¿Está tu empresa avanzando con una organización de actividades calificada como “buena”? Si es así o no estás seguro, este artículo que hemos titulado “planes de mejora y resolución de problemas en mipymes” te resultará útil.
En otras palabras, este artículo te resultará interesante si estás buscando saber cómo optimizar tu empresa… ¡Bienvenidos!
De manera particular, en esta entrega hablamos de resolución de problemas para el caso de empresas que tienen una situación organizacional “buena”. Pero que andan buscando mejorar para crecer sin parar…
Si crees que tu mipyme no está en tal condición, puedes considerar entonces ir a los siguientes artículos, que son parte de sendas rutas de mejora para los casos:
- Situación de caos: Modelo de reenfoque de áreas en pymes.
- Situación regular: Planes de mejora por áreas funcionales.
En tal sentido, este artículo aplica a una mipyme en una situación organizacional “buena”, la cual puede ser determinada con un diagnóstico rápido de la empresa. Nos referimos en particular, a una empresa en sus primeras etapas, previas al funcionamiento óptimo.
En consecuencia, nos referimos a mipymes que, estando en funcionamiento estable, hayan gestionado la organización de actividades de manera apropiada. Pero que estén buscando mejorar de forma continua.
Por lo tanto, si estás en este contexto, esta ruta te interesa…
¡Sigamos!
¡Vamos a por los planes de mejora y resolución de problemas!
¿Qué son los planes de mejora?
En el artículo Planes de mejora por áreas funcionales aclaramos qué es un plan de mejora:
Es un conjunto de acciones diseñadas para conseguir un incremento en la calidad y el rendimiento de los resultados de una organización o de un área en particular.
Cuando hablamos de áreas funcionales, la decisión sobre cuál abordar puedes tomarla con apoyo de tu equipo.
Asumiendo que cuentas con pocos recursos, debes apoyarte en tus colaboradores, logrando el compromiso de cada uno.
En nuestro enfoque, las áreas que sugerimos desarrollar y/o mejorar – aplicando planes de mejora – en una primera instancia, son las siguientes:
- Dirección estratégica
- Administración
- Producción y operaciones
- Ventas y marketing
- Facturación y tesorería
- Talento humano
Para conocer los detalles de cada una de estas áreas y qué implican, en su definición básica, debes leer el siguiente artículo: ¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal?
Por otro lado, sin duda existen otras áreas aparte de las señaladas. Por lo que según sea tu empresa, es probable que hayas desarrollado áreas con propósitos como la gestión de la calidad o de la innovación, por ejemplo.
Observe las 12 áreas funcionales en la siguiente imagen…
¿Cuáles de ellas están presentes en tu mipyme?
En cualquier caso, lo importante es saber que una mipyme está conformada por áreas (unidades, departamentos) que pueden y deben ser mejoradas continuamente. ¡Justo lo que como empresario, andas buscando!
Resolución de problemas en mipymes
Un plan de mejora significa realizar cambios sobre la forma de trabajar para obtener mejores resultados. Estos cambios pueden ser de diversos tipos, como los siguientes:
- Implantar nuevas actividades.
- Redefinir formas de trabajo.
- Consensuar en un equipo una forma de trabajo uniforme para todos.
- Mejorar el seguimiento de una actividad para conseguir mejores resultados.
Pero si tu caso es el de una mipyme que tiene una cierta organización de actividades (agrupadas por áreas) en “situación buena”, podrías estar interesado en ubicar problemas no evidentes, para luego mejorar.
Es decir, identificar problemas en las áreas funcionales, o en la relación entre ellas, para aplicar planes de acción o de mejora.
¿Cómo identificar problemas en la organización?
Con este propósito podemos apoyarnos en el enfoque japonés, que da alta importancia a la eliminación de problemas.
En otras palabras, que pone el énfasis en la identificación de oportunidades de mejora, incluso generando situaciones para que se hagan visibles.
Pero claro está que nosotros no haremos eso por ahora. Es decir, no seremos “provocadores de problemas”.
Lo que sí haremos es proponer un método de resolución de problemas, para pasar de una situación organizacional buena a una mejor.
Con tal propósito, presentaremos un marco de trabajo como guía de resolución de problemas en mipymes.
Esta guía nos permite que el trabajo fluya con mayor facilidad, evitando saltar de un síntoma a un remedio sin haber buscado las causas clave. Es decir, tratar un problema sin haberlo definido con propiedad.
La guía consiste en 10 pasos básicos para la resolución de problemas en la organización. Estos pasos son:
1. Identificar el problema
El empresario y su equipo de trabajo identifican los problemas en el área que desean intervenir para mejorar. Y para esto pueden aplicar técnicas o herramientas como:
- Brainstorming.
- Diagrama de 6 palabras.
- Diagrama de flujo.
- Estratificación.
Sobre estas y otras técnicas que mencionamos más adelante, escribiremos en otra ocasión. Por lo pronto, puedes investigar en la web sobre ellas. Sin duda, encontrarás excelente material.
2. Seleccionar el problema clave
A partir de una lista de problemas planteados, el equipo debe elegir aquel que presente mayor interés según el criterio del grupo.
En principio, una opción es tomar problemas sencillos, para aplicar el marco de trabajo y ganar experiencia.
Por ejemplo, para este propósito puedes aplicar técnicas o herramientas como:
- Matriz de prioridades.
- Diagrama de Pareto.
- Selección ponderada.
Para aclarar más este punto, los problemas pueden ir de un extremo a otro con relación a su complejidad para solucionarlo. Por ello, algunos pueden ser atendidos con “decisiones rápidas”, aplicando correctivos y buenas prácticas.
Mientras que otros, con seguridad, requerirán un proceso formal de toma de decisiones y la ejecución de un proyecto.
3. Analizar el problema seleccionado
En este paso es esencial formular con propiedad el problema. ¿Por qué esto es necesario? Porque como sabes, un problema bien planteado está medio resuelto.
Es decir, cuando el problema está clarificado, se identifican posibles causas. Así evitamos dar soluciones inmediatas, asegurando que se dedique el tiempo necesario para comprender la situación.
Para este caso puedes aplicar técnicas o herramientas como:
- Diagrama causa-efecto.
- Diagrama de 6 palabras.
- Esquema o diagrama “por qué – por qué”.
4. Determinar la información necesaria
En el cuarto paso hay que precisar qué información se requiere para definir, cuantificar y llegar al núcleo del problema. Es decir, para buscar evidencias.
Para aclarar, digamos que una clave para hacer bien las cosas, es tener certeza sobre los hechos. Por lo tanto, debemos evitar basarnos en simples opiniones.
Pero, por supuesto, esto es un tema relativo. Depende mucho del equipo y de las competencias de cada uno. Por lo que pueden existir opiniones muy bien fundadas.
5. Recoger los datos
Para cumplir con esta importante tarea, las decisiones clave que debe adoptar el grupo son:
- ¿Cuánta información es necesaria?
- ¿Cuándo recogerla?
- ¿Cómo registrar la información de los hechos observados?
6. Interpretar los datos recogidos
Para interpretar los datos recogidos de forma apropiada, es necesario agrupar la información de manera conveniente.
Al realizar la interpretación es importante tener la posibilidad de pensar sobre el máximo de posibilidades, aunque algunas nos puedan parecer inviables, a primera vista.
7. Seleccionar una solución y trabajar en ella
A partir de las causas posibles y de su clasificación con los datos recogidos, seleccionamos las causas más importantes. Es decir, las causas principales del problema en cuestión.
Si los pasos previos son “bien realizados”, surgirán las causas clave y de ellas, las soluciones potenciales.
Estas soluciones deben ser confrontadas con cierto número de criterios tales como: el coste, el plazo, la fiabilidad y el impacto en el resto de las áreas funcionales de la mipyme.
Después de elegir una solución debemos tomar el tiempo necesario de reflexión, para asegurar que la escogida resuelva el problema.
Por supuesto, esto es importante en los casos en que hay 2 o más soluciones posibles, y no se tiene certeza de cuál es la mejor.
Elegir una alternativa de solución puede requerir un proceso formal de toma de decisiones.
8. Presentar el proyecto (o plan de mejora) de solución al problema
Este paso aplica cuando el equipo de trabajo no tiene el poder para asignar los recursos demandados por el proyecto o plan de mejora.
Recuerda que un plan de mejora para dar respuesta a un problema complejo, puede requerir la planificación y ejecución de un proyecto. Es decir, demandará una serie de elementos clave para alcanzar la solución propuesta.
9. Realizar la solución aprobada
Este paso no es otra cosa que programar la puesta en marcha de la alternativa de solución. Si es el caso, es la ejecución del proyecto correspondiente.
En cualquier caso, debe contemplar al menos:
- La naturaleza de las acciones por realizar.
- Las tareas por las que cada uno de los responsables debe responder.
- Los plazos acordados para evaluar y obtener resultados.
10. Evaluar la solución implantada (resolución de problemas)
Sin duda, toda intervención para mejorar un área dentro de la empresa, debe ser evaluada. Para ello debemos tener formas de medir y comparar el resultado logrado, respecto a la situación de partida.
En este punto puede ocurrir que la solución sea ajustada para lograr un mayor rendimiento en el área o en la calidad esperada, según sea el caso.
En fin, esta evaluación debe terminar de ajustar la solución aplicada, para iniciar un nuevo proceso con el siguiente problema detectado.
Si consideras todo lo indicado, podrás apreciar que cuando un método de resolución de problemas se hace parte de la cultura empresarial, esta no dejará de mejorar. Por lo tanto, tendrá más capacidad competitiva, entregando más valor al cliente.
Siguientes pasos… (más allá de la resolución de problemas)
Por encima de todo lo comentado, creemos que lo importante es lograr un aprendizaje continuo para mejorar la organización.
Esto lo hemos señalado en artículos previos, pues cada experiencia da lugar a lecciones aprendidas.
Y la atención de cada nueva situación problemática (oportunidad de mejora) nos preparará para el próximo intento.
En tal sentido, la identificación de problemas nos lleva a enfrentar retos. Y como ya sabes, los retos son uno de los elementos que hacen a un empresario exitoso.
¿Por qué?
Pues porque lo mantiene fuera de su zona de confort.
Ahora bien, terminada esta lectura, el siguiente paso es realizar un primer curso que te apoyará aún más en los pasos sugeridos.
El curso estará disponible en breve en nuestra plataforma de aplicaciones Platzilla. ¡Déjanos tus datos en el chat para mantenerte informado…!
Gracias por leernos. Hasta pronto.
