al uso del software, algunos recomiendan comenzar con una prueba piloto. Esto puede ser aplicable en el caso en que estés pensando pasar de una herramienta propia a Platzilla.
Cuando se adopta un nuevo sistema, puede ser necesario que el viejo y el nuevo funcionen de manera simultánea. Sobre todo si necesitamos comparar los resultados que ambos ofrecen en su operación. Esto es aplicable en empresas que ya están operando.
Es el caso de mipymes que necesitan ir a una herramienta en la nube, para aprovechar sus ventajas. Por ejemplo, asegurar la disponibilidad de los datos desde cualquier parte y con todo tipo de dispositivo, todo el tiempo.
Estas ventajas, por cierto, nos ayudan en la propuesta de gestión ágil y fácil que proponemos en nuestros artículos. No solo en el blog Gestionar-Fácil, sino también, en el de Emprender-Fácil.
Primeros pasos con Platzilla
Recordemos los primeros pasos que señalamos en el artículo anterior de la serie “con Platzilla”. Estos son los siguientes:
- Revisar, apoyándose en los datos de prueba, las opciones del menú de Platzilla. Este está dividido en 4 bloques: Entradas, Planificación, Ejecución y Revisión.
- Seleccionar los módulos que utilizarás para una primera carga de datos. O simplemente, para comenzar a registrar información.
- Incluir datos para ver en detalle qué campos contiene cada módulo. Y conocer las principales funcionalidades para organizar la información. Funcionalidades disponibles en todos los módulos.
- Adaptar los módulos a tus necesidades de información, en lo que requieras. Es decir, definir qué cambios necesitas realizar.
- Al tener claros los ajustes que debes realizar en los módulos o contenedores de información, proceder a realizarlos. Esto es, agregar o quitar campos y tablas. Más adelante podrás realizar otras personalizaciones. Porque hay muchas otras forma de adaptar Platzilla a tu empresa.
Para la puesta en marcha del sistema Platzilla, puedes seguir estos pasos. Es claro que no serán los únicos, pues cada empresario tiene necesidades específicas en la organización de sus actividades.
1- Menú de Platzilla: Entradas, Planificación, Ejecución y Revisión
Platzilla organiza los módulos o contenedores de información en 4 opciones. Estas conforman el menú principal mostrado en la parte izquierda.
En el siguiente microvídeo podrás ver las opciones y conocer más sobre la forma de ingresar información en cada módulo:
Con este vídeo ya tienes claro cómo se distribuyen los módulos en las 4 opciones. En el caso de la opción “Revisión”, esta incluye los módulos de informes, gráficos y vistas “kanban”. Son las opciones para mostrar la información de los módulos, con vistas filtradas y datos consolidados.
Algo importante es que en cada opción del menú principal, aparecerán nuevos módulos según surjan nuevos requerimientos. Es decir, Platzilla sigue creciendo para cubrir nuevas áreas y funcionalidades, necesarias para la gestión fácil.
2- Conocer los módulos disponibles para comenzar
Los módulos disponibles en Platzilla conforman aplicaciones para las áreas de negocio. Por ejemplo, la aplicación Comercial involucra:
- Artículos (menú entrada)
- Clientes (menú entrada)
- Contactos (menú entrada)
- Prospectos (menú entrada)
- Oportunidades (menú planificación)
- Cotizaciones (menú ejecución)
La información en estos módulos nos permite realizar una estrategia centrada en el cliente y manejar la relación con ellos. Por supuesto, cada empresa tiene una situación y contexto propio. Por ejemplo:
- Si tu empresa vende donas (como el caso de la microempresa Donas Redoma), la gestión de clientes tiene sus particularidades.
- Mientras que si hablamos de una empresa de servicio profesionales (como el caso de la pyme Geosama), la relación es muy diferente, porque es de negocio a negocio (en inglés business-to-business o B2B).
En el siguiente microvídeo podrás ver 2 historias de trabajo, para la aplicación comercial:
Otro ejemplo es el caso de la aplicación Proyectos. Esta contempla los siguientes módulos: clientes, contactos, equipamientos, proyectos y cotizaciones.
Es claro que los módulos cliente y contactos, por ejemplo, se comparten entre las aplicaciones. Por otro lado, al gestionar proyectos para clientes, se hará uso de módulos como “contratos” y “facturas”, que son parte de otras aplicaciones.
Con esto puedes apreciar que Platzilla es un “sistema” que involucra las áreas de la empresa, para una gestión fácil. De allí que hablemos de la puesta en marcha del sistema.
Conocer los módulos y probar el ingreso de información, te permitirá evaluar lo que necesitas ajustar para personalizar las aplicaciones. ¿Qué te recomendamos en este caso?:
- Seleccionar los módulos con los que comenzarás.
- Revisar los campos disponibles creando registros.
- Tomar notas de los ajustes necesarios para cada caso.
- Definir el tipo de campo que necesitas agregar.
- Definir qué campos de los disponibles no necesitas, para eliminar.
3- Conocer las funcionalidades para organizar la información
De las diferentes opciones que te brinda Platzilla para organizar la información, una de ellas es la creación de vistas con filtros. Conocer esto en la puesta en marcha del sistema, nos permite visualizar cómo aprovechar la información, desde el primer momento.
¿Qué son los filtros en Platzilla?
Un filtro es una funcionalidad que nos permite crear vistas de la información del módulo, aplicando criterios para mostrar listas específicas de registros. Con esto, puedes organizar y priorizar la información.
Por ejemplo, si de los 5 000 clientes registrados, necesitas ver solo los que tienen “estatus = cliente estrella”, con un filtro tendrás una vista de los principales clientes. Luego, sobre esta lista podrás realizar diversas operaciones; solo para los registros filtrados.
¿Cuántos filtros puedo crear para organizar la información?
En todos los módulos puedes crear tanto filtros como necesites. Pueden ser propios o compartidos con los restantes colaboradores con acceso a la información. Puedes utilizar colores para diferenciar registros de manera rápida.
¿Para qué puedo utilizar el filtro con colores?
Los filtros con colores nos facilitan destacar registros en las vistas tipo listas, para tener una mejor visualización de la información. Por ejemplo, en una vista tipo lista de las oportunidades que están siendo gestionadas, podemos resaltar con color verde aquellas que tengan un “valor > 1 000”, y con color amarillo las que tengan un “valor < 100”.
En el siguiente microvídeo podrás ver parte de lo señalado en este punto:
4- Realizar los ajustes en campos de módulos
Si has identificado nuevos campos que debes incluir en los módulos, no necesitas llamar a un técnico o programador. Lo puedes hacer sin ninguna dificultad, siguiendo los pasos que verás a continuación:
- Accede al formulario “editor de disposición”, a través de la opción campos de “módulo”. Esta opción está disponible al ingresar al módulo, en el botón superior derecho. En el caso del módulo Artículos, la opción es “Campos de Artículos”.
- En la pantalla “editor de disposición” puedes crear bloques para grupos de campos. O solo crear un campo en un bloque existente.
- Platzilla te brinda múltiples tipos de campos. Solo tienes que indicar los atributos para añadirlo.
- También está la opción de eliminar aquellos campos que no necesitemos.
En el siguiente microvídeo podrás ver estos pasos:
Para finalizar…
Si llegaste hasta este punto, tienes la información necesaria para dar los primeros pasos con Platzilla. Si lo ves bien, es sencillo. Solo hay que atreverse y probar.
Mientras trabajas en estas tareas de revisar y personalizar módulos, estaremos preparando el siguiente artículo de la serie “con Platzilla”.
Pero no estarás solo. Recuerda que a través de la propia herramienta, tienes la oportunidad de preguntar o dejar sus inquietudes. Así que te invitamos a seguir probando. Es una oportunidad para ganar nuevos e interesantes aprendizajes.
Seguimos en una próxima entrega. ¡Hasta pronto!
