¡Bienvenidos a esta nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! Queremos aprovechar el artículo de hoy para comentarte un poco más sobre qué es eficiencia según el índice IDEAL o índice de eficiencia empresarial.
Recordemos que nuestro índice se mide a partir del diagnóstico de 4 áreas. Estas son: foco, mejora continua, control y colaboración.
A partir de un diagnóstico, de lo que hablaremos en los próximos artículos, se obtiene un puntaje que permite conocer el avance de las áreas. Este puntaje varía desde 0 (que implica ausencia del área) hasta 2,5 (que implica una empresa con el área consolidada).
De lo anterior se entiende que una empresa con un índice de eficiencia empresarial cerca de 10 (es decir, con todas sus áreas en más de 2,0), es una empresa en funcionamiento óptimo.
Cuando la empresa está en sus primeros pasos, puede ocurrir que las áreas del índice presenten una situación caótica. Al aplicar planes de acción, el comportamiento será menos caótico, por lo que habrá menos variación.
Por lo tanto, las áreas se estabilizarán, alcanzando el valor deseado de 2,5. Esto lo podemos ilustrar de la siguiente manera:
En las próximas líneas hablaremos de eficiencia en el índice IDEAL y la distinguiremos de eficacia, con la que se suele confundir.
Qué es eficiencia según el índice lDEAL
En general, en el mundo de los negocios, se entiende por eficiencia lo siguiente:
- El logro óptimo de un objetivo con la menor cantidad posible de recursos.
En otras palabras, se puede definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.
Veamos un ejemplo en una fábrica de pan:
- Se es eficiente cuando en 2 horas se hacen 100 unidades.
- Se mejoraría esa eficiencia si esas 100 unidades se hicieran en sólo 1,5 horas, con insumos similares.
- O se aumentaría la eficiencia si en 2 horas se hicieran 120 unidades.
Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos).
Para tener punto de comparación, se pueden obtener datos históricos o datos de la industria, a partir del cual decidir si se es o no, eficiente.
Un artículo al respecto, que te puede resultar interesante, es el siguiente:
¿Qué es eficiencia? versus ¿Qué es eficacia?
La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia a la mejor utilización de los recursos. Mientras que la eficacia hace referencia a la capacidad para alcanzar un objetivo, sin medir cómo fue el uso de los recursos. Es decir, sin importar si fuimos eficientes en el proceso para alcanzar el objetivo.
Por tal motivo, es perfectamente posible ser eficientes sin ser eficaces. Esto es, hicimos excelente uso de los recursos pero no cumplimos el objetivo en el tiempo previsto. También, podemos ser eficaces sin ser eficientes; es decir, alcanzamos los objetivos con uso inadecuado de los recursos.
Por supuesto, lo ideal es ser eficaces y a la vez ser eficientes.
Ejemplo:
- Se alcanzó la meta de construir una autopista en un mes tal como se había previsto (hubo eficacia); pero para construir la autopista, se utilizaron más recursos de lo necesario (no hubo eficiencia).
- Caso contrario, se utilizó un 10 % menos de los recursos previstos para construir la autopista, pero no se logró terminar en un mes, como estaba previsto (eficiencia sin eficacia).
Por la experiencia de la empresa, lo ideal sería construir la autopista en un mes y utilizar no más del 100 % de los recursos asignados, o mejor aún, menos del 100 % de los recursos.
En este caso seríamos tanto eficaces como eficientes.
Con lo comentado hasta acá, ya puedes responder, respecto a tu empresa, qué es eficiencia, y también, qué es eficacia. Plantearse situaciones concretas y evaluar la eficiencia y la eficacia, es un excelente ejercicio. ¡Así que lo invitamos a practicar!
Solo con la práctica es que podemos mejorar y ser más competentes. No hay otra forma. Aplica en todo, de manera particular, en la gestión empresarial.
Evaluación de las áreas del índice de eficiencia empresarial
Las diversas áreas del índice, control, colaboración, foco y mejora continua, se evalúan con base en un diagnóstico. Con este, se asigna una puntuación que va desde 0 hasta 2,5, como ya señalamos.
- El valor 0 (cero) representa caos y ausencia del “área”.
- El valor 2,5 representa madurez. El área es parte de la cultura organizacional.
Recuerda que la cultura organizacional es el conjunto de creencias, hábitos, valores y actitudes, que asumen el grupo de colaboradores en la organización.
Para que una empresa tenga la puntuación máxima, debe tener buenas prácticas en todas las áreas funcionales. Y estas buenas prácticas deben ser asumidas con compromiso, por todo el equipo. Solo así formarán parte de la cultura de la empresa.
Es importante que observes que las 4 áreas, control, colaboración, foco y mejora continua, deben generar sinergia. No se trata de una simple suma de acciones, tal como se calcula el índice. En la práctica, se cumple que: el todo es más que la suma de las partes.
Cuando la colaboración interna y externa sea atendida, permitirá un mejor control de la gestión. Esto facilitará la mejora continua; y todo esto junto, mejora el foco del empresario y de su equipo.
Por otro lado, si el empresario aplica un plan de acción para la mejora –en un área funcional determinada – conllevará más enfoque, colaboración y control.
Lo esperado en una pyme es que en la etapa de funcionamiento estable –salvo casos excepcionales- el empresario esté atendiendo las áreas funcionales. Y en la medida en que avance en funcionamiento estable, debe atender los componentes del índice.
¿Te parece complejo? – Realmente no lo es.
Todo depende del foco y de la claridad de qué áreas necesitas mejorar. Es probable que tengas que priorizar.
Las prioridades, por supuesto, deben obedecer a áreas funcionales y propósitos claros, con metas de corto plazo. Metas que puedan ser evaluadas.
En una empresa de ventas al menor, parte de las áreas prioritarias pueden ser: finanzas, ventas y producción y operaciones.
En funcionamiento estable una empresa se caracteriza por tener los ingresos necesarios para contar con personal y realizar inversiones para mejorar áreas críticas. Por ejemplo, el área de producción y operaciones. En esta etapa, la única forma de sentar las bases para pasar a funcionamiento óptimo, es que logres un índice IDEAL superior a 8,0. Es decir, una puntuación mayor a 2,0 para cada área o componente del índice.
Puntuación de las áreas o componentes del índice
Como señalamos en los artículos sobre el índice, hay 6 valores que pueden ser asignados al área, según sea el diagnóstico, para cada una de ellas.
En forma muy general, o de alto nivel, estos 6 valores (entre 0 y 2,5) implican lo siguiente:
Área con 0,0 puntos:
Se asigna 0 puntos cuando en la empresa no hay conciencia sobre el área. Hay caos e improvisación. Por ejemplo, el empresario no está enfocado. El esfuerzo se dispersa en tareas o actividades sin diferenciar lo importante de lo urgente.
Área con 0,5 puntos:
Se le asigna 0,5 a las empresas en las que el personal toma conciencia sobre el área. Al menos se sabe que hay improvisación. Por ejemplo, el empresario sabe que debe tener control en áreas críticas, pero aún no sabe cómo.
Área con 1,0 puntos:
Se le asigna 1 a las empresas en las que el empresario y el equipo tienen la inquietud de ejecutar acciones para mejorar la gestión, pero aún no aplican acciones concretas. ¡Tener la inquietud ya es un avance!
Área con 1,5 puntos:
Se le asigna 1,5 a las empresas que han planificado actuar en áreas específicas, por ejemplo para controlar y mejorar. En el caso de la colaboración, la actitud puede medirse; el equipo trabaja bien engranado.
Además, disponen de herramientas. El empresario, junto a su equipo, se ha capacitado. Sin embargo, no miden resultados de las acciones aplicadas; y no hay evidencia del éxito de las mismas.
Área con 2,0 puntos:
Se le asigna 2 puntos a las empresas que aplican planes para mejorar, apoyándose en algún tipo de indicador, cuando sea pertinente.
Por ejemplo, para el foco, la empresa cuenta con una imagen, orientación hacia la misión y con procesos alineados con la misma. Además, tienen clara la visión y actúan en consecuencia.
La empresa obtiene resultados que dan cuenta de la eficiencia en la consecución de objetivos. En el caso de las áreas control y colaboración, 2 puntos implican la existencia de un entorno automatizado.
Área con 2,5 puntos:
Se le asigna 2,5 a las empresas en las que el área está presente a través de buenas prácticas, a lo largo y ancho de la empresa.
Todas las áreas con puntaje 2,5 implican calidad en el producto o servicio, tanto para el cliente interno como para el cliente externo. Es una empresa en funcionamiento óptimo.
Herramienta de gestión
En general, toda empresa que quiera alcanzar un índice de eficiencia empresarial alto, necesita integrar a su sistema de actividades, herramientas de gestión. Esto es consistente con el hecho de que una empresa en funcionamiento óptimo maneja indicadores con base en un entorno automatizado.
En particular, el “control” y la “colaboración”, que forman parte del índice, se apoyan en herramientas de gestión. Y como señalamos en artículos anteriores, una opción es la plataforma de aplicaciones Platzilla V2.0.
Con Platzilla podrás gestionar tu empresa en un ambiente ideal de colaboración, control, mejora continua y foco. Ambiente en el que, inclusive, el cliente tendrá la oportunidad de participar, si esto aplica.
Entonces, ya te puedes responder ¿qué es eficiencia en el índice IDEAL? – Pues no es otra cosa que hacer bien el trabajo, completo y con calidad, utilizando la cantidad de recursos mínimos para tal fin, y en el tiempo previsto.
En otras palabras, es la capacidad para lograr lo deseado con el mínimo de recursos. Lo que se refuerza a nivel empresarial, pues la eficiencia disminuye costes y aumenta la productividad y el rendimiento, además de la motivación en el equipo.
¡Hasta el próximo artículo!
