Reducción de costos operativos, una de las claves para la rentabilidad. Todos los días hay que luchar por reducir u optimizar los costos operativos. Los descuidos disparan los gastos. Un buen análisis de datos evita perder el control.
Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. Este es el último artículo sobre análisis de datos, en este caso, cómo usamos la información para reducir los costos operativos. Antes de comenzar, permitirme que os deje los enlaces de los otros 4 artículos de la serie para que los consultéis cuando estiméis oportuno y así entendáis a la perfección el alcance y beneficios del análisis en tu empresa:
Análisis de datos en la empresa: qué es y cómo empezar
Análisis del rendimiento de mi equipo: Razón #2 para el análisis de datos.
Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos
Control estratégico: Razón #4 para el análisis de datos
Paso 1: Define tus procesos claramente
Claro que si, si no sabes como son las tareas y que viene detrás de cada tarea, ¿cómo vas a saber los costes involucrados en cada proceso?
Probablemente te preguntarás cómo empezar a definir los procesos. No te compliques, no hagas diagramas de procesos complicados, simplemente escribe las tareas que se hacen con el mayor número de detalles. Así ya tienes tu proceso que es lo mismo que la suma de tareas.
Una vez tengas tu proceso creado, piensa en los subprocesos, que son aquellas tareas que surgen del proceso inicial. Por ejemplo, si emites una factura y ésta te la devuelven, tendrás que hacer una serie de acciones aparte como llamar al cliente, emitir otra factura, etc.
Quizás estos procesos son el chocolate del loro, pero cuando hablamos de producción o ventas ya las cosas son bien distintas. Sorprendería ver lo que cuesta en términos económicos un cliente y muy pocos empresarios conocen esta información.
Te recomiendo leer los artículos de las series de la generación de procesos en la empresa para que lo tengas más claro todo.
Paso 2 para la reducción de costos operativos: Aplica métodos de medición a los procesos.
Una vez que ya tienes los pasos más o menos definido, estudia el coste medio de conseguir un cliente, Puede que aún no tengas una herramienta de gestión como Platzilla u otro software parecido, pero puedes empezar por usar costes medios. Sé que no es lo ideal, pero es un punto de partida.
Una vez hayas aplicado costes medios, verás que en seguida consigues una reducción de costos operativos. Verás ciertos costes, perfectamente eliminables que en seguida te quitarás de enmedio.
Paso 3: Involucra al equipo
Así es. Vas a tardar muchísimo menos tiempo en adquirir la excelencia si tu equipo te ayuda que de lo contrario. Involucrando al equipo conseguirás que se sientan más tenidos en cuenta a la hora de hacer cambios. Si por el contrario, decides implementar cambios si antes que ellos lo hayan visto, en una fase anterior de involucración, tendrás mucha resistencia al cambio. Esto es parte de las estrategias que indicamos para evitar a “los enemigos del cambio organizacional”.
Para que tu equipo pueda dar valor con su involucramiento, pídeles que intenten definir más los gastos por cada operación que hacen. Si es posible intentar llevar un registro en la medida que no afecte demasiado a su operativa. Si, siempre es posible conseguir hacer algo.
Esta es la única manera que entiendan que el equipo ha de empujar hacia la rentabilidad. Haz reconocimientos a las operaciones más rentables y a los descubrimientos en producción que promueven la reducción de costos operativos. El equipo ha de saber que hay que buscar la rentabilidad entre todos.
Paso 4 para la reducción de costos operativos: Comienza a registrar datos en tus sistemas
Poco a poco, haz ese ejercicio en el software que tengas o contrata un software nuevo. Ves sin prisa, pero sin pausa. Lo más importante es tener tu rutina diaria de ver estas cosas para ayudar en el proceso. Quizás puedas registrar el coste de materias primas usadas en producción y quizás hasta las horas por persona invertidas. Es poco probable que hagas una contabilidad de costes completa y no puedas aún imputar gastos generales por unidad producida. Es no es tan importante ahora y puede ser que nunca sea relevante ese nivel de detalle. Se trata de entrar en la mejora continua y siempre ir a más.
Paso 5: Aplica la mejora continua
Si ya has empezado a registrar cosas, cada día piensa en cómo se puede mejorar. Quizás puedas hacerlo por proyectos de mejora, o quizás con indicadores llenados a mano o automáticamente (podemos ayudarte en dpolo@timemanagement.es). Sea lo que sea, has de revisar para mejorar.
No hay que ser un genio para hacer estas cosas. Ni contratar a consultores caros. Lo importante es dar los pasos con cabeza y pensar mucho.
Eso es todo por hoy amigos. Espero que ya seáis consciente de la importancia de analizar los datos para la reducción de costos operativos como hemos visto aquí.
Permíteme invitarte de nuevo a que leas los otros artículos (que arriba mostramos) de análisis de datos para que entiendas sus beneficios en saber cuánto ganas, conocer el rendimiento del equipo, hacer seguimiento de los proyectos.
¡Muchas gracias por vuestra atención!
