En la parte 1 de la entrega sobre los aspectos claves para la búsqueda de un software empresarial para tu pyme, describimos algunos pasos importantes para tal fin.
En esta segunda entrega (parte 2/3), nos centraremos en el tema de los requerimientos. Punto que dejamos pendiente, por su relevancia en el proceso de incorporación de software en una pyme.
Recordemos que los dos caminos comunes que siguen las empresas para atender sus necesidades de herramientas de software, y así gestionar la información, son:
- Solicitar un desarrollo a la medida.
- Comprar un software en el mercado y adaptarlo.
Sin importar el camino que sigas, como ya sabes, en ambos hay riesgos importantes. Riesgos de que la solución no sea la esperada. Es decir, que no resuelva la necesidad de la empresa en materia de sistemas de gestión.
Es probable que te preguntes, ¿es esto posible? Pues la respuesta es que es una situación que ocurre mucho más de lo que creemos.
El paso 1 que comentamos en el artículo anterior se refería a la necesidad de determinar los requerimientos para el software empresarial requerido.
Este paso es independiente del camino que adoptes. Lo que indica que lo primero que debes hacer como empresario, es tener claras las necesidades de información en la empresa. Luego decidirás el camino a seguir.
Preguntas que puedes formularte…
Para dilucidar lo que necesitas, algunas preguntas que puedes formularte, junto a tu equipo, son:
- ¿Para qué necesitamos un software empresarial?
- ¿Cuáles son las necesidades de información que debe cubrir?
- ¿Qué funciones debe cumplir el software?
- ¿Quiénes lo necesitan en la empresa?
- ¿Por cuáles de las áreas funcionales comenzar?
- ¿Qué procesos estarán involucrados?
Estas son algunas preguntas que debes responder y aclarar, antes de iniciar la búsqueda de un software empresarial para tu pyme.
Pero vayamos un poco más al detalle, para que tengas ejemplos de cómo expresar los requerimientos.
¿Buscas un software empresarial para tu pyme?
Con lo comentado hasta ahora, resaltamos que tener claras las necesidades de información – y no suponerlas – es clave para el éxito en la contratación de herramientas de gestión.
Por lo que el primer paso constituye un proceso que denominamos identificación de los requerimientos.
Estos son de diversos tipos: requerimientos de la empresa, requerimientos de los usuarios, requerimientos de sistema, entre otros.
Es probable que conozcas casos en los que el empresario se “lanza” a buscar un software con una idea vaga de lo que necesita. Esto es lo común en empresarios jóvenes o sin experiencia.
En la práctica, la identificación de los requerimientos es un paso que muchos empresarios dejan a un lado, porque creen que todo está claro. ¡O porque tienen prisa!
Están seguros de que no hay mayores aspectos que considerar. Y por tanto, lo que procede es contratar a la brevedad un software empresarial.
Pues, contratar ¡ya! un software empresarial para tu pyme, sin tener claro lo que realmente necesitas… ¡es un error!
Identificando los requerimientos…
El primer punto que debes distinguir es la existencia de 2 tipos de declaraciones, al momento de establecer los requerimientos:
- Los enunciados que son verdaderos, independientes de la existencia o no de un sistema. Los expertos dicen que estos pertenecen al conocimiento del dominio.
- Los enunciados que aún no son verdaderos, pero que se espera que lo sean en el futuro (con la implementación del software de gestión). A estos los ubican como requerimientos propiamente dichos.
Esta distinción de declaraciones la podemos entender con ejemplos:
Ejemplo 1:
Supongamos que en tu empresa, los clientes que superan “x” cantidad en compras, se reclasifican como clientes principales. Y deben pasar a un comercial “tipo 1” (vendedores estrellas). Es decir, son clientes que deberán ser atendidos con un protocolo que brinde la mejor relación posible, para una experiencia memorable.
Si esto constituye una regla dentro de tu empresa, el software que contrates debe permitir reasignar el comercial, reclasificar clientes y distinguir entre tipos de comerciales.
Es claro que un comercial de menor “rango” (con poca experiencia) no debe tener acceso a los clientes principales, pues estos son atendidos solo por comerciales “tipo 1”.
Esto daría lugar a varios enunciados que corresponden a la forma en que se trabaja, alineados con una política en la atención de clientes. Por tanto, son independientes de que exista o no un sistema de gestión.
Un software que no permita reclasificar clientes, diferenciar tipos de comerciales o asignar privilegios para la visibilidad de la información, no serviría a una empresa con estas reglas de atención al cliente.
Ejemplo 2:
Supongamos que un colaborador del área de ventas solicita que el nuevo software le permita generar indicadores para hacer un seguimiento diario.
Es una necesidad de información que en la actualidad no se cubre, porque no se dispone de los medios para generar indicadores de manera fácil. No hay tiempo para elaborarlos diariamente.
Esto daría lugar al enunciado de un requerimiento de “algo” deseado para mejorar la gestión. Algo que no se tiene en la actualidad. Por tanto, existirá si el nuevo sistema de gestión se pone en marcha y cumple con lo solicitado.
Por tal motivo se trata de un requerimiento que, de satisfacer el nuevo software, involucra un cambio e impactará la gestión.
Con estos 2 ejemplos, ahora podrás distinguir los dos tipos de enunciados que pueden aparecer en la identificación de los requerimientos para tu software de gestión.
- El primer ejemplo corresponde a reglas del negocio, que permitiría descartar una aplicación, si no las cumple.
- El segundo ejemplo, puede o no ser un requerimiento excluyente, pues es algo deseado. Es probable que se decida que no es clave tener indicadores diarios, por lo que el software puede o no cumplir con esta necesidad de información.
Tipos de requerimientos básicos
Veamos algunos tipos de requerimientos, con la intención de comprender su importancia.
¡Ojo!, no se trata de que nos convirtamos en expertos en el tema. Solo es para tener más claridad sobre el porqué insistimos en su importancia.
1. Requerimientos de negocio
Estos representan los objetivos de alto nivel de la organización. Dan una descripción de alto nivel de lo que el software de gestión debe hacer.
Los requerimientos de negocio describen por qué la organización necesita el software empresarial. Incluye los objetivos que la organización espera alcanzar y el valor agregado.
2. Requerimientos de usuarios
Los requerimientos de usuarios describen las tareas que estos deben ser capaces de ejecutar con el software empresarial.
Ejemplos de requerimientos de este tipo son los siguientes:
- Hacer una reservación en una línea aérea, a través de un sistema web.
- Emitir la factura al cerrar un presupuesto aprobado por el cliente.
- Establecer las etapas del proyecto, según su tipo.
3. Requerimientos funcionales
Estos representan las diversas funcionalidades del producto de software, para que los usuarios ejecuten sus tareas. Lo que a su vez debe satisfacer los requerimientos de negocio.
Se describen con la tradicional sentencia “deberá”. Por ejemplo:
- El sistema deberá enviar la confirmación de la reservación al usuario vía e-mail.
- El sistema deberá notificar al cliente la disponibilidad de la factura, para su correspondiente trámite.
La lista de los requerimientos funcionales es esencial en todos los casos, ya sea que optes por el desarrollo a medida o por un software en el mercado.
Otros tipos de requerimientos
1. Atributos de Calidad
Son las características del producto, importantes para usuarios y responsables de mantenimiento. Ejemplo: usabilidad, portabilidad, confiabilidad, manejo de errores.
2. Requerimientos del sistema
Incluyen los requerimientos de alto nivel para el producto, visto como un conjunto de subsistemas.
Pueden entenderse como conjuntos de funciones relacionadas, que proveen cierta capacidad al usuario y facilitan la satisfacción de los objetivos del negocio.
En una pyme puede iniciarse la incorporación de una herramienta de gestión, en una única área funcional. Luego, de manera progresiva, pueden contratarse nuevos módulos para integrar nuevas áreas en la empresa.
Esto da lugar a requerimientos de alto nivel, en términos del futuro crecimiento de la empresa y de las necesidades de información que se irán presentando.
3. Interfaces externas
Es muy probable que este tipo de requerimientos no sea un punto clave para la elección de un software empresarial.
Sin embargo, según sea el contexto de tu pyme, podría ser importante tener claras las interfaces con otros sistemas para la entrega o recepción de datos e información. Sistemas fuera de tu empresa, del entorno.
4. Restricciones
Las restricciones son imposiciones que determinan la selección de alternativas para el diseño y desarrollo del producto. Esto es aplicable en el caso de desarrollo a medida, principalmente.
¿Por qué es importante determinar los requerimientos?
La especificación de los requerimientos establece una base esencial para proceder a contratar un software.
Como señalamos al principio, es necesario tener claridad sobre los mismos, sin importar si se toma el camino del desarrollo a la medida o la contratación de una aplicación existente en el mercado.
En la parte 1 de esta entrega señalamos que para una pyme, el camino parece claro….
Gracias al avance de las tecnologías, la opción por la que se decantan los empresarios y gestores de las pyme, es principalmente, la adquisición de un software en la nube. Un software empresarial disponible en el mercado.
Es un hecho de que la mayoría de las áreas funcionales de una pyme encuentran respuesta a sus necesidades de información, en aplicaciones probadas y en producción. A lo que se agrega que las herramientas tienden a facilitar su adaptación a los procesos de la empresa, con un coste relativamente bajo.
Para finalizar, insistimos en que el paso “determinar los requerimientos”, cuando buscas un software empresarial para tu pyme, no debe ser tomado a la ligera. Pues una mala elección acarreará muchos problemas, no solo por los costes y el tiempo que puedas perder, sino por el impacto en el clima organizacional.
Si estás en el proceso de elegir un software empresarial, no dejes de leer la primera parte de esta entrega.
¡Gracias por leernos y hasta pronto!
