Habrás escuchado hablar de gestión documental en diversas áreas, incluyendo por supuesto, el sector empresarial. Y con seguridad tienes una idea general al respecto. Pero dada su importancia hoy día, en este artículo aclaramos qué es y cómo puedes desarrollar un sistema de gestión documental en tu empresa. ¡No te lo pierdas! Bienvenidos(as).
Los sistemas de gestión documental se convirtieron en una pieza importante en todo tipo de empresas. La necesidad de tener control mediante un “sistema” surge por la cantidad de información generada, que crece de manera exponencial. Un sistema de gestión documental asegura la información organizada, que puede ser recuperada de manera eficiente.
Su desarrollo en una empresa se apoya hoy día en un software de gestión documental. Sin duda, con ello la empresa favorece la productividad del equipo de trabajo, entre muchos otros beneficios, de los que hablamos más adelante.
Es claro que aquí nos referiremos a la gestión documental de forma digital. En tal sentido, hablamos de un DMS (en inglés, “document management system”), diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización, a la que los colaboradores pueden acceder de manera fácil y sencilla.
Pero vamos por partes. El significado del término “gestión documental” ha evolucionado y, en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero que no están integrados entre sí. Esto lo podemos constatar en la definición que nos comparte Wikipedia.org. Por otro lado, un “documento” engloba todo tipo de documentación escrita, incluidas las imágenes y otros formatos que le sirven de apoyo.
Una forma de definir gestión documental es la siguiente: conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización, apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas.
Fuente: www.r2docuo.com.
Sistema de gestión documental en la empresa
La administración y el control de la ingente cantidad de documentos que hoy forman parte de los procesos de negocios, se ha convertido en un reto para las empresas. Tanto en el sector público como en el privado. Este reto ha impulsado la adopción de herramientas que faciliten su gestión.
En otras palabras, ha motivado la implantación de sistemas de gestión documental, con soluciones software como lo es R2 Docuo, que constituye un ejemplo interesante, basado en una aplicación en la nube. Al contar con un software creado para la gestión documental, la empresa tiene control y reduce en forma significativa el tiempo de búsqueda y manipulación, lo que contribuye en la reducción de costes en los procesos del negocio.
Un sistema de gestión documental lo podemos definir como una forma de organización que usa la digitalización de los documentos y su almacenamiento en una localización centralizada, para lograr que los trabajadores puedan acceder a ellos de manera rápida, cómoda y sencilla.
Fuente: R2 Docuo.
En fin, la necesidad de organizar la información documental es un factor importante para el éxito de un creciente número de empresas. Las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo, lo que equivale a ser más eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales. De ellas hablaremos en otra entrega.
¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?
1. Digitalización de documentos:
Comenzar a trabajar con un DMS nos lleva a digitalizar los documentos en papel. Con el apoyo de un escáner, por ejemplo, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales. Estas las almacenaremos en una “localización central”. Sin duda, cuando el volumen de documentos es alto, este procedimiento puede ser tedioso y costoso.
Por lo tanto, es una actividad que demanda un plan básico. La digitalización organizada y planificada es un elemento clave para el correcto aprovechamiento del sistema. ¿Qué documentos debemos digitalizar? Esta es una pregunta importante, que debe tener una respuesta clara desde el inicio.
Es por tal motivo que uno de los primeros consejos es definir qué documentos forman parte de nuestros procesos, cómo podemos incluirlos en nuestro sistema y qué información extraer y almacenar con ellos. Definidos los documentos, diseñamos su ciclo de vida, cómo interactúan con los procesos y de qué forma podemos integrar a los mismos.
2. Localización central:
Lo común en las empresas es que la información llegue a través de diversos canales. Por tal motivo, grandes volúmenes de información suelen estar repartidos entre distintas aplicaciones de la empresa. Un software de gestión documental organizará la información proveniente del trabajo diario en una ubicación central.
Los responsables o el empresario decidirán qué colaboradores tendrán acceso a los documentos alojados en dicha “localización”, haciendo uso de un mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización supone, entre otras ventajas, terminar con la búsqueda de documentos por las redes de la organización, agilizando el ritmo de trabajo.
3. Mejora en el flujo de trabajo:
Un sistema de gestión documental apoyará los flujos de trabajo, haciendo los procesos más eficientes y productivos. Con la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la empresa. Este control puede permitir el seguimiento de las tareas incompletas, conocer las que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas. Es claro que esto terminará ahorrando tiempo en el funcionamiento de la organización.
4. Seguridad de la información:
La seguridad de la información es una de las preocupaciones de todo empresario y su equipo de confianza. Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos en ficheros físicos, lo que facilita que un archivo termine perdido o deteriorado, con mayor probabilidad.
Este problema lo soluciona un software de gestión documental. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura, ubicada en una aplicación que incluirá otras características, como lo es la recuperación en caso de un “desastre”.
5. Facilidad para compartir documentos:
Muchos documentos – el 99 % o más – son creados para ser compartidos. Y por supuesto, los DMS facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos de trabajo, con accesos controlados a la localización central, los documentos pueden ser compartidos según sean las necesidades de información de los empleados.
Inclusive, con estos sistemas podemos dar a grupos externos a la empresa, como proveedores o clientes, acceso a documentos de interés mutuo. ¡Así evitas, por ejemplo, las memorias USB o el envío por correo electrónico de diferentes versiones de un mismo documento!
6. Fomento de la colaboración:
¿Te ha pasado que necesitas que varios empleados trabajen en un documento al mismo tiempo? Pues el software de gestión documental lo permite. Con ello, los colaboradores podrán acceder en todo momento a la última versión del documento, pudiendo modificarlo si lo considera necesario.
La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información de una forma ágil y sencilla. En este aspecto, un elemento central es la disposición del equipo a trabajar en forma colaborativa. Porque no siempre es fácil crear una cultura de este tipo. Es decir, si el sistema de gestión documental no forma parte de la organización en su totalidad, los problemas de colaboración pueden seguir existiendo.
7. Control de versiones de documentos:
¡Este dato puede sorprenderte! En una encuesta realizada por Perforce Software, Inc., más del 80 % de los trabajadores de oficina ha trabajado, al menos una vez, en la versión incorrecta de un documento. ¿Se imaginan la cantidad de horas de la que podríamos hablar? Horas de retrabajo, aparte de la frustración que conlleva trabajar en un documento que no es el correcto.
Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, el control de sus versiones será complicado. En este sentido, un software de gestión documental nos ayudará a manejar este inconveniente.
A través de un historial de versiones, estos sistemas ofrecen la posibilidad de acceder a una versión cualquiera para recuperar información, eliminarla o añadirla. Este es un tema que nos llevará, en el futuro, un artículo completo.
Implantación de un sistema de gestión documental
Aun cuando en la empresa exista una cultura ganada al cambio, dispuesta a asumir retos, la implantación de un software de gestión documental no es sencilla. Es decir, pasar del papel y de carpetas compartidas en los equipos de escritorio a un sistema de gestión documental apoyado en un software, puede implicar un esfuerzo considerable.
¿Cuáles son los pasos que debemos aplicar? Según R2 Docuo, los pasos que podemos llevar a cabo son:
1. Planificación del sistema de gestión documental:
Esta planificación involucra un grupo de tareas; entre ellas señalamos las siguientes:
- Clasificación de los documentos por categorías.
- Análisis de cada categoría y asignación de nombre y código para los documentos de cada una.
- Identificación de procesos en los que intervienen los documentos y de los interesados o personas internas (usuarios) y externas (clientes, proveedores) involucradas en los mismos.
- Identificación de metadatos (campos de datos) que deben rellenarse o extraerse de cada documento, para poder buscar y localizar con rapidez, generar plantillas o extraer informes.
- Diseño de plantillas o modelos a utilizar y que puedan automatizarse.
- Identificación de las comunicaciones que podemos automatizar entre los agentes del proceso. Por ejemplo, correos electrónicos automáticos.
- Identificación de técnicas de gestión documental que vaga la pena utilizar para cada categoría de documentos (firma digital, control de versiones).
- Definición de los permisos para cada tipo de documento en las carpetas correspondientes.
2. Durante el uso del sistema:
- Creación de documentos, generación automática de plantillas, digitalización o escaneo de originales.
- Identificación del estado de los documentos en su proceso.
- Herramientas de colaboración: comentarios, recordatorios, tareas tipo red social.
- Cambios de estado en los documentos: manuales y automáticos (según el avance en el proceso).
- Búsquedas y consultas por metadatos y categorías, entre otras opciones.
- Exportación de metadatos a herramientas de ofimática (en formato de hojas de cálculo).
3. Control, mejora y resolución de problemas:
- Mejorar el rendimiento y la capacidad de los procesos (identificar cuellos de botella, estados que faltan o sobran, entre otras mejoras).
- Mantener la trazabilidad del proceso (quién, cuándo, cómo hizo cualquier acción o cambio de estado).
Conclusiones
Una buena implantación de un software de gestión documental mediante una herramienta en la nube, sin duda impactará de manera positiva a la organización en muchas formas. Lo que será un pilar en la búsqueda de la eficiencia empresarial.
Como empresario o gestor, y según la etapa en la que se encuentre la empresa, atender la implementación de un sistema de gestión documental será una tarea importante, clave para el avance de la organización. Tal como hemos visto, la reducción de costes y la seguridad que te proporciona son razones de “peso” para implantar un sistema de este tipo en tu empresa.
Y a estas razones añadimos la posibilidad de compartir la información con diferentes grupos de trabajo ubicados en zonas distintas o, incluso, con clientes y proveedores. Todo esto, gracias a las posibilidades de los servicios en la nube, que convierten las ventajas de su uso en imprescindible.
¡Muchas gracias por leernos!
